Servidor para empresa pequeña: propio o de alquiler y lo que cuesta en cinco años

La factura de un servidor propio tiene seis partidas, y en la oferta suele verse solo la primera. Aquí están las seis con precios públicos — y el ahorro fiscal de la amortización, que no es el precio de compra.

«Ya no tenemos servidor propio, lo tenemos todo en la nube» y «un servidor propio se rentabiliza en cinco años» son dos frases que, en una misma semana, se oyen en boca de dos personas que trabajan con ordenadores y están convencidas. Lo más interesante es que casi ninguno ha calculado de verdad ni una opción ni la otra hasta el final, porque la factura de un servidor para empresa pequeña tiene seis partidas y en la oferta suele verse solo la primera.

Este artículo calcula los dos lados con precios públicos y nombra también la partida que en España se cuenta mal con más frecuencia: el ahorro fiscal de la amortización, que no es el precio de compra. No se trata de qué plan de hosting necesita un sitio web; a esa pregunta responde un artículo aparte sobre hosting compartido, VPS y servidor en la nube. Aquí están los sistemas de la empresa, una máquina física y la pregunta de si a usted le conviene comprarla o alquilarla.

Qué comparamos al plantear un servidor para empresa pequeña

La comparación es entre una máquina que la empresa compra y coloca en su local y una máquina equivalente que alquila en un centro de datos, mirando en ambos casos cinco años hacia delante. La ventana de cinco años no está elegida al azar: es el plazo aproximado a partir del cual el servidor ya no está en garantía y empieza a pedir una decisión, y es también el tiempo en el que los pagos de alquiler llegan a sumar una cifra del orden del precio de compra. Una ventana más corta siempre parece favorable al alquiler, una más larga siempre parece favorable a la compra, así que cualquier cálculo de este tipo hay que leerlo junto con su periodo.

Las partidas son seis, y solo la primera suele llegar a la presentación. El precio del hardware. La electricidad. La sala y su refrigeración. Las licencias de software, si es que hacen falta. El tiempo de la persona que mantiene el sistema, lo actualiza y reacciona cuando algo salta un viernes por la tarde. Y, por último, la garantía con lo que ocurre cuando se acaba. En el lado del alquiler las tres primeras partidas van en el precio, la cuarta suele no ir, la quinta depende de cuánto servicio esté incluido en el contrato, y la sexta simplemente desaparece, porque el hardware no es suyo.

Más adelante, para cada partida hay una cifra real de una fuente pública, y donde no hay una cifra honesta, se dice exactamente eso. Dos de las seis partidas no se consiguen cerrar con fuentes públicas, y eso no es un defecto del cálculo, sino lo más importante que se puede aprender de una comparación así: que la mayor incertidumbre está justo en las partidas que suelen rellenarse a ojo.

Hay todavía una cosa que conviene poner sobre la mesa antes de calcular, y es que los dos lados no son el mismo producto, aunque coincida la especificación. Al comprar la máquina, la empresa obtiene un bien que puede reconfigurar, trasladar o vender, y al mismo tiempo asume todo lo que puede ocurrirle. Al alquilar, obtiene un servicio con un límite de responsabilidad definido y pierde la posibilidad de disponer del hardware a su criterio. En la tabla esa diferencia no aparece, porque no es dinero, pero es precisamente la que decide la mayoría de las decisiones de verdad, y por eso es honesto nombrarla antes de los números.

El precio del hardware, el que se ve de entrada y no es el del anuncio

El Dell PowerEdge T360 es una torre típica de un solo procesador, de las que una empresa pequeña compraría para su sala de servidores. En la tienda de Dell en Estados Unidos empieza en 5.599 dólares, pero esa configuración es un Xeon E-2414 de cuatro núcleos, un solo módulo de 32 gigabytes de memoria, un solo disco de dos terabytes y —esto es lo más importante— un año de soporte básico. En el configurador de Dell en Irlanda, una máquina parecida pero montada de forma más realista, con dos fuentes de alimentación, un controlador RAID y cuarenta meses de soporte, cuesta 10.982,22 € sin IVA.

