Cos’è l’e-learning e come funziona davvero in azienda?

La risposta alla domanda cos’è l’e-learning è semplice: è una modalità di formazione in cui si acquisiscono conoscenze e competenze attraverso Internet, con materiali digitali, esercizi o il confronto con un docente. In azienda consigliamo di organizzarlo come una sequenza di attività: individuare il bisogno, preparare i contenuti, invitare i dipendenti interessati, verificare l’apprendimento e conservare il risultato, prevedendo anche il ripasso. Immagini che il responsabile Le chieda di trasferire online la formazione dei dipendenti, ma che i materiali siano distribuiti tra diversi colleghi e ciascuno intenda diversamente il completamento di un corso. Prima di scegliere la piattaforma occorre quindi chiarire proprio questi aspetti: installare il software, di per sé, non garantisce la correttezza dei contenuti e non definisce i compiti delle persone.

Cos’è l’e-learning nella vita quotidiana dell’azienda?

L’e-learning aziendale è un modo di organizzare l’acquisizione di conoscenze e competenze online; i contenuti dovrebbero essere collegati al lavoro che il dipendente dovrà saper svolgere dopo la formazione. La definizione del Cedefop comprende l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione per acquisire conoscenze, abilità, valori e competenze attraverso Internet. La spiegazione cita anche corsi online, forum e videoconferenze: può quindi trattarsi sia di materiali da studiare al proprio ritmo sia di un confronto con il docente. Il compito della Sua azienda è scegliere una modalità di apprendimento adatta al bisogno specifico e una verifica del risultato comprensibile.

Nella formazione a distanza l’accento è diverso: il Cedefop la descrive come una formazione in cui docente e partecipanti sono fisicamente separati e comunicano attraverso risorse e tecnologie diverse, lavorando contemporaneamente oppure in momenti diversi. Può comprendere anche libri e corrispondenza per lettera. Se sta pianificando la formazione dei dipendenti, questa distinzione aiuta a porre una domanda più precisa: le persone devono studiare contenuti online oppure occorre garantire la formazione a colleghi che si trovano in luoghi diversi? Nel secondo caso la scelta riguarda anche la comunicazione, la disponibilità del docente e la possibilità di discutere insieme gli esercizi, oltre al caricamento dei materiali sul sito.

Consigliamo di considerare un singolo corso sul sito come una parte della formazione aziendale: prima occorre definire i destinatari e il risultato da raggiungere; dopo, riservare tempo alle domande e, se necessario, a una verifica pratica. Per esempio, se un nuovo collega deve imparare a gestire una richiesta di un cliente, nel corso può spiegare la sequenza delle operazioni e proporre situazioni da analizzare, mentre il responsabile può osservare una prova sul lavoro. Diventa così subito chiaro quale parte della formazione desidera svolgere online e quale richiede una persona, mantenendo anche il confronto in presenza dove serve al Suo progetto.

Quale formato scegliere per l’e-learning?

Il formato si sceglie in base all’attività da insegnare e alla necessità dei partecipanti di confrontarsi con un docente in un momento preciso; l’abitudine a trasformare tutto in video non basta a giustificare questa scelta. Nell’apprendimento sincrono docente e partecipanti lavorano contemporaneamente; nell’apprendimento asincrono non si trovano nello stesso luogo nello stesso momento, e la formazione si svolge generalmente online senza interazione in tempo reale. Nel pianificare il primo corso, annoti dove occorre rispondere subito a una domanda e quale parte la persona potrebbe studiare autonomamente: da questa decisione dipendono sia la preparazione dei contenuti sia l’orario di lavoro del docente. L’ultima colonna della tabella indica un requisito da concordare prima della formazione, non la promessa che qualsiasi programma conservi già queste informazioni nel modo che Le serve.

Registri separatamente la partecipazione alla lezione e le conoscenze verificate. Se il responsabile deve accertare una competenza specifica, preveda un esercizio in cui la persona la dimostri e individui chi la valuterà. Se invece l’obiettivo è presentare delle modifiche, concordi prima cosa sarà considerato un livello di comprensione sufficiente. Altrimenti docente, amministratore e dipendente potrebbero interpretare in modo diverso la stessa indicazione di completamento, pur avendo tutti seguito le istruzioni iniziali.

L’apprendimento misto secondo il Cedefop combina formazione guidata in presenza e attività online o a distanza: permette quindi di prevedere attività diverse nello stesso programma, senza imporre a tutte un unico formato. Per esempio, può prima fornire una spiegazione da studiare al proprio ritmo, poi programmare una lezione pratica e infine una breve verifica, indicando un responsabile per ogni parte. Consigliamo di partire da questa suddivisione delle attività e solo dopo decidere quanto spazio dedicare a video, testi o test: un materiale ben confezionato non chiarisce ancora che cosa intende insegnare con esso.

Chi è responsabile di cosa in azienda?

Conviene assegnare le responsabilità della formazione prima di caricare i materiali nel sistema: il responsabile delle risorse umane o della formazione stabilisce a chi serve il corso e quale risultato lavorativo ci si attende, mentre lo specialista della materia approva i contenuti. Affidi all’autore del corso la preparazione di spiegazioni ed esercizi comprensibili al collega anche senza la sua presenza, e individui separatamente la persona autorizzata ad approvarne la pubblicazione. Già durante la preparazione sarà così chiaro a chi segnalare una spiegazione errata e chi può decidere se una domanda della verifica corrisponde davvero alle conoscenze richieste dal lavoro. Consigliamo di tenere conto di questa suddivisione anche nel piano del Suo progetto: caricare un corso nel sistema non significa che qualcuno abbia verificato la procedura descritta, approvato le risposte o assunto la responsabilità delle correzioni successive.

Di solito non realizziamo i contenuti formativi: ne sono responsabili gli specialisti del cliente, mentre noi sviluppiamo la piattaforma e ci occupiamo della sua manutenzione. Se affida il lavoro tecnico a un fornitore, individui comunque nel Suo gruppo un responsabile dei contenuti e gli riservi del tempo per la revisione. Possiamo discutere di come organizzare le informazioni sulla piattaforma, ma la decisione sulla corretta descrizione del Suo processo di lavoro deve restare a chi lo conosce.

Dopo l’avvio il cliente sceglie l’amministratore della piattaforma, ma di solito ce ne occupiamo noi e, nella nostra esperienza, l’amministrazione richiede 20-30 ore al mese. È un’osservazione sul nostro lavoro, non un impegno orario garantito per il Suo progetto. Prima di iniziare la collaborazione, definisca quali attività svolgerà l’amministratore, quali decisioni prenderà il Suo gruppo e come richiederà le modifiche. Potrà così distinguere un’attività tecnica da una questione di contenuto: correggere una risposta errata nella verifica e risolvere il problema di accesso di un dipendente richiedono responsabili diversi, anche se inizialmente entrambe le richieste arrivano alla stessa persona e in entrambi i casi il dipendente dice che il corso non funziona.

Consigliamo di affidare al responsabile diretto il compito di concordare il tempo per la formazione e discutere il risultato, e di definire chiaramente per il gruppo IT le attività relative all’accesso e ai sistemi aziendali, affinché il partecipante non debba cercare da solo a chi scrivere. Immaginiamo un’azienda con cinquanta dipendenti, in cui una specialista delle risorse umane coordina contemporaneamente la formazione, raccoglie i materiali, crea il corso e registra i partecipanti: in questo esempio una persona ricopre quattro ruoli, ma il responsabile della materia deve comunque approvare la correttezza dei contenuti. Dare un nome ai ruoli non richiede quattro nuovi posti di lavoro: aiuta a pianificare realisticamente il lavoro di una collega e a stabilire quali decisioni può prendere da sola.

Concordi separatamente chi rivedrà il corso dopo una modifica delle procedure e chi subentrerà in caso di assenza del collega: l’approvazione iniziale dei contenuti non risolve la questione del loro successivo aggiornamento. Per esempio, può affidare a chi propone la modifica il compito di informare il responsabile della formazione, e allo specialista della materia quello di verificare spiegazioni ed esercizi prima di assegnare il corso corretto al gruppo successivo. Consigliamo di annotare questo accordo insieme all’obiettivo del corso: in seguito saranno chiari sia il responsabile sia il motivo della revisione, e la pubblicazione di nuovi materiali non diventerà una decisione presa dall’amministratore solo perché dispone dell’accesso.

Come si svolge il ciclo di formazione dei dipendenti?

Il ciclo formativo parte da un’esigenza lavorativa concreta: che cosa il dipendente non sa ancora fare, quali contenuti gli proporrà e come verificherà se, dopo averli studiati, sa svolgere il compito. Immaginiamo l’inserimento di un nuovo addetto al servizio clienti: il responsabile della materia approva la spiegazione sulla gestione delle richieste, il coordinatore della formazione individua il corso necessario in base alla mansione, concorda con il responsabile diretto il tempo per completarlo e invia l’invito. Dopo un esercizio basato su una situazione concreta, il dipendente discute la risposta con il responsabile, mentre il coordinatore conserva il risultato e annota se servono ulteriori spiegazioni. In questo esempio seguire il corso è solo una parte dell’inserimento.

In un altro esempio ipotetico, l’azienda decide autonomamente di rendere obbligatoria la ripetizione della formazione sulla propria procedura di gestione delle richieste dei clienti; prima del gruppo successivo, il responsabile dei contenuti verifica che questi corrispondano al processo attuale. Il coordinatore deve quindi individuare i partecipanti e la scadenza, concordare un promemoria e prevedere cosa fare se una persona non completa l’esercizio o commette errori nella verifica, mentre il responsabile deve aiutare a trovare il tempo per il ripasso. Dopo aver conservato il risultato, definisca il momento o l’evento che determinerà la revisione successiva, per esempio una modifica delle procedure, affinché la ripetizione della formazione risponda a un bisogno concreto. In questo esempio la periodicità è una scelta aziendale, non un obbligo di legge.

La formazione obbligatoria sulla sicurezza sul lavoro

Per la sicurezza sul lavoro, calendario e contenuti non possono essere definiti solo in base alla comodità dell’azienda: il decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 distingue l’informazione dell’articolo 36, la formazione dell’articolo 37 e l’addestramento, ove richiesto. Sono obblighi distinti dall’accoglienza del nuovo collega. Il datore di lavoro deve assolverli per ciascun lavoratore, comprese le persone che lavorano senza retribuzione per imparare un mestiere e, nei casi previsti dall’articolo 2, i tirocinanti e gli allievi durante l’uso effettivo di laboratori o attrezzature di lavoro. L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, rep. 59/CSR prevede una formazione generale di almeno 4 ore, che costituisce credito formativo permanente, e una formazione specifica di almeno 4, 8 o 12 ore secondo la classe di rischio ATECO, rispettivamente basso, medio o alto; l’addestramento è escluso da questo monte ore. Chi non accede ai reparti produttivi, neppure saltuariamente, può seguire il percorso per rischio basso anche se l’azienda appartiene a una classe superiore. Regioni e Province autonome possono mantenere disposizioni più favorevoli alla tutela della salute e della sicurezza. Il datore di lavoro può organizzare i corsi per i propri lavoratori o rivolgersi a un soggetto formatore ammesso dalla parte I dell’accordo. Secondo l’articolo 37, comma 4, formazione e, ove previsto, addestramento specifico devono avvenire alla costituzione del rapporto di lavoro o all’avvio del lavoro in somministrazione, al trasferimento o cambiamento di mansioni, durante la cassa integrazione sia con sospensione sia con riduzione dell’orario e all’introduzione di nuove attrezzature, tecnologie, sostanze o miscele pericolose.

Pianifichi quindi la presentazione generale dell’azienda al nuovo dipendente e la formazione richiesta dalla normativa italiana come attività distinte, con contenuti e modalità di svolgimento chiaramente definiti. L’aggiornamento dei lavoratori dura almeno 6 ore e si ripete ogni cinque anni dalla data di fine corso riportata nell’attestato, o prima se cambiano gli esiti della valutazione dei rischi o se la verifica dell’efficacia sul lavoro ne mostra la necessità. Il trasferimento, il cambiamento di mansioni e l’introduzione di nuove attrezzature, tecnologie, sostanze o miscele pericolose che modificano le mansioni richiedono invece apposita formazione e, ove previsto, addestramento specifico. Per rinnovare l’abilitazione all’uso delle attrezzature dell’articolo 73, comma 5, occorrono almeno 4 ore di aggiornamento pratico in presenza ogni cinque anni. L’addestramento previsto nei casi dell’articolo 37, comma 4, si svolge sul luogo di lavoro con una persona esperta e comprende una prova pratica e un’esercitazione applicata; va tracciato in un registro, anche informatizzato, e dal 7 aprile 2026 può avvalersi anche di simulazioni in ambiente reale o virtuale. Il corso per lavoratori si conclude con un colloquio o un test: il test prevede almeno 30 domande con almeno tre risposte alternative ciascuna e si supera con almeno il 70% di risposte corrette. L’attestato viene rilasciato solo dopo il superamento della verifica finale, alla quale si accede dopo aver frequentato almeno il 90% delle ore. Il soggetto formatore conserva il fascicolo del corso, incluso il registro delle presenze, per almeno 10 anni. Per i preposti la formazione si svolge interamente in presenza, senza e-learning; l’aggiornamento di almeno 6 ore va ripetuto almeno ogni due anni. In questo ciclo preveda quindi sia la parte pratica sia una documentazione adeguata, senza presumere che il solo risultato di un test online soddisfi tutti i requisiti.

L’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 disciplina espressamente anche la formazione a distanza. La formazione generale e l’aggiornamento quinquennale dei lavoratori possono svolgersi in e-learning. Per la formazione specifica questa modalità è ammessa per il rischio basso; per i rischi medio e alto è possibile soltanto nell’ambito di progetti formativi individuati da una Regione o Provincia autonoma. La classificazione aziendale a rischio basso non basta se le mansioni del lavoratore lo espongono a rischio medio o alto. La videoconferenza sincrona è equiparata alla presenza fisica, tranne nei moduli che prevedono addestramento o una prova pratica. Per i preposti l’e-learning non è ammesso. Il sistema di gestione dell’apprendimento (LMS) deve tracciare e certificare per ciascun utente il completamento, la partecipazione attiva, le attività svolte e la loro durata, nonché le verifiche intermedie e finali e il loro superamento. Il registro delle presenze, il verbale della verifica finale, l’attestato e il registro dell’addestramento possono essere elettronici. L’attestato reca la firma, preferibilmente digitale, del legale rappresentante del soggetto formatore o di un suo incaricato; in videoconferenza, la firma del discente sul verbale può essere sostituita dalla registrazione audio-video della comunicazione dell’esito e della sua presa d’atto. L’addestramento resta una prova pratica con una persona esperta sul luogo di lavoro, da tracciare in un registro anche informatizzato; dal 7 aprile 2026 può avvalersi di simulazioni in ambiente reale o virtuale. Consigliamo quindi di concordare separatamente con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione lo studio della teoria, la dimostrazione pratica e i documenti. L’indicazione di completamento sulla piattaforma è una delle tracce richieste al sistema: l’attestato presuppone comunque il superamento della verifica finale e non sostituisce l’addestramento quando questo è obbligatorio.

Cosa conservare dopo la formazione e perché?

Prima dell’inizio del corso concordi che cosa significa completarlo e quali informazioni desidera poter consultare in seguito: partecipante, corso, data di completamento, valutazione e numero di tentativi, se la verifica può essere ripetuta. Per esempio, se il dipendente inizialmente sbaglia un esercizio situazionale e dopo una spiegazione lo svolge correttamente, stabilisca come distinguere il primo tentativo dal risultato finale e se il responsabile debba discutere l’errore con lui. L’indicazione deve restare comprensibile anche in seguito, altrimenti diventa una spunta che conferma soltanto che qualcuno ha aperto il corso. In caso contrario, una persona potrebbe intendere con «completato» la lettura di un testo, un’altra il superamento di una verifica, e dal report complessivo Lei non riuscirebbe a capire se entrambe abbiano davvero svolto lo stesso compito.

Abbiamo sviluppato la piattaforma di formazione e di esame del Servizio statale per la protezione delle piante della Lettonia, alla quale si accede esclusivamente tramite il portale statale lettone Latvija.gov.lv. Il suo calendario comprende sei programmi in 69 sedi, e l’identità del partecipante viene associata al risultato già al momento dell’accesso. In Italia, nei corsi obbligatori sulla sicurezza, l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 lega l’identità del partecipante alle registrazioni della formazione. In videoconferenza sincrona ciascun discente deve usare un PC o un tablet a lui riservato per tutta la durata del corso; gli smartphone non sono ammessi e l’accesso è limitato alle persone autorizzate. Per verificare l’identità, il soggetto formatore può acquisire, se necessario, una copia di un documento con fotografia, senza trattamenti digitali biometrici; la tracciatura dei collegamenti vale come registro delle presenze. Nell’e-learning l’iscrizione prevede un profilo utente e credenziali di accesso, e l’LMS certifica per ciascun utente completamento, attività, durata, modalità e superamento delle verifiche intermedie e finali. L’accordo non impone l’accesso con un’identità elettronica nazionale per un normale corso aziendale. Un’azienda con un solo ufficio potrebbe non aver bisogno di un accesso così rigoroso, ma la domanda resta la stessa: per la Sua formazione, stabilisca prima come associare il partecipante al risultato e chi verificherà questo collegamento. Se un collega deve aiutarne un altro ad aprire il corso, concordi anche le modalità di assistenza, affinché il risultato della verifica continui a essere attribuito alla persona corretta. Abbiamo approfondito l’organizzazione di queste registrazioni nell’articolo sul sistema di gestione dell’apprendimento, o LMS.

Se l’offerta cita SCORM (Sharable Content Object Reference Model), xAPI (Experience API) o il profilo cmi5, chieda di spiegare come otterrà, nella soluzione proposta, la registrazione del completamento del corso concordata in precedenza: l’iniziativa ADL, che ha creato SCORM, ha cessato le proprie attività, IEEE 9274.1.1-2023 standardizza xAPI, mentre la specifica del profilo cmi5 descrive la comunicazione interoperabile tra il sistema di gestione dell’apprendimento e le unità formative assegnabili, compresi l’avvio, lo scambio di dati e i report. Riconoscere una sigla non basta. Chieda di mostrare il risultato necessario per la Sua attività con un partecipante di prova; per le questioni sulla preparazione tecnica del materiale, prosegua invece nell’articolo su come nasce un corso e-learning, affinché nella discussione sulla piattaforma non si perda di vista l’obiettivo formativo.

Una valutazione associata al nome di un dipendente costituisce un dato personale: la definizione del regolamento generale sulla protezione dei dati comprende le informazioni relative a una persona identificata o identificabile, mentre il principio di limitazione della conservazione prevede di conservare le informazioni identificative solo per il tempo necessario alle finalità del trattamento, fatte salve le eccezioni previste dal regolamento. Per ogni tipo di registrazione definisca quindi il periodo di conservazione, la relativa motivazione e il responsabile della revisione, e concordi chi potrà accedere alle informazioni. Sconsigliamo di applicare automaticamente lo stesso periodo ai risultati di tutti i corsi: nel caso concreto occorre valutare sia l’obiettivo formativo sia i requisiti di documentazione applicabili.

Dove vanno il tempo e il denaro destinati all’e-learning?

La prima voce di budget è il lavoro necessario per arrivare alla prima prova: lo specialista deve preparare o rivedere i contenuti, l’autore deve creare spiegazioni ed esercizi comprensibili e qualcuno dei futuri partecipanti deve verificare se riesce a seguire le istruzioni senza ulteriore aiuto. Se dispone soltanto di una presentazione, chieda di stimare anche il lavoro per gli esempi, le risposte e la verifica mancanti, senza equiparare l’esistenza di un file a un corso già pronto per l’apprendimento al proprio ritmo: la durata di un’ora di formazione non è una stima del lavoro di sviluppo. Per ottenere una valutazione motivata, mostri i materiali iniziali, indichi i destinatari e concordi quale risultato dovranno dimostrare.

Lo sviluppo di un nuovo sistema Moodle con noi parte da 15.000 €, mentre per la manutenzione e l’evoluzione di un sistema esistente applichiamo una tariffa di 50 € all’ora. Confronti il prezzo del nostro servizio di sviluppo Moodle con il lavoro necessario per il Suo progetto e pianifichi separatamente la preparazione dei contenuti: il prezzo di partenza non è il preventivo finale di qualsiasi progetto e lo sviluppo della piattaforma non esaurisce il progetto formativo. Prima di approvare il budget, chieda di distinguere per iscritto l’implementazione iniziale, il successivo lavoro tecnico e le attività che svolgeranno i Suoi colleghi. La direzione potrà così valutare sia l’offerta del fornitore sia il carico di lavoro interno e decidere cosa includere nella prima fase.

Il software Moodle è disponibile con licenza d’uso del diritto d’autore GNU GPL; se però prevede di installarlo su un Suo server, inserisca nel budget voci separate per installazione, personalizzazione e successiva manutenzione, senza considerare le condizioni di licenza una descrizione dei costi dell’intero progetto. Per confrontarlo con un’offerta a noleggio, usi lo stesso periodo di utilizzo previsto e gli stessi requisiti; se il canone dipende dagli utenti, chiarisca quali account il fornitore conteggia. Consigliamo di valutare la scelta insieme alle capacità del Suo gruppo di gestire il sistema: il lavoro dell’amministratore si tradurrà nel tempo dei Suoi colleghi oppure nelle ore del fornitore (come detto, dopo l’avvio ce ne occupiamo generalmente noi e, nella nostra esperienza, richiede 20-30 ore al mese), mentre il lavoro del responsabile dei contenuti va comunque previsto nel Suo piano. Chieda quindi che l’offerta indichi la versione scelta e il relativo periodo di supporto, le attività di manutenzione previste e chi seguirà il passaggio successivo, affinché la decisione si basi su un insieme di attività verificabile.

Inserisca il tempo dei dipendenti e dei responsabili nello stesso piano che comprende le attività del fornitore: la persona deve avere la possibilità di studiare il materiale, porre domande e svolgere l’esercizio, mentre il responsabile deve riservare un momento per discutere il risultato o osservare un’attività pratica. Se durante la prova qualcuno si ferma davanti a una spiegazione poco chiara, annoti anche il tempo impiegato per aiutarlo e corregga quel punto prima del gruppo successivo, senza limitarsi ad accorciare il periodo assegnato al corso. Consigliamo di valutare i costi dell’intero ciclo formativo così organizzato: solo dopo la prova avrà osservazioni proprie su dove serve il lavoro dell’autore, dell’amministratore o del responsabile.

Quando l’e-learning non è la soluzione più adatta?

Se una competenza deve essere dimostrata con un’attività manuale in una specifica postazione di lavoro, consigliamo di programmare lì la formazione pratica e la valutazione, riservando alla parte online le spiegazioni e la preparazione che il partecipante può svolgere in anticipo. Per esempio, in una formazione sull’uso di uno strumento di lavoro può spiegare nel corso la sequenza delle operazioni e affidare al docente il compito di osservare come la persona le esegue con lo strumento. Attesti soltanto la competenza effettivamente coperta dalla verifica. Questa suddivisione aiuta a definire con maggiore precisione il compito di ogni parte e a mantenere il lavoro in presenza dove il risultato scelto richiede una dimostrazione pratica, domande sull’esecuzione e la valutazione del docente.

Anche i dati della ricerca depongono a favore dell’approccio misto: nella metanalisi del 2010 del Dipartimento dell’Istruzione degli Stati Uniti, in condizioni di formazione online i risultati dei partecipanti erano mediamente leggermente migliori rispetto alla formazione in presenza; nei confronti con la presenza, la differenza era maggiore per l’apprendimento misto che per la formazione esclusivamente online. I risultati provenivano però soprattutto da altri contesti, come la formazione medica e l’istruzione superiore, e non dovrebbero essere trasformati nella promessa di un beneficio specifico per la Sua azienda. Il nostro consiglio è usare questa indicazione come base per una prova in cui collegare teoria e pratica e valutare un risultato definito in precedenza, senza scegliere il formato soltanto in base a un’affermazione generale della sua superiorità.

Per un gruppo molto piccolo, confronti prima il lavoro di preparazione con la possibilità di affrontare insieme l’argomento necessario: se, per esempio, cinque colleghi devono imparare una procedura lavorativa una sola volta, consiglieremmo di iniziare con una lezione guidata e un materiale comprensibile da consultare in seguito. È un esempio di come motivare la scelta, non una soglia numerica di dipendenti. Se le stesse spiegazioni serviranno anche ai colleghi successivi o a più gruppi, consideri un corso con apprendimento al proprio ritmo, ma prima di realizzarlo individui chi seguirà le modifiche della procedura. Se questa persona manca, non crei il corso: dopo la prima modifica della procedura insegnerà un metodo superato, ed è preferibile mantenere una lezione guidata e materiali aggiornati di cui qualcuno si occupa già.

Verifichi anche l’accesso con le persone del gruppo interessato: se sul posto di lavoro non hanno un computer, concordi con quale dispositivo, dove e quando potranno completare il corso, oppure scelga una lezione con docente. Consideri la comunicazione del corso un invito, non la prova che le condizioni per apprendere siano già garantite; durante la prova verifichi sia l’accesso sia la possibilità di capire l’esercizio e ricevere aiuto. Se questi aspetti non sono ancora risolti, ci descriva il Suo progetto formativo, indicando il lavoro dei partecipanti, i materiali disponibili e il risultato previsto. La discussione sulla soluzione tecnica potrà così basarsi sulla situazione concreta, valutando anche per quali parti mantenere il formato in presenza.

Come introdurre l’e-learning in azienda con una prova?

Inizi con un corso, un gruppo di partecipanti chiaramente definito e un risultato lavorativo osservabile, prima di decidere quale piattaforma utilizzare per l’intera azienda: per una prova del genere servono innanzitutto contenuti, un responsabile e una verifica concordata. Sul piano tecnico, di solito basta ciò che ha già: un documento o un video in una cartella condivisa, una lezione online e una tabella in cui il coordinatore annota partecipante, data e risultato della verifica. Proprio ciò che diventa difficile gestire in questa tabella mostrerà in seguito che cosa serve davvero dalla piattaforma. Per esempio, può chiedere al gruppo del servizio clienti di scegliere correttamente l’azione successiva in una specifica situazione di richiesta, concordando prima come valuterà la risposta e quale spiegazione riceverà la persona in caso di errore. Conservi anche le domande che emergono durante lo studio: potrà usarle per correggere i contenuti. Il risultato della prova sarà così una decisione concreta sui miglioramenti, oltre alla semplice impressione che il nuovo corso sembri accettabile.

Come distinguere il gradimento dall’apprendimento e dai risultati sul lavoro

Il modello di Kirkpatrick propone quattro livelli di valutazione: reazione, apprendimento, comportamento e risultati. I primi due aiutano a distinguere quanto i partecipanti ritengano l’esperienza utile, coinvolgente e pertinente al lavoro dall’acquisizione delle conoscenze, competenze, atteggiamenti, fiducia e impegno previsti. In una prova pratica chieda quindi separatamente se il corso è stato pertinente al lavoro e comprensibile, e valuti a parte l’esercizio che la persona svolge dopo la formazione. Una buona valutazione nel questionario non dimostra ancora che la persona sappia eseguire il compito. Se un collega dice di aver apprezzato il materiale, ma nell’esercizio situazionale sceglie un’azione errata, il responsabile dei contenuti ha un motivo concreto per rivedere la spiegazione, l’esempio o la verifica stessa.

Il terzo livello è il comportamento, ossia in quale misura le persone svolgono le attività essenziali nel proprio ambiente di lavoro, ricevono il sostegno necessario e rispondono della loro esecuzione. Il quarto valuta invece in quale misura l’esperienza formativa e il supporto alla prestazione contribuiscono a raggiungere i risultati desiderati dall’organizzazione. Nel nostro esempio del servizio clienti, dopo la formazione il responsabile dovrebbe osservare azioni concrete sul lavoro e discutere gli ostacoli, senza fermarsi al test del corso; come indicatore di risultato si potrebbe scegliere se le richieste debbano essere restituite meno spesso per correzioni. Se contemporaneamente modifica anche la procedura o l’organizzazione del lavoro, annoti questi cambiamenti, affinché la valutazione non attribuisca al corso tutto ciò che è successo in azienda dopo la sua introduzione.

Quando decidere sulla piattaforma

Affronti la questione della piattaforma quando la prova avrà aiutato a individuare le attività ricorrenti e le informazioni necessarie: a chi assegnare il corso, chi seguirà la scadenza, come verificare il risultato e come utilizzarlo nel ciclo formativo successivo. Potrà allora esaminare la scelta della piattaforma formativa sulla base di requisiti concreti e chiedere al fornitore di dimostrare la propria soluzione con il Suo materiale. Porti al confronto il corso sperimentato, le domande dei partecipanti e una situazione in cui il coordinatore ha dovuto intervenire personalmente, fuori dal sistema, per esempio invitando di nuovo un collega o verificando un risultato poco chiaro. Durante la dimostrazione segua proprio la risoluzione di quella situazione e chiarisca chi ne sarà responsabile in futuro.