Co to jest e-learning i jak naprawdę wygląda w firmie?

Odpowiedź na pytanie, co to jest e-learning, jest prosta: to nauka, podczas której człowiek zdobywa wiedzę i umiejętności przez internet, korzystając z materiałów cyfrowych, zadań lub kontaktu z prowadzącym. W firmie zalecamy organizować ją jako ciąg kolejnych działań: określić potrzebę, przygotować treści, zaprosić odpowiednich pracowników, sprawdzić opanowanie materiału i zapisać wynik, uwzględniając także powtórki. Proszę sobie wyobrazić, że przełożony zleca Państwu przeniesienie szkoleń pracowników do internetu, ale materiały są u różnych współpracowników i każdy inaczej rozumie ukończenie kursu, dlatego przed wyborem platformy trzeba uzgodnić właśnie te kwestie, ponieważ samo zainstalowanie oprogramowania nie przesądza ani o poprawności treści, ani o obowiązkach poszczególnych osób.

Co to jest e-learning w codziennej pracy firmy?

E-learning w firmie to sposób organizowania zdobywania wiedzy i umiejętności przez internet, a jego treści powinny wiązać się z pracą, którą pracownik ma umieć wykonać po szkoleniu. Definicja Cedefopu obejmuje wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych do zdobywania wiedzy, umiejętności, wartości i kompetencji przez internet; w objaśnieniu wymieniono także kursy online, fora i wideokonferencje, więc może chodzić zarówno o materiał do nauki we własnym tempie, jak i rozmowę z prowadzącym, natomiast zadaniem Państwa firmy jest wybranie sposobu nauki odpowiedniego do konkretnej potrzeby i zrozumiałej metody sprawdzenia wyniku.

W uczeniu się na odległość akcent pada na coś innego: Cedefop wyjaśnia je jako naukę, w której prowadzący i uczestnicy są fizycznie rozdzieleni i korzystają z różnych zasobów oraz technologii do komunikacji, pracując jednocześnie lub każdy w swoim czasie. Taka nauka może wykorzystywać również książki i korespondencję listowną. Jeśli planują Państwo szkolenie pracowników, to rozróżnienie pomaga precyzyjniej postawić pytanie: czy ludzie mają opanować treści przez internet, czy trzeba zapewnić naukę współpracownikom w różnych miejscach, ponieważ w drugim przypadku wybór dotyczy także komunikacji, dostępności prowadzącego i możliwości wspólnego omówienia zadań, a nie tylko umieszczenia materiału na stronie internetowej.

Pojedynczy kurs w witrynie zalecamy traktować jako część firmowego procesu szkoleniowego: przed nim trzeba określić odbiorców i oczekiwany rezultat, a po nim przewidzieć czas na pytania i w razie potrzeby również sprawdzian praktyczny. Na przykład jeśli nowy współpracownik ma nauczyć się rozpatrywać zgłoszenie klienta, mogą Państwo wyjaśnić w kursie kolejność działań i przedstawić sytuacje do analizy, natomiast przełożony może obserwować próbę wykonania zadania w pracy; w ten sposób od razu staje się jasne, którą część szkolenia chcą Państwo zapewnić online, a do której potrzebny jest człowiek, przy czym mogą Państwo zachować bezpośrednią rozmowę tam, gdzie wymaga jej zamierzony cel.

Jaki format e-learningu wybrać?

Format wybiera się na podstawie czynności, której chcą Państwo nauczyć, oraz tego, czy uczestnicy potrzebują rozmowy z prowadzącym w konkretnym momencie; sam zwyczaj zamieniania wszystkiego w filmy nie uzasadnia takiego wyboru. W uczeniu synchronicznym prowadzący i uczestnicy pracują jednocześnie, natomiast w uczeniu asynchronicznym prowadzący i uczestnicy nie przebywają w jednym miejscu w tym samym czasie, a taka nauka odbywa się zwykle online, bez interakcji w czasie rzeczywistym. Planując pierwszy kurs, powinni Państwo zapisać, gdzie potrzebna jest natychmiastowa odpowiedź na pytanie, a którą część uczestnik mógłby opanować we własnym tempie, ponieważ z tej decyzji wynikają zarówno przygotowanie treści, jak i harmonogram pracy prowadzącego. Ostatnia kolumna tabeli zawiera wymagania, które zalecamy uzgodnić przed szkoleniem, a nie obietnicę, że każdy program już zapisuje te informacje w potrzebny Państwu sposób.

Udział w zajęciach i sprawdzoną wiedzę należy ewidencjonować oddzielnie. Jeśli przełożony musi upewnić się, że pracownik posiada konkretną umiejętność, powinni Państwo przewidzieć zadanie, w którym ją zaprezentuje, i wyznaczyć oceniającego, a jeśli celem jest zapoznanie ze zmianami, najpierw uzgodnić, co zostanie uznane za wystarczające zrozumienie; w przeciwnym razie prowadzący, administrator i pracownik mogą inaczej rozumieć to samo oznaczenie ukończenia, mimo że wszyscy wykonają swoje początkowe instrukcje.

Kształcenie mieszane w rozumieniu Cedefopu łączy szkolenie stacjonarne pod kierunkiem prowadzącego z działaniami online lub uczeniem się na odległość, dlatego pozwala przewidzieć w jednym programie różne zadania bez narzucania wszystkim jednego formatu. Mogą Państwo na przykład najpierw udostępnić objaśnienie do nauki we własnym tempie, następnie zaplanować zajęcia praktyczne, a po nich krótki sprawdzian, wskazując osobę odpowiedzialną za każdą część. Zalecamy zacząć od takiego podziału zadań i dopiero potem ustalać ilość materiałów wideo, tekstu czy testów, ponieważ estetycznie przygotowany materiał nie odpowiada jeszcze na pytanie, czego dokładnie chcą Państwo za jego pomocą nauczyć.

Kto za co odpowiada w firmie?

Odpowiedzialność za szkolenia warto podzielić przed umieszczeniem materiałów w systemie: kierownik działu kadr lub osoba kierująca szkoleniami określa, komu potrzebny jest kurs i jakiego rezultatu w pracy się po nim oczekuje, natomiast specjalista z danej dziedziny zatwierdza treści. Autorowi kursu należy powierzyć przygotowanie objaśnień i zadań tak, aby współpracownik rozumiał je bez obecności autora, a oddzielnie wskazać osobę uprawnioną do zatwierdzenia publikacji. Dzięki temu już podczas przygotowań będzie wiadomo, do kogo wrócić z błędnym objaśnieniem i kto może rozstrzygnąć, czy pytanie sprawdzające rzeczywiście odpowiada wiedzy potrzebnej w pracy. Zalecamy uwzględnić ten podział także w Państwa planie projektu, ponieważ umieszczenie kursu w systemie nie oznacza jeszcze, że ktoś sprawdził opisany w nim sposób wykonywania pracy, zatwierdził odpowiedzi lub zobowiązał się do kolejnych poprawek.

Zwykle nie tworzymy treści szkoleniowych: odpowiadają za nie specjaliści klienta, natomiast my tworzymy platformę i zapewniamy jej utrzymanie. Jeśli powierzają Państwo dostawcy prace techniczne, w swoim zespole i tak powinni Państwo wskazać osobę odpowiedzialną za treści i zarezerwować jej czas na przegląd; możemy omówić sposób rozmieszczenia informacji na platformie, ale decyzja o prawidłowym opisie Państwa procesu pracy powinna należeć do osoby, która ten proces zna.

Po uruchomieniu klient wybiera administratora platformy, jednak zwykle to my zajmujemy się administrowaniem i z naszego doświadczenia zajmuje ono 20–30 godzin miesięcznie. Jest to obserwacja z naszej pracy, a nie gwarantowany nakład czasu dla Państwa projektu. Przed rozpoczęciem współpracy powinni Państwo określić, jakie zadania będzie wykonywał administrator, jakie decyzje podejmie Państwa zespół i jak będą Państwo zgłaszać zmiany, ponieważ pozwoli to odróżnić zadanie techniczne od kwestii dotyczącej treści; poprawienie błędnej odpowiedzi w sprawdzianie i problem z dostępem pracownika wymagają różnych osób odpowiedzialnych, nawet jeśli oba zgłoszenia początkowo trafiają do tej samej osoby i w obu przypadkach pracownik mówi, że kurs nie działa.

Bezpośredniemu przełożonemu zalecamy powierzyć uzgodnienie czasu na naukę i rozmowę o wyniku, a zespołowi IT jasno wyznaczyć zadania związane z dostępem i systemami firmy, aby uczestnik nie musiał sam szukać osoby, do której powinien napisać. Wyobraźmy sobie firmę z pięćdziesięcioma pracownikami, w której specjalistka ds. kadr jednocześnie koordynuje szkolenia, zbiera materiały, tworzy kurs i rejestruje uczestników: w tym przykładzie jedna osoba pełni cztery role, jednak kierownik danego obszaru nadal musi zatwierdzić poprawność treści; nazwy ról nie wymagają czterech nowych etatów; pomagają rzetelnie zaplanować pracę jednej koleżanki i określić, które decyzje może podejmować sama.

Oddzielnie powinni Państwo uzgodnić, kto przejrzy kurs po zmianie sposobu wykonywania pracy i kto przejmie ten obowiązek podczas nieobecności współpracownika, ponieważ początkowe zatwierdzenie treści nie rozstrzyga kwestii ich późniejszego utrzymywania; na przykład inicjatorowi zmiany mogą Państwo powierzyć poinformowanie osoby odpowiedzialnej za szkolenia, a specjaliście z danej dziedziny zlecić sprawdzenie objaśnień i zadań przed przypisaniem poprawionego kursu następnej grupie. Zalecamy zapisać to ustalenie wraz z celem kursu, aby później było jasne zarówno to, kto odpowiada za przegląd, jak i co go uzasadnia, a publikacja nowego materiału nie stała się decyzją podejmowaną przez administratora tylko dlatego, że ma dostęp.

Jak przebiega cykl szkolenia pracowników?

Cykl szkoleniowy zaczyna się od konkretnej potrzeby związanej z pracą: czego pracownik jeszcze nie potrafi, jakie treści mu Państwo udostępnią i jak sprawdzą Państwo, czy po ich opanowaniu umie wykonać zadanie. Wyobraźmy sobie wdrożenie nowego pracownika obsługi klienta: kierownik obszaru zatwierdza objaśnienie dotyczące rozpatrywania zgłoszeń, koordynator szkoleń określa potrzebny kurs na podstawie stanowiska, uzgadnia z bezpośrednim przełożonym czas na jego ukończenie i wysyła zaproszenie. Po zadaniu sytuacyjnym pracownik omawia odpowiedź z przełożonym, a koordynator zapisuje wynik i zaznacza, czy potrzebne jest dodatkowe objaśnienie; w tym przykładzie obejrzenie kursu to tylko część wdrożenia do pracy.

W innym wymyślonym przykładzie firma sama wprowadza obowiązkowe szkolenie przypominające dotyczące swojej procedury obsługi zgłoszeń klientów, a osoba odpowiedzialna za treści przed kolejną grupą sprawdza, czy odpowiadają one aktualnemu procesowi. Koordynator musi wtedy wskazać uczestników i termin, uzgodnić przypomnienie oraz przewidzieć działania na wypadek nieukończenia zadania lub popełnienia błędu w sprawdzianie, natomiast przełożony powinien pomóc znaleźć czas na powtórkę. Po zapisaniu wyniku powinni Państwo określić kolejny termin przeglądu lub zdarzenie, które go wywoła, na przykład zmianę sposobu wykonywania pracy, aby powtórne szkolenie wiązało się z konkretną potrzebą. Częstotliwość w tym przykładzie jest wyborem firmy, a nie wymogiem prawa.

Obowiązkowe szkolenie BHP

W zakresie BHP harmonogramu i treści nie można ustalać wyłącznie pod kątem wygody firmy: zasady określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2024 r. poz. 1327). Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy. Instruktaż ogólny przed dopuszczeniem do pracy odbywają nowo zatrudnieni pracownicy, studenci na praktykach i uczniowie odbywający praktyczną naukę zawodu; program ramowy przewiduje co najmniej 3 godziny lekcyjne po 45 minut. Instruktaż stanowiskowy jest wymagany przed rozpoczęciem pracy na stanowisku robotniczym lub innym, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne. Trzeba go również zapewnić pracownikom przenoszonym na takie stanowiska, uczniom odbywającym praktyczną naukę zawodu i studentom na praktykach. Pracownik wykonujący pracę na kilku takich stanowiskach odbywa go na każdym z nich. Długość instruktażu zależy od przygotowania zawodowego, stażu pracy oraz rodzaju pracy i zagrożeń. Po zmianie warunków technicznych lub organizacyjnych na takim stanowisku potrzebny jest kolejny instruktaż, dostosowany tematem i długością do zmian. Szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane przy podjęciu pracy na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy bezpośrednio po poprzedniej umowie o pracę. Osobnym obowiązkiem są szkolenia okresowe; podobnie jak szkolenie wstępne odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Dlatego ogólne zapoznanie nowego pracownika z firmą oraz szkolenie wymagane przez te przepisy powinni Państwo zaplanować jako odrębne zadania z jasno określoną treścią i sposobem realizacji. Szkolenia okresowe na stanowiskach robotniczych mają formę instruktażu i odbywają się co najmniej raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych — co najmniej raz w roku. Pracodawcy, osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni, pracownicy służby BHP oraz pozostali pracownicy objęci obowiązkiem ze względu na narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne albo odpowiedzialność za BHP odbywają szkolenia co najmniej raz na 5 lat, w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego. Dla pracowników administracyjno-biurowych maksymalny odstęp wynosi 6 lat. Mogą oni być zwolnieni ze szkoleń okresowych, jeśli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy o kategorii ryzyka w ubezpieczeniu wypadkowym nie wyższej niż trzecia, a ocena ryzyka nie wskazuje potrzeby szkolenia. Zwolnienie nie obejmuje pracy zdalnej uzgodnionej z pracownikiem, ale może obejmować okazjonalną pracę zdalną do 24 dni w roku kalendarzowym. Prac szczególnie niebezpiecznych nie wolno wykonywać zdalnie. Pierwsze szkolenie okresowe należy odbyć w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy w przypadku pracodawców i osób kierujących pracownikami, a w przypadku pozostałych grup objętych obowiązkiem — w ciągu 12 miesięcy. Jeśli kategoria ryzyka wzrośnie powyżej trzeciej lub ocena ryzyka wykaże konieczność szkolenia osoby wcześniej zwolnionej, pracodawca ma na nie do 6 miesięcy od zmiany kategorii lub dokonania oceny. Częstotliwość i czas trwania szkoleń ustala pracodawca po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, uwzględniając rodzaj i warunki pracy; może skrócić wskazane odstępy. Instruktaż stanowiskowy prowadzi na danym stanowisku pracodawca lub wyznaczona osoba kierująca pracownikami, pod warunkiem posiadania odpowiednich kwalifikacji, doświadczenia zawodowego i przeszkolenia w metodach prowadzenia instruktażu. Program ramowy dla stanowisk robotniczych przewiduje co najmniej 8 godzin lekcyjnych po 45 minut, w tym pokaz, próbę wykonania pracy i pracę pod nadzorem. Dla pracowników administracyjno-biurowych narażonych na czynniki uciążliwe przewidziano co najmniej 2 takie godziny; dla pokazu, próby wykonania pracy i pracy pod nadzorem w tej kolumnie programu nie podano liczby godzin. Pracownik biurowy bez narażenia na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne nie podlega obowiązkowi instruktażu stanowiskowego. Instruktaż kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności przed dopuszczeniem do pracy na stanowisku. Od 12 grudnia 2025 r. pracownik i kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają odpowiednio odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy na papierze lub elektronicznie. Potwierdzenie papierowe składa się na piśmie w karcie szkolenia wstępnego; przy elektronicznym pracodawca umieszcza adnotację w miejscu podpisu i dołącza dokument elektroniczny z potwierdzeniem lub jego odwzorowanie. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora, który po jego zdaniu wydaje zaświadczenie. Kartę wraz z załącznikami oraz odpis zaświadczenia przechowuje się w części B akt osobowych, przez okres zatrudnienia i przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało, chyba że odrębne przepisy wymagają dłuższego okresu. Sam wynik testu online nie zastępuje ani instruktażu stanowiskowego, ani egzaminu i zaświadczenia po szkoleniu okresowym, dlatego w takim cyklu powinni Państwo uwzględnić zarówno część praktyczną, jak i odpowiednią dokumentację, zamiast zakładać, że sam wynik testu online spełnia wszystkie wymagania.

Przepisy obowiązujące od 12 grudnia 2025 r. pozwalają potwierdzać na papierze lub elektronicznie odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie do pracy. Pracownik i kierownik komórki organizacyjnej dokonują odpowiednich potwierdzeń w karcie szkolenia wstępnego; przy formie papierowej składają je na piśmie, a przy elektronicznej pracodawca umieszcza adnotację w miejscu podpisu i dołącza elektroniczne potwierdzenie lub jego odwzorowanie. Kodeks pracy pozwala też prowadzić akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej. Zmiana zasad potwierdzania instruktażu nie zmieniła zasad wydawania zaświadczeń po szkoleniu okresowym: nadal potrzebne są egzamin przed komisją powołaną przez organizatora oraz wydane przez niego zaświadczenie, którego odpis trafia do akt osobowych. Możliwość elektronicznego potwierdzenia nie przesądza o formie samego szkolenia. Rozporządzenie dopuszcza samokształcenie kierowane w szkoleniach okresowych grup innych niż pracownicy na stanowiskach robotniczych: materiały mogą być przekazywane pocztą lub przez internet, ale trzeba zapewnić konsultacje z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Szkolenia okresowe na stanowiskach robotniczych mają formę instruktażu. Kodeks pracy przewiduje szczególny przypadek szkolenia wstępnego: osoba przyjmowana na stanowisko administracyjno-biurowe może odbyć je w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, jeśli pracę zdalną uzgodniono przy zawieraniu umowy o pracę; ukończenie potwierdza na papierze lub elektronicznie. Ten wyjątek nie obejmuje stanowisk robotniczych, a prac szczególnie niebezpiecznych nie wolno wykonywać zdalnie. Poza tym szczególnym przypadkiem instruktaż stanowiskowy na stanowiskach objętych obowiązkiem odbywa się na stanowisku pracy, obejmuje pokaz i próbę wykonania pracy oraz kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności. Dlatego zalecamy oddzielnie uzgodnić z osobą uprawnioną do prowadzenia instruktażu naukę teorii, pokaz praktyczny i dokumenty; oznaczenie ukończenia na platformie nie wystarcza do spełnienia wszystkich tych obowiązków.

Co zapisywać po szkoleniu i dlaczego?

Przed rozpoczęciem kursu powinni Państwo uzgodnić, co oznacza ukończenie i jakie informacje chcą Państwo później widzieć: uczestnika, kurs, datę realizacji, ocenę i liczbę prób, jeśli sprawdzian można powtarzać. Na przykład jeśli pracownik najpierw popełnia błąd w zadaniu sytuacyjnym, a po objaśnieniu wykonuje je poprawnie, trzeba ustalić, jak odróżnią Państwo pierwszą próbę od wyniku końcowego i czy przełożony powinien porozmawiać o błędzie. Oznaczenie musi być zrozumiałe także później, inaczej staje się tylko odhaczoną pozycją potwierdzającą, że ktoś otworzył kurs. W przeciwnym razie jedna osoba może rozumieć słowo „ukończony” jako przeczytany tekst, inna jako zaliczony sprawdzian, a Państwo na podstawie zbiorczego raportu nie ustalą, czy obie rzeczywiście wykonały takie samo zadanie.

Stworzyliśmy platformę szkoleniowo-egzaminacyjną łotewskiej Państwowej Służby Ochrony Roślin, do której można zalogować się wyłącznie przez łotewski portal państwowy Latvija.gov.lv. Jej kalendarz obejmuje sześć programów w 69 lokalizacjach, a tożsamość uczestnika jest tam powiązana z wynikiem już podczas logowania; firma z jednym biurem może nie potrzebować tak rygorystycznego logowania, ale pytanie pozostaje takie samo: najpierw powinni Państwo określić, jak powiążą uczestnika swoich szkoleń z wynikiem i kto sprawdzi to powiązanie. Jeśli jeden współpracownik musi pomóc drugiemu otworzyć kurs, należy również uzgodnić zasady udzielania pomocy, aby wynik sprawdzianu nadal był przypisany właściwej osobie; szerzej o organizacji takiej ewidencji pisaliśmy w artykule o systemie zarządzania nauczaniem, czyli LMS.

Jeśli w ofercie wymieniono SCORM, xAPI lub profil cmi5, powinni Państwo poprosić o wyjaśnienie, jak w konkretnym rozwiązaniu uzyskają wcześniej uzgodniony zapis realizacji kursu: inicjatywa ADL, twórca SCORM, zakończyła działalność, IEEE 9274.1.1-2023 standaryzuje xAPI, a specyfikacja profilu cmi5 opisuje interoperacyjną komunikację między systemem zarządzania nauczaniem a przypisywanymi jednostkami szkoleniowymi, w tym uruchamianie, przepływ danych i raportowanie. Sama znