Was ist E-Learning und wie läuft es im Unternehmen tatsächlich ab?

Die Antwort auf die Frage „Was ist E-Learning?“ ist einfach: Dabei erwerben Menschen Wissen und Fähigkeiten über das Internet, mithilfe digitaler Materialien, Aufgaben oder im Austausch mit einer Lehrperson. Im Unternehmen empfehlen wir, dies als zusammenhängenden Ablauf zu organisieren: den Bedarf bestimmen, Inhalte vorbereiten, die betreffenden Beschäftigten einladen, den Lernerfolg überprüfen und das Ergebnis speichern sowie Wiederholungen einplanen. Stellen Sie sich vor, Ihre Führungskraft beauftragt Sie damit, die Mitarbeiterschulung ins Internet zu verlagern, doch die Materialien liegen bei verschiedenen Kollegen und jeder versteht unter einem abgeschlossenen Kurs etwas anderes; genau diese Fragen sollten Sie deshalb vor der Plattformauswahl klären, denn die Installation einer Software bestimmt für sich genommen weder die Richtigkeit der Inhalte noch die Aufgaben der Beteiligten.

Was ist E-Learning im Unternehmensalltag?

E-Learning ist im Unternehmen eine Möglichkeit, den Erwerb von Wissen und Fähigkeiten über das Internet zu organisieren, wobei sich die Inhalte an der Arbeit orientieren sollten, die Beschäftigte nach der Schulung ausführen können müssen. Die Definition von Cedefop umfasst den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zum Erwerb von Wissen, Fähigkeiten, Werten und Kompetenzen über das Internet; die Erläuterung nennt auch Online-Kurse, Foren und Videokonferenzen, sodass sowohl Materialien für das Lernen im eigenen Tempo als auch Gespräche mit einer Lehrperson gemeint sein können, während Ihr Unternehmen die zum jeweiligen Bedarf passende Lernform und eine nachvollziehbare Überprüfung des Ergebnisses auswählen muss.

Beim Fernlernen liegt der Schwerpunkt anders: Cedefop beschreibt es als Lernen, bei dem Lehrperson und Teilnehmende räumlich getrennt sind und für die Kommunikation verschiedene Ressourcen und Technologien nutzen, entweder gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten. Dabei können auch Bücher und der Austausch per Brief zum Einsatz kommen. Wenn Sie Mitarbeiterschulungen planen, hilft diese Unterscheidung bei einer präziseren Fragestellung: Sollen Menschen Inhalte im Internet erarbeiten oder sollen Kollegen an verschiedenen Orten lernen können, denn im zweiten Fall betrifft die Auswahl auch die Kommunikation, die Erreichbarkeit der Lehrperson und die Möglichkeit, Aufgaben gemeinsam zu besprechen, und beschränkt sich damit nicht auf das Bereitstellen von Materialien auf einer Website.

Wir empfehlen, einen einzelnen Kurs auf einer Website als einen Teil der betrieblichen Schulung zu betrachten: Vorher müssen Zielgruppe und angestrebtes Ergebnis feststehen, danach sollten Zeit für Fragen und bei Bedarf auch eine praktische Überprüfung vorgesehen sein. Soll ein neuer Kollege beispielsweise lernen, eine Kundenanfrage zu bearbeiten, können Sie im Kurs die Reihenfolge erläutern und Situationen zur Analyse vorgeben, während die Führungskraft einen Probelauf bei der Arbeit beobachtet; so wird unmittelbar klar, welchen Teil der Schulung Sie online abdecken möchten und wo ein Mensch gebraucht wird, und Sie können das persönliche Gespräch dort beibehalten, wo es für Ihr Vorhaben erforderlich ist.

Welche E-Learning-Formen kommen infrage?

Das Format richtet sich nach der Tätigkeit, die Sie vermitteln möchten, und danach, ob die Teilnehmenden zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Gespräch mit einer Lehrperson benötigen; die Gewohnheit, alles in Videos umzuwandeln, begründet diese Wahl allein nicht. Beim synchronen Lernen arbeiten Lehrperson und Teilnehmende gleichzeitig, während sie sich beim asynchronen Lernen nicht zur selben Zeit am selben Ort befinden und das Lernen üblicherweise online ohne Austausch in Echtzeit stattfindet. Halten Sie bei der Planung des ersten Kurses fest, wo eine Frage sofort beantwortet werden muss und welchen Teil jemand im eigenen Tempo erarbeiten könnte, denn daraus ergeben sich sowohl die Vorbereitung der Inhalte als auch der Arbeitsplan der Lehrperson. Die letzte Tabellenspalte enthält Anforderungen, die Sie unserer Empfehlung nach vor der Schulung vereinbaren sollten, und verspricht damit noch nicht, dass jede Software diese Informationen bereits in der von Ihnen benötigten Form speichert.

Erfassen Sie die Teilnahme am Unterricht und die überprüften Kenntnisse getrennt. Muss sich eine Führungskraft von einer bestimmten Fähigkeit überzeugen, planen Sie eine Aufgabe ein, bei der die Person diese Fähigkeit zeigt, und bestimmen Sie, wer sie bewertet; sollen hingegen Änderungen vermittelt werden, vereinbaren Sie zunächst, was als ausreichendes Verständnis gilt, denn sonst können Lehrperson, Administrator und Mitarbeiter denselben Abschlussvermerk unterschiedlich verstehen, obwohl alle ihre ursprünglichen Anweisungen erfüllt haben.

Blended Learning im Sinne von Cedefop, also die Verbindung von angeleitetem Präsenzunterricht mit Online-Aktivitäten oder Fernlernen, ermöglicht unterschiedliche Aufgaben innerhalb eines Programms, ohne allem dasselbe Format aufzuzwingen. Sie können beispielsweise zunächst eine Erläuterung für das Lernen im eigenen Tempo bereitstellen, anschließend einen praktischen Unterrichtstermin und danach eine kurze Überprüfung planen und für jeden Teil eine zuständige Person benennen. Wir empfehlen, mit dieser Aufgabenverteilung zu beginnen und erst danach über den Umfang von Videos, Texten oder Tests zu entscheiden, denn ansprechend aufbereitetes Material beantwortet noch nicht die Frage, was genau Sie damit vermitteln möchten.

Wer ist im Unternehmen wofür verantwortlich?

Es lohnt sich, die Verantwortung für die Schulung zu verteilen, bevor Materialien ins System eingestellt werden: Die Personal- oder Schulungsleitung legt fest, wer den Kurs benötigt und welches Arbeitsergebnis davon erwartet wird, während eine Fachperson aus dem jeweiligen Bereich die Inhalte freigibt. Beauftragen Sie den Kursautor damit, Erläuterungen und Aufgaben so zu erstellen, dass Kollegen sie ohne seine Anwesenheit verstehen können, und benennen Sie gesondert die Person, die die Veröffentlichung genehmigen darf. So wird bereits während der Vorbereitung deutlich, an wen eine fehlerhafte Erläuterung zurückgehen muss und wer entscheiden kann, ob eine Prüfungsfrage tatsächlich den für die Arbeit erforderlichen Kenntnissen entspricht. Wir empfehlen, diese Verteilung auch in Ihrem Projektplan zu berücksichtigen, denn das Einstellen eines Kurses ins System bedeutet noch nicht, dass jemand den darin beschriebenen Arbeitsablauf geprüft, die Antworten freigegeben oder die Verantwortung für die nächste Korrektur übernommen hat.

Die Schulungsinhalte erstellen wir üblicherweise nicht: Dafür sind die Fachleute des Kunden zuständig, während wir die Plattform entwickeln und warten. Auch wenn Sie einen Anbieter mit den technischen Arbeiten beauftragen, sollten Sie in Ihrem Team eine für die Inhalte zuständige Person benennen und Zeit für deren Prüfung einplanen; wir können besprechen, wie sich die Informationen auf der Plattform darstellen lassen, doch die Entscheidung über die richtige Beschreibung Ihres Arbeitsprozesses muss bei jemandem bleiben, der diesen Prozess kennt.

Nach dem Start wählt der Kunde den Plattformadministrator aus, üblicherweise übernehmen jedoch wir die Administration, die nach unserer Erfahrung 20–30 Stunden im Monat beansprucht. Das ist eine Beobachtung aus unserer Arbeit und kein für Ihr Projekt garantierter Umfang. Legen Sie vor der Zusammenarbeit fest, welche Arbeiten der Administrator erledigt, welche Entscheidungen Ihr Team trifft und wie Sie Änderungen beauftragen, denn so können Sie eine technische Aufgabe von einer inhaltlichen Frage unterscheiden; für die Korrektur einer fehlerhaften Prüfungsantwort und für ein Zugangsproblem eines Mitarbeiters sind unterschiedliche Personen zuständig, auch wenn beide Anliegen zunächst bei derselben Person landen und der Mitarbeiter in beiden Fällen sagt, dass der Kurs nicht funktioniert.

Wir empfehlen, der direkten Führungskraft die Abstimmung der Schulungszeit und das Gespräch über das Ergebnis zu übertragen und die Aufgaben des IT-Teams in Bezug auf den Zugang und die Unternehmenssysteme klar festzulegen, damit Teilnehmende nicht selbst herausfinden müssen, an wen sie schreiben sollen. Stellen wir uns ein Unternehmen mit fünfzig Beschäftigten vor, in dem eine Personalreferentin gleichzeitig die Schulung koordiniert, Materialien zusammenträgt, den Kurs erstellt und Teilnehmende registriert: In diesem Beispiel übernimmt eine Person vier Rollen, doch die Bereichsleitung muss weiterhin die Richtigkeit der Inhalte bestätigen; die Rollenbezeichnungen erfordern keine vier neuen Stellen, sondern helfen, die Arbeit einer Kollegin realistisch einzuplanen und festzulegen, welche Entscheidung sie selbst treffen kann.

Vereinbaren Sie gesondert, wer den Kurs nach Änderungen des Arbeitsablaufs überprüft und wer diese Aufgabe bei Abwesenheit der zuständigen Person übernimmt, denn die ursprüngliche Freigabe der Inhalte beantwortet die Frage nach der weiteren Pflege noch nicht; beispielsweise können Sie dem Initiator einer Änderung die Benachrichtigung des Schulungsverantwortlichen übertragen und die Fachperson damit beauftragen, Erläuterungen und Aufgaben zu prüfen, bevor der überarbeitete Kurs der nächsten Gruppe zugewiesen wird. Wir empfehlen, diese Vereinbarung zusammen mit dem Kursziel festzuhalten, damit später sowohl die zuständige Person als auch der Anlass der Überprüfung nachvollziehbar sind und die Veröffentlichung neuer Materialien nicht zu einer Entscheidung wird, die der Administrator allein deshalb trifft, weil er den nötigen Zugang hat.

Wie läuft der Schulungszyklus für Beschäftigte ab?

Der Schulungszyklus beginnt mit einem konkreten Bedarf aus der Arbeit: Was kann der Mitarbeiter noch nicht, welche Inhalte werden Sie ihm anbieten und wie überprüfen Sie, ob er die Aufgabe nach dem Lernen ausführen kann? Stellen wir uns die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters im Kundenservice vor: Die Bereichsleitung gibt die Erläuterung zur Bearbeitung von Anfragen frei, der Schulungskoordinator bestimmt anhand der Position den erforderlichen Kurs, stimmt mit der direkten Führungskraft den Zeitraum für die Bearbeitung ab und verschickt die Einladung. Nach einer Situationsaufgabe bespricht der Mitarbeiter seine Antwort mit der Führungskraft, während der Koordinator das Ergebnis speichert und vermerkt, ob eine zusätzliche Erklärung benötigt wird; in diesem Beispiel ist das Ansehen des Kurses nur ein Teil der Einarbeitung.

In einem anderen fiktiven Beispiel legt ein Unternehmen selbst eine verpflichtende Wiederholungsschulung zu seinem Verfahren für die Bearbeitung von Kundenanfragen fest, und die für die Inhalte zuständige Person prüft vor der nächsten Gruppe, ob der Inhalt dem aktuellen Prozess entspricht. Der Koordinator muss dann Teilnehmende und Frist festlegen, eine Erinnerung vereinbaren und das Vorgehen für den Fall vorsehen, dass jemand die Aufgabe nicht abschließt oder bei der Überprüfung Fehler macht, während die Führungskraft dabei helfen muss, Zeit für die Wiederholung zu finden. Legen Sie nach dem Speichern des Ergebnisses den nächsten Überprüfungszeitpunkt oder einen entsprechenden Anlass fest, etwa eine Änderung des Arbeitsablaufs, damit die Wiederholungsschulung an einen konkreten Bedarf gebunden ist. Der Wiederholungsrhythmus in diesem Beispiel ist eine Entscheidung des Unternehmens und keine gesetzliche Vorgabe.

Pflichtunterweisung im Arbeitsschutz

Im Arbeitsschutz dürfen Zeitplan und Inhalt nicht allein nach den betrieblichen Abläufen ausgerichtet werden: Nach § 12 des Arbeitsschutzgesetzes muss der Arbeitgeber Beschäftigte während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen unterweisen. Die Unterweisung muss auf den Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich zugeschnitten sein und bei der Einstellung, bei Aufgabenänderungen sowie bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien jeweils vor Aufnahme der betreffenden Tätigkeit erfolgen. Sie ist an die Gefährdungsentwicklung anzupassen und bei Bedarf regelmäßig zu wiederholen. § 4 der DGUV Vorschrift 1 verlangt darüber hinaus mindestens eine jährliche Unterweisung und deren Dokumentation. Erfasst sind die Beschäftigten nach § 2 Absatz 2 des Arbeitsschutzgesetzes, darunter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte. Bei Leiharbeit ist der Entleiher für die Unterweisung zuständig und muss Qualifikation und Erfahrung berücksichtigen. Jugendliche sind nach § 29 des Jugendarbeitsschutzgesetzes vor Beschäftigungsbeginn und bei wesentlichen Änderungen der Arbeitsbedingungen zu unterweisen; vor ihrem ersten Einsatz an Maschinen, an gefährlichen Arbeitsstellen oder bei Arbeiten mit gesundheitsgefährdenden Stoffen ist außerdem eine Unterweisung zu den besonderen Gefahren und zum erforderlichen Verhalten nötig.

Planen Sie deshalb die allgemeine Einführung neuer Beschäftigter in das Unternehmen und die gesetzlich vorgeschriebene Unterweisung als getrennte Aufgaben mit klar festgelegten Inhalten und Abläufen. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt in § 4 eine Wiederholung der Unterweisung bei Bedarf, mindestens aber einmal jährlich, und ihre Dokumentation; eine bestimmte Form oder eine Unterschrift schreibt sie nicht vor. Für Arbeitsmittel verlangt § 12 der Betriebssicherheitsverordnung eine tätigkeitsbezogene Unterweisung vor der ersten Verwendung und danach mindestens jährlich; Datum und Namen der Unterwiesenen sind schriftlich festzuhalten. Bei besonderen Gefährdungen dürfen nur beauftragte Beschäftigte die Arbeitsmittel verwenden. Nach § 14 der Gefahrstoffverordnung erfolgt die Unterweisung vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich mündlich und arbeitsplatzbezogen; Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Für Jugendliche gilt nach § 29 des Jugendarbeitsschutzgesetzes eine Wiederholung in angemessenen Abständen, mindestens aber halbjährlich. Die DGUV Vorschrift 1 legt keine allgemeine feste Aufbewahrungsfrist fest; für den Nachweis der Gefahrstoffunterweisung nennt die TRGS 555 in der Fassung vom Februar 2017 eine Mindestaufbewahrung von zwei Jahren. Nach der DGUV Regel 100-001 vom Juni 2025 müssen Rückfragen möglich sein; Selbststudium allein reicht nicht aus, und beim Einsatz elektronischer Hilfsmittel kann zusätzliche praktische Vermittlung nötig sein. Sehen Sie deshalb die erforderlichen praktischen Teile und die passende Dokumentation vor, anstatt anzunehmen, dass das Ergebnis eines Online-Tests allein sämtliche Anforderungen erfüllt.

Die DGUV Regel 100-001 vom Juni 2025 erläutert: Die DGUV Vorschrift 1 verlangt einen Unterweisungsnachweis, legt aber weder eine bestimmte Form noch eine Unterschrift fest. Elektronische Dokumentation ist dadurch nicht ausgeschlossen. Für Arbeitsmittel sind nach § 12 der Betriebssicherheitsverordnung Datum und Namen der Unterwiesenen schriftlich festzuhalten; bei Gefahrstoffen verlangt § 14 der Gefahrstoffverordnung eine mündliche Unterweisung sowie die schriftliche Dokumentation von Inhalt und Zeitpunkt, bestätigt durch die Unterschrift der Unterwiesenen. Elektronische Hilfsmittel können die Unterweisung unterstützen; Rückfragen müssen möglich sein, und die verantwortliche Person muss prüfen, ob die Inhalte verstanden wurden und die Schutzmaßnahmen angewendet werden können. Selbststudium allein genügt nicht. Zusätzliche praktische Vermittlung kann erforderlich sein; der zuständige DGUV-Fachbereich nennt etwa bestimmte Arbeitsabläufe an Maschinen oder den Umgang mit Schutzausrüstung, die weiterhin praktisch geübt werden müssen. Wir empfehlen deshalb, das Erlernen der Theorie, die praktische Demonstration und die Dokumente gesondert mit einer Arbeitsschutzfachperson abzustimmen; beziehen Sie dabei auch die unterweisende Person ein. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber; bei der Beschäftigung Jugendlicher beteiligt er Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit an Planung, Durchführung und Überwachung der Schutzvorschriften. Ein Abschlussvermerk der Plattform ersetzt weder die erforderliche Dokumentation noch eine vorgeschriebene Unterschrift.

Was sollte nach der Schulung gespeichert werden und warum?

Vereinbaren Sie vor Kursbeginn, was ein Abschluss bedeutet und welche Informationen Sie später sehen möchten: teilnehmende Person, Kurs, Abschlussdatum, Bewertung und Anzahl der Versuche, wenn die Prüfung wiederholt werden darf. Macht ein Mitarbeiter beispielsweise zunächst einen Fehler bei einer Situationsaufgabe und löst sie nach einer Erklärung richtig, legen Sie fest, wie Sie den ersten Versuch vom Endergebnis unterscheiden und ob die Führungskraft ein Gespräch über den Fehler führen muss. Der Vermerk muss auch später noch verständlich sein, sonst wird er zu einem Häkchen, das lediglich bestätigt, dass jemand den Kurs geöffnet hat. Andernfalls kann eine Person unter „abgeschlossen“ einen gelesenen Text verstehen, eine andere eine bestandene Prüfung, während Sie aus dem gemeinsamen Bericht nicht erkennen können, ob beide tatsächlich dieselbe Aufgabe erfüllt haben.

Wir haben die Schulungs- und Prüfungsplattform des lettischen staatlichen Pflanzenschutzdienstes entwickelt; angemeldet wird dort ausschließlich über das lettische Staatsportal Latvija.gov.lv. Ihr Kalender umfasst sechs Programme an 69 Veranstaltungsorten, und die Identität der teilnehmenden Person wird dort bereits bei der Anmeldung mit dem Ergebnis verknüpft; ein Unternehmen mit einem einzigen Büro benötigt möglicherweise kein derart strenges Anmeldeverfahren, doch die Frage bleibt dieselbe: Legen Sie für Ihre Schulungen zunächst fest, wie Sie die teilnehmende Person mit dem Ergebnis verknüpfen und wer diese Zuordnung überprüft. Wenn ein Kollege einem anderen beim Öffnen des Kurses helfen muss, vereinbaren Sie auch das Vorgehen bei der Unterstützung, damit das Prüfungsergebnis weiterhin der richtigen Person zugeordnet wird; ausführlicher haben wir die Organisation dieser Dokumentation im Artikel über ein Lernmanagementsystem, kurz LMS, beschrieben.

Wenn im Angebot SCORM (Sharable Content Object Reference Model), Experience API (xAPI) oder das cmi5-Profil genannt werden, lassen Sie sich erklären, wie Sie in der konkreten Lösung den zuvor vereinbarten Nachweis über die Kursbearbeitung erhalten: Die ADL-Initiative, die SCORM entwickelt hat, hat ihre Tätigkeit eingestellt, IEEE 9274.1.1-2023 standardisiert xAPI, und die Spezifikation des cmi5-Profils beschreibt die interoperable Kommunikation zwischen einem Lernmanagementsystem und zuweisbaren Lerneinheiten, einschließlich Start, Datenaustausch und Berichten. Die Abkürzung wiederzuerkennen reicht allein nicht aus. Lassen Sie sich das für Ihre Aufgabe benötigte Ergebnis mit einer Testperson zeigen, und vertiefen Sie Fragen zur technischen Aufbereitung des Materials selbst im Artikel darüber, wie ein E-Learning-Kurs entsteht, damit das Lernziel im Gespräch über die Plattform nicht aus dem Blick gerät.

Eine mit dem Namen eines Mitarbeiters verknüpfte Bewertung fällt unter personenbezogene Daten, denn die Definition der Datenschutz-Grundverordnung umfasst Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare Person, während der Grundsatz der Speicherbegrenzung vorsieht, identifizierende Informationen unter Berücksichtigung der in der Verordnung genannten Ausnahmen nur so lange aufzubewahren, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Bestimmen Sie deshalb für jede Art von Aufzeichnung eine Aufbewahrungsfrist, deren Begründung und die für die Überprüfung zuständige Person, und vereinbaren Sie, wer auf die Informationen zugreifen darf; wir empfehlen nicht, automatisch dieselbe Frist auf sämtliche Kursergebnisse anzuwenden, denn im Einzelfall müssen sowohl das Schulungsziel als auch die geltenden Dokumentationsanforderungen berücksichtigt werden.

Wofür werden Zeit und Geld beim E-Learning eingesetzt?

Der erste Budgetposten ist die Arbeit bis zum ersten Probelauf: Eine Fachperson muss die Inhalte vorbereiten oder überprüfen, der Autor muss verständliche Erläuterungen und Aufgaben erstellen, und jemand aus dem vorgesehenen Teilnehmerkreis muss ausprobieren, ob sich die Anweisungen ohne zusätzliche Hilfe umsetzen lassen. Wenn Ihnen lediglich eine Präsentation vorliegt, lassen Sie auch die fehlenden Beispiele, Antworten und die Überprüfung abschätzen, statt eine vorhandene Datei mit einem fertigen Kurs für das Lernen im eigenen Tempo gleichzusetzen, denn die Dauer einer Unterrichtsstunde ist keine Aufwandsschätzung für die Entwicklung; zeigen Sie für eine fundierte Einschätzung die Ausgangsmaterialien, benennen Sie die Zielgruppe und vereinbaren Sie, welches Ergebnis diese demonstrieren muss.

Die Entwicklung eines neuen Moodle-Systems kostet bei uns ab 15.000 €, für die Wartung und Weiterentwicklung eines bestehenden Systems berechnen wir 50 € pro Stunde. Vergleichen Sie den Preis unserer Moodle-Entwicklung mit dem für Ihr Projekt erforderlichen Arbeitsumfang und planen Sie die Vorbereitung der Inhalte gesondert ein, denn der Einstiegspreis ist keine abschließende Kalkulation für jedes Vorhaben und die Plattformentwicklung umfasst nicht das gesamte Schulungsprojekt. Lassen Sie vor der Budgetfreigabe die erstmalige Einführung, die anschließenden technischen Arbeiten und die Aufgaben Ihrer Kollegen schriftlich voneinander abgrenzen, damit die Geschäftsleitung sowohl das Angebot des Anbieters als auch die interne Auslastung beurteilen und entscheiden kann, was in die erste Phase gehört.

Die Moodle-Software ist unter der urheberrechtlichen Lizenz GNU GPL verfügbar, doch wenn Sie eine Installation auf Ihrem eigenen Server planen, sollten Sie Einrichtung, Anpassung und anschließende Wartung gesondert im Budget vorsehen, statt die Lizenzbedingungen als Beschreibung der gesamten Projektkosten zu verstehen. Vergleichen Sie ein Mietangebot für denselben geplanten Betriebszeitraum und dieselben Anforderungen, und klären Sie bei nutzerabhängigen Mietpreisen, welche Konten der Anbieter mitzählt; wir empfehlen, bei der Entscheidung auch die Möglichkeiten Ihres Teams zur Systemverwaltung zu berücksichtigen, denn die Arbeit des Administrators beansprucht entweder die Zeit Ihrer Kollegen oder die Stunden des Anbieters (wie erwähnt, übernehmen üblicherweise wir diese Arbeit nach dem Start, nach unserer Erfahrung sind es 20–30 Stunden im Monat), während die Arbeit der für die Inhalte zuständigen Person in jedem Fall in Ihrem Arbeitsplan vorgesehen sein muss. Lassen Sie deshalb im Angebot sowohl die gewählte Version und deren Supportzeitraum als auch die vorgesehenen Wartungsarbeiten und die Zuständigkeit für den nächsten Versionswechsel benennen, damit die Entscheidung auf einem überprüfbaren Umfang beruht.

Nehmen Sie die Zeit von Beschäftigten und Führungskräften in denselben Plan auf wie die Arbeiten des Anbieters: Die teilnehmende Person benötigt Gelegenheit, das Material zu erarbeiten, Fragen zu stellen und die Aufgabe auszuführen, während die Führungskraft Zeit für die Besprechung des Ergebnisses oder die Beobachtung einer praktischen Tätigkeit vorsehen muss. Bleibt im Probelauf jemand an einer unklaren Erklärung hängen, erfassen Sie auch die für die Unterstützung benötigte Zeit und korrigieren Sie die betreffende Stelle vor der nächsten Gruppe, statt einfach den für den Kurs vorgesehenen Zeitraum zu verkürzen. Wir empfehlen, die Kosten für den gesamten so organisierten Schulungszyklus zu betrachten; erst nach dem Probelauf verfügen Sie über eigene Beobachtungen dazu, wo Arbeit des Autors, Administrators oder der Führungskraft erforderlich ist.

Wann ist E-Learning nicht die passendste Lösung?

Wenn eine Fertigkeit praktisch an einem bestimmten Arbeitsplatz gezeigt werden muss, empfehlen wir, die praktische Schulung und Bewertung dort einzuplanen und den Online-Teil für Erläuterungen und die Vorbereitung vorzusehen, die Teilnehmende im Voraus erledigen können. Bei einer geplanten Schulung zum Umgang mit einem Werkzeug können Sie beispielsweise im Kurs die Arbeitsschritte erklären und die Lehrperson damit beauftragen, die Ausführung mit dem Werkzeug zu beobachten. Bescheinigen Sie nur die Fähigkeit, die tatsächlich von der Überprüfung erfasst wird. Diese Aufteilung hilft, die Aufgabe jedes Teils genauer zu benennen und die Arbeit in Präsenz dort beizubehalten, wo für das von Ihnen gewählte Ergebnis eine praktische Demonstration, Fragen zur Ausführung und die Bewertung durch eine Lehrperson erforderlich sind.

Auch Forschungsdaten sprechen für einen kombinierten Ansatz: In einer Metaanalyse des US-Bildungsministeriums aus dem Jahr 2010 waren die Ergebnisse von Teilnehmenden unter Online-Lernbedingungen im Durchschnitt etwas besser als im Präsenzunterricht, und im Vergleich mit Präsenzunterricht fiel der Unterschied bei Blended Learning größer aus als beim ausschließlich online stattfindenden Lernen. Die Ergebnisse stammten allerdings überwiegend aus anderen Kontexten, beispielsweise der medizinischen Ausbildung und der Hochschulbildung, und sollten nicht in das Versprechen eines konkreten Nutzens für Ihr Unternehmen umgewandelt werden. Wir empfehlen, diese Erkenntnis als Grundlage für einen Probelauf zu nutzen, in dem Sie Theorie mit praktischer Arbeit verbinden und ein zuvor festgelegtes Ergebnis bewerten, statt ein Format allein aufgrund einer allgemeinen Aussage über seine Überlegenheit auszuwählen.

Vergleichen Sie bei einer sehr kleinen Gruppe zunächst den Vorbereitungsaufwand mit der Möglichkeit, das benötigte Thema gemeinsam zu besprechen: Müssen beispielsweise fünf Kollegen einmalig einen Arbeitsablauf erlernen, würden wir mit angeleitetem Unterricht und verständlichem Material zur weiteren Nutzung beginnen. Dies ist ein Beispiel für die Begründung der Auswahl und keine Grenze für die Beschäftigtenzahl. Werden dieselben Erläuterungen auch für künftige Kollegen oder mehrere Gruppen benötigt, ziehen Sie einen Kurs für das Lernen im eigenen Tempo in Betracht, benennen Sie aber vor dessen Erstellung die Person, die Änderungen des Verfahrens verfolgt; gibt es diese Person nicht, erstellen Sie einen solchen Kurs nicht: Nach der ersten Verfahrensänderung vermittelt er einen veralteten Ablauf, und es ist besser, bei angeleitetem Unterricht und aktuellem Material zu bleiben, das bereits von jemandem gepflegt wird.

Überprüfen Sie auch den Zugang mit Personen aus der betreffenden Gruppe: Haben sie am Arbeitsplatz keinen Computer, vereinbaren Sie, mit welchem Gerät, wo und wann sie den Kurs absolvieren können, oder entscheiden Sie sich für Unterricht mit einer Lehrperson. Betrachten Sie die Kursmitteilung als Einladung und nicht als Nachweis dafür, dass die Lernbedingungen bereits geschaffen sind, und prüfen Sie im Probelauf sowohl den Zugang als auch die Möglichkeit, die Aufgabe zu verstehen und Unterstützung zu erhalten. Sind diese Fragen noch offen, beschreiben Sie uns Ihr Schulungsvorhaben und nennen Sie die Arbeit der Teilnehmenden, die verfügbaren Materialien und das angestrebte Ergebnis; so lässt sich das Gespräch über die technische Lösung auf die konkrete Situation stützen und dabei auch prüfen, für welche Teile das Präsenzformat beibehalten werden sollte.

Wie lässt sich E-Learning im Unternehmen mit einem Probelauf einführen?

Beginnen Sie mit einem Kurs, einer klar definierten Teilnehmergruppe und einem beobachtbaren Arbeitsergebnis, bevor Sie entscheiden, welche Plattform Sie für das gesamte Unternehmen einsetzen; ein solcher Probelauf benötigt zunächst Inhalte, eine zuständige Person und eine vereinbarte Überprüfung. Technisch reicht dafür üblicherweise aus, was Ihnen bereits zur Verfügung steht: ein Dokument oder Video in einem freigegebenen Ordner, ein Online-Unterrichtstermin und eine Tabelle, in der der Koordinator die teilnehmende Person, das Datum und das Prüfungsergebnis festhält; gerade das, was sich in dieser Tabelle nur noch schwer verwalten lässt, zeigt später, was von der Plattform tatsächlich benötigt wird. Sie können dem Kundenservice-Team beispielsweise die Aufgabe stellen, für eine konkrete Anfragesituation den richtigen nächsten Schritt auszuwählen, und vorher vereinbaren, wie Sie die Antwort bewerten und welche Erklärung die Person bei einem Fehler erhält; halten Sie auch die Fragen fest, die beim Lernen entstehen, denn sie lassen sich für die Überarbeitung der Inhalte nutzen; so führt der Probelauf zu einer konkreten Entscheidung über Verbesserungen und nicht nur zu dem Eindruck, dass der neue Kurs akzeptabel aussieht.

Wie Sie Gefallen, Lernerfolg und das Ergebnis bei der Arbeit unterscheiden

Das Kirkpatrick-Modell bietet vier Bewertungsebenen: Reaktion, Lernen, Verhalten und Ergebnisse, wobei die ersten beiden unterscheiden helfen, ob die Teilnehmenden die Erfahrung als nützlich, ansprechend und für die Arbeit relevant empfinden oder ob sie die vorgesehenen Kenntnisse, Fähigkeiten, Einstellungen, das Selbstvertrauen und die Handlungsbereitschaft erworben haben. Fragen Sie in einem praktischen Probelauf deshalb gesondert, ob der Kurs für die Arbeit relevant und verständlich war, und bewerten Sie davon getrennt die Aufgabe, die jemand nach der Schulung ausführt. Eine gute Bewertung in einer Befragung beweist noch nicht, dass die Person die Aufgabe ausführen kann. Sagt ein Kollege, dass ihm das Material gefallen hat, entscheidet sich bei der Situationsaufgabe aber für eine falsche Handlung, hat die für die Inhalte zuständige Person einen konkreten Anlass, die Erläuterung, das Beispiel oder die Überprüfung selbst zu überarbeiten.

Die dritte Ebene ist das Verhalten, also das Ausmaß, in dem Menschen in ihrem Arbeitsumfeld die wesentlichen Handlungen ausführen, dabei Unterstützung erhalten und für die Ausführung verantwortlich sind, während die vierte Ebene bewertet, in welchem Maß die Lernerfahrung und die Unterstützung bei der Arbeitsausführung zu den angestrebten Ergebnissen der Organisation beitragen. In unserem Kundenservice-Beispiel sollte die Führungskraft nach der Schulung das konkrete Handeln bei der Arbeit beobachten und Hindernisse besprechen, statt beim Kurstest stehen zu bleiben; als Ergebnisindikator ließe sich wählen, ob Anfragen seltener zur Korrektur zurückgegeben werden müssen. Wenn Sie gleichzeitig auch das Verfahren oder die Arbeitsorganisation verändern, halten Sie diese Änderungen fest, damit die Bewertung nicht alles dem Kurs zuschreibt, was im Unternehmen nach seiner Einführung geschehen ist.

Wann Sie über die Plattform entscheiden sollten

Befassen Sie sich mit der Plattformfrage, sobald der Probelauf geholfen hat, wiederkehrende Arbeiten und benötigte Informationen zu benennen: Wem weisen Sie den Kurs zu, wer verfolgt die Frist, wie überprüfen Sie das Ergebnis und wie verwenden Sie es im nächsten Schulungszyklus; dann können Sie sich mit konkreten Anforderungen mit der Auswahl einer Lernplattform beschäftigen und den Anbieter bitten, seine Lösung mit Ihrem Material vorzuführen. Nehmen Sie den erprobten Kurs, die Fragen der Teilnehmenden und eine Situation mit ins Gespräch, in der der Koordinator selbst außerhalb des Systems eingreifen musste, beispielsweise einen Kollegen erneut einzuladen oder ein unklar dokumentiertes Ergebnis zu prüfen; verfolgen Sie bei der Demonstration genau die Lösung dieser Situation und klären Sie, wer künftig dafür verantwortlich ist.