La diferencia entre estas dos cifras no es un descuento, sino dos máquinas distintas, y es exactamente aquí donde nace la mayor parte de las comparaciones falsas. Alargar el soporte desde el nivel básico hasta uno en el que el técnico llega el día laborable siguiente cuesta, en el mismo configurador, otros 658,57 €, y la reacción en cuatro horas, 1.333,66 €; el plazo máximo que se ofrece es de cinco años. HPE, en su propia tienda, muestra la misma clase tanto por 7.017 como por 3.590 dólares en dos sitios distintos de su web, y eso es un buen recordatorio: el precio «a partir de» en servidores no es un precio, sino una invitación a abrir el configurador.

La secuencia práctica va, por tanto, al revés de la habitual. Primero se escribe qué tiene que hacer la máquina y cuánto tiempo tiene que estar en garantía; después se monta en el configurador con todas las partidas; y solo la cifra obtenida es la que usted puede comparar con el precio de alquiler. En el lado de la compra hay todavía una partida que en ese momento nadie ve: qué ocurre el sexto año, cuando la garantía se ha acabado y el disco falla un sábado por la noche.

En el configurador hay también varias partidas que cambian el precio más que el procesador, y esas suelen elegirse por costumbre. Dos fuentes de alimentación en un chasis de intercambio en caliente, en esa misma configuración de Dell, cuestan 507,12 € más que un par más sencillo y 714,63 € más que una sola fuente no redundante; cambiar el controlador RAID por un modelo más simple resta 1.982,02 €. Ninguna de estas decisiones es correcta o incorrecta por sí sola, pero las fuentes redundantes junto con el controlador RAID son alrededor del 23 % del precio de la máquina, y conviene tomarlas a sabiendas, no dejarlas como el configurador las ha montado por defecto.

La electricidad, donde lo que importa es el tramo, no el precio

El precio de la electricidad para empresas lo publica Eurostat, y ahí hay un detalle que cambia el resultado casi al doble. Los precios van agrupados por tramos de consumo anual, y un servidor que consume cincuenta vatios de forma continua se come al año unos 0,44 megavatios hora: es decir, cae en el tramo más pequeño, no en el de los titulares. En España, en el segundo semestre del año pasado, en el tramo más pequeño la empresa pagaba 0,2419 € por kilovatio hora sin el IVA recuperable, y en el tramo medio, 0,1324 €.

La diferencia es de 1,8 veces, y ese es exactamente el punto en el que un cálculo bienintencionado se vuelve falso. Si las cifras se colocan en el tramo correcto, un servidor cuya disipación térmica del procesador es de 55 vatios cuesta al año en electricidad unos 117 € y en cinco años unos 585 €. No es mucho comparado con el precio del hardware, y precisamente por eso merece la pena que calcule usted esta partida con honestidad, y no saltársela: no es la partida que decide, y un cálculo en el que está inflada pierde credibilidad también en las demás.

Otro error en esta partida es la potencia de la fuente. En la guía de instalación de Dell está escrito con todas las letras que el cálculo térmico se hace a partir de la potencia nominal de la fuente y que el consumo hay que comprobarlo con Dell Energy Smart Solution Advisor, así que una fuente de 450 vatios no significa una factura de 450 vatios. La disipación térmica de los procesadores, en el mismo configurador, oscila entre 35 y 95 vatios, y eso tampoco es consumo, solo la aproximación pública más cercana que da el fabricante.

Otra razón para calcular esta partida usted mismo es que en Europa los precios se diferencian en más de tres veces. En el mismo periodo, en el tramo medio, en Finlandia la empresa pagaba 0,0748 € por kilovatio hora, en Suecia 0,0970 €, pero en Irlanda 0,2552 € y en Alemania 0,2264 €, mientras que la media de la Unión Europea era 0,1837 €. Eso significa que un mismo cálculo en Helsinki y en Fráncfort da respuestas distintas, y precisamente por eso existen centros de datos en los países nórdicos — pero también que una comparación hecha en otro país puede ser, en su caso, sencillamente incorrecta.

La sala y la refrigeración, donde la respuesta honesta es «no lo sabemos»

La partida de refrigeración suele rellenarse con un número que se llama PUE: la relación entre todo lo que consume el centro de datos y lo que consume la propia técnica. En la encuesta anual de Uptime Institute, en la que el año pasado participaron 681 centros de datos, esa relación era de 1,54 de media, y en las instalaciones puestas en marcha en los últimos cinco años, de 1,48. Estas cifras son correctas y útiles, pero describen salas construidas de forma profesional, no un armario al fondo del pasillo con un aire acondicionado split.

Para un armario con aire acondicionado no hay un PUE público, y aquí no nos lo vamos a inventar. En la práctica eso significa dos cosas. Primera, si la máquina está en la oficina, el coste de refrigerar hay que medirlo usted mismo: lo más sencillo es comparar la factura de la luz en verano y en invierno. Segunda, la sala tiene costes que no son electricidad: el espacio que de otro modo se usaría, un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) con baterías que hay que cambiar, y el hecho de que alguien responde de la temperatura también en vacaciones. Estos costes no son grandes, pero no son cero, y en el lado del alquiler no están en absoluto.

Hay también un coste de sala que no se puede expresar en dinero y que, aun así, es real: el ruido y el calor en una oficina donde trabaja gente. Los ventiladores del servidor a carga son ruidosos, y esa es una de las quejas prácticas más frecuentes en una empresa pequeña que ha colocado la máquina junto a los puestos de trabajo. En un centro de datos ese problema no lo tiene nadie, y en casa uno suele acostumbrarse, buscándole algún armario — que después es exactamente esa sala de la que no hay ni temperatura medida ni refrigeración calculada.

El tiempo de alguien, que no está en ninguna tarifa

La quinta partida es la que en las comparaciones se salta con más frecuencia, porque no tiene un precio público: alguien actualiza el sistema operativo, comprueba que las copias de seguridad de verdad se restauran, sigue el estado del disco y está localizable cuando algo salta fuera del horario laboral. Este trabajo existe en los dos lados si la máquina no está gestionada, y solo desaparece cuando se ha comprado junto con el servidor como servicio.

Es honesto decir que una tarifa pública de administrador de sistemas en España no la hemos encontrado y no nos la vamos a inventar. Lo que sí podemos nombrar es nuestra propia tarifa publicada de trabajo de desarrollo — 50 € por hora — y aquí vale solo como escala, no como precio de mercado de la administración. Con esa escala, dos horas al mes son 6.000 € en cinco años, y cinco horas al mes ya son 15.000 €, es decir, muchas veces más que toda la electricidad y más que el propio precio de la torre montada, antes de las licencias.

Justo esta partida es la que con más frecuencia da la vuelta al resultado. En el lado de la compra es invisible, porque el trabajo lo hace alguien que ya está en la nómina, y por eso no aparece en ninguna tabla; en el lado del alquiler es o bien igual de invisible, o bien está incluida en el precio y por eso se ve. Una comparación en la que un lado muestra esta partida y el otro la oculta no es una comparación — y es la forma más frecuente de que el servidor propio parezca en la tabla más barato de lo que resulta ser en la práctica.

A esta partida pertenece también un coste menos evidente: la sustituibilidad. Si el servidor lo conoce una sola persona y esa persona se va o se pone enferma, el conocimiento de cómo está montada la máquina se va con ella, y el siguiente empieza por una investigación. El precio de esa solución aparece una sola vez y suele ser en la peor semana posible, así que no se puede calcular de antemano; lo que sí se puede es exigir que la configuración esté escrita y que la restauración de las copias de seguridad se compruebe con un calendario, no de memoria.

Las licencias, donde el servidor propio de pronto cuesta o de pronto ahorra

Si el sistema corre sobre Linux con PostgreSQL o MariaDB, la partida de licencias no existe en absoluto, y el único coste es la persona que lo mantiene. Si el sistema exige Windows Server, la partida aparece y es más grande de lo que parece: se licencia por núcleos, el mínimo es de ocho núcleos por procesador y de dieciséis por servidor aunque el procesador sea uno, y además cada usuario o cada dispositivo necesita una licencia de acceso de cliente (CAL). Microsoft, en su tarifa, indica un precio de venta al público recomendado de 1.176 dólares por las dieciséis licencias por núcleo, pero Dell, en el mismo configurador, vende el mismo producto por 1.571,33 €.

La licencia de base de datos es todavía más dura. La edición Standard de SQL Server, en la tarifa de Microsoft, cuesta 3.945 dólares por un paquete de dos núcleos, y el mínimo son cuatro licencias por procesador físico, de modo que la factura más baja posible es de 7.890 dólares. En el modelo de núcleos físicos, la edición Standard cubre solo el entorno físico, no las máquinas virtuales que hay encima, y la licencia por entorno virtual, con un mínimo de cuatro licencias por cada uno, es un camino aparte, disponible solo con Software Assurance o con una suscripción. El argumento a favor del hardware propio viene de Windows Server, donde la regla es otra: una licencia de dieciséis núcleos, asignada a la máquina física, cubre el host y dos máquinas virtuales, mientras que cuatro máquinas de dos núcleos en la nube, licenciadas cada una por separado, necesitan treinta y dos licencias por núcleo, porque el mínimo ahí es de ocho por máquina.

Esto no es un relato ni una generalización, sino la norma de licencia del fabricante, que se puede leer en su propio documento. Precisamente por eso la partida de licencias hay que calcularla antes que todo lo demás: si la respuesta es Linux, es cero en los dos lados y no decide nada, pero si la respuesta es Windows junto con SQL Server, las licencias pueden ser la partida más grande de toda la tabla de cinco años y pueden pesar más que el precio del hardware y que la cuota de alquiler.

Las licencias de acceso de cliente son una partida aparte, fácil de olvidar porque crece con la empresa. En el mismo configurador de Dell, una CAL de usuario de Windows Server cuesta 87,82 €, y la de dispositivo, 68,88 €, así que para una oficina de veinte empleados son unos 1.750 € además del precio del servidor y del sistema operativo. Windows Server exige estas licencias además de las licencias por núcleo, no en su lugar. La edición Standard de SQL Server, en la tarifa de Microsoft, tiene también un segundo modelo — licencia de servidor a 989 dólares más una CAL a 230 dólares por cada uno — y, frente al mínimo de cuatro núcleos a 7.890 dólares, resulta más ventajoso aproximadamente hasta treinta usuarios. Ese umbral no está escrito en ninguna parte como recomendación; es una división sencilla que puede hacer usted mismo.

El lado del alquiler con precios de verdad, no con una cifra redonda

En el lado del alquiler los precios son públicos y se pueden poner en un papel en el mismo minuto. Un servidor dedicado Hetzner AX42 con procesador de ocho núcleos, 64 gigabytes de memoria y dos discos NVMe cuesta 97,30 € al mes sin impuestos, más 1,70 € por la dirección y 49 € de alta de una sola vez, lo que en cinco años da 5.989 €. El OVH Advance-1 de una generación equivalente cuesta 159,99 € al mes con una cuota de alta igual de grande, lo que en cinco años da 9.759,39 €. Scaleway ofrece una máquina similar por 89,99 € al mes.

Junto a estas cifras hay dos notas sin las cuales la comparación no es honesta. La primera es que estas son máquinas no gestionadas: el centro de datos garantiza que el hardware funciona y que hay red, pero el sistema operativo lo actualiza, las copias las comprueba y los incidentes los resuelve su gente, no el centro de datos. La segunda es que las entradas más baratas de la lista no son máquinas comparables: un servidor de cinco euros con dos núcleos y cuatro gigabytes de memoria es una clase del todo distinta, y ponerlo en la tabla frente a una torre de diez mil euros es comparar precios, no soluciones.

El precio de nuestro propio hosting gestionado y alquiler de servidores empieza en 45 € al mes, que en cinco años son 2.700 €, pero ese es un tercer producto, no una versión más barata de los dos primeros. En ese precio entra también lo que en la máquina no gestionada hace su gente: actualizaciones del sistema operativo, configuración de seguridad, copias de seguridad diarias con treinta días de conservación, supervisión las veinticuatro horas y una persona responsable. Al comparar estos tres precios entre sí, comparamos un volumen de trabajo distinto, no un hardware distinto.

En el lado del alquiler hay también dos partidas que en la tarifa están en letra pequeña y que pueden ser decisivas si el sistema envía muchos datos. La primera es el tráfico de salida: en los servidores dedicados suele ser ilimitado, pero con un enlace más rápido ya no es así y, por encima de un volumen concreto, se empieza a pagar por terabyte. La segunda es la cuota de alta, que en algunos proveedores es igual a la cuota mensual y este verano se subió. La lógica de AWS es todavía otra: los primeros cien gigabytes al mes hacia internet son gratis, y después se paga por cada gigabyte, lo que para un sitio web no significa nada, pero para el intercambio de datos entre sistemas significa muchísimo.

El argumento fiscal de la amortización: qué ahorra de verdad

El argumento que más se oye a favor de comprar suena así: el servidor es un inmovilizado, se amortiza en cinco años, y esa amortización reduce el beneficio y, por tanto, el impuesto. En España, para una sociedad limitada, eso es cierto a medias, y la parte que no lo es es justo la que suele escribirse en la tabla. El Impuesto sobre Sociedades se paga sobre la base imponible, que parte del resultado contable, y el artículo 12 de la Ley 27/2014 admite como gasto deducible las cantidades que, en concepto de amortización, correspondan a la depreciación efectiva. Lo que no admite es que el ahorro sea el precio de compra, ni que el plazo sea cinco años porque sí.

En la práctica eso significa que comprar el servidor no es un hecho imponible, y que el ahorro que puede anotarse en la tabla de cinco años es la cuota anual, no el precio. En la tabla del artículo 12.1.a, los equipos para procesos de información tienen un coeficiente lineal máximo del 25 % y un periodo máximo de 8 años. El mismo artículo admite un porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortización. Para un autónomo en estimación directa simplificada, la Agencia Tributaria publica otra tabla: 26 % y 10 años para equipos de tratamiento de la información y sistemas y programas informáticos. No es la misma norma ni el mismo contribuyente.

Un plazo de cinco años de vida útil para equipos informáticos aparece de verdad en presupuestos y en presentaciones, pero no es el de la tabla del Impuesto sobre Sociedades. Por eso, si en una oferta o en una presentación hay una partida «ahorro fiscal por amortización», hay que preguntar con más precisión: con arreglo a qué tabla y para qué tipo de contribuyente. En una sociedad limitada la respuesta está en la tabla de la ley, y la cantidad es la cuota por el tipo del impuesto, no el precio de compra; las tablas detalladas anteriores, las del Real Decreto 1777/2004, dejaron de aplicarse el 1 de enero de 2015.

De eso no se sigue que la compra en España sea desfavorable: se sigue solo que la ventaja está en otro sitio, y también en la cuota deducible, que no es el precio entero. La construcción del Impuesto sobre Sociedades significa que la amortización reduce la base, y el servidor es un inmovilizado al que esa regla se aplica. Eso es un argumento de caja —la máquina queda en el activo— más un ahorro fiscal limitado a la cuota, y la diferencia entre esas dos formulaciones es que la primera es cierta y la segunda, si se escribe como si se recuperara el precio en cinco años, crea la expectativa de una suma que no va a estar. En la contabilidad, la amortización se calcula, por supuesto, para las cuentas anuales, con la vida útil que la empresa planea usar el bien; esa cifra y la de la tabla fiscal no tienen por qué coincidir.

Cuándo gana de todos modos el servidor propio

El primer caso, y el más claro, es la licencia, de la que se habló antes: si la carga pide muchos núcleos y el software se licencia por ellos, una sola máquina física, licenciada una vez, puede costar de forma sustancial menos que la misma potencia repartida en varias máquinas virtuales. Esto no es una consideración aproximada, sino aritmética sobre las normas publicadas por el fabricante, y hay que calcularla antes de elegir plataforma, no después.

El segundo es el requisito sobre la residencia de los datos, y aquí conviene ser preciso. El Reglamento general de protección de datos regula la transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo, así que un servidor en Alemania o en Finlandia le cumple igual que un servidor en Madrid, y «el reglamento exige un servidor en España» no es una frase correcta. Un país concreto de verdad puede exigirlo un contrato o un pliego de contratación, y entonces la fuente es ese documento, no la ley en general. Si el sector exige almacenamiento precisamente en España, hay que leer ese documento: nosotros alojamos en Fráncfort, Helsinki o Riga.

El tercero es la distancia hasta los equipos. Si el sistema gobierna una línea de planta y el tiempo de reacción se mide en milisegundos, una máquina en el taller, junto a los equipos, está justificada desde el punto de vista de la ingeniería, y ese argumento no lo discutimos. Es honesto decir también que un documento público que formule este requisito en cifras, para el caso general, no lo hemos encontrado, así que conviene tomarlo como una consideración de ingeniería que demuestra la planta concreta, no como una norma.

El cuarto es un caso de dinero sencillo: si el servidor se compró hace dos años y la garantía está pagada a cinco, los tres años que quedan ya están abonados y el paso al alquiler los tira. Es un argumento de caja válido, solo que no un argumento fiscal, y se suelen mezclar precisamente porque en la contabilidad aparecen en la misma tabla.

Cómo calcular su propia cifra, y no copiar la de otro

El cálculo que decide algo empieza por la configuración, no por el precio. Escriba usted cuántos núcleos, cuánta memoria y cuánto disco necesita de verdad el sistema hoy y cuánto le hará falta dentro de tres años, y solo después busque precios: uno en el configurador del fabricante con todas las partidas de soporte, otro en la tarifa del centro de datos para la misma especificación. Esas dos cifras son las únicas que se pueden comparar de forma directa, y suelen estar más cerca una de otra de lo esperado.

Después sume las otras cinco partidas a los dos lados, incluidas las dos que no se pueden cerrar con una fuente pública, y anote con qué supuesto se han rellenado. Si el resultado cambia al cambiar un solo supuesto, entonces la decisión la decide exactamente ese supuesto, no el servidor — y entonces conviene comprobar ese supuesto, no elegir la plataforma. Este es también el único sitio por el que recomendamos empezar: no por la pregunta «comprar o alquilar», sino por la pregunta «qué partida de esta tabla es la más grande».

Hay también una comprobación que cuesta cinco minutos y protege del error más grande. Tome usted la tabla terminada y pregunte en qué partida hay un supuesto, no un precio. Si resulta que la partida decisiva es el tiempo de alguien o la refrigeración, entonces la decisión en realidad no es sobre el servidor, sino sobre cuánto trabajo quiere la empresa quedarse, y a esa pregunta no responde ninguna tarifa. Si la partida decisiva son las licencias, entonces la decisión es sobre el software, no sobre el hardware, y eso se puede comprobar antes de elegir siquiera dónde va a estar la máquina.

Si usted tiene una configuración y necesita frente a ella una oferta breve y comparable, con el trabajo incluido y sin partidas ocultas, escríbanos. Si la decisión ya está tomada a favor del hardware propio, eso no cambia nada de lo anterior: las seis partidas siguen siendo las mismas, solo que ahora están todas de su lado de la tabla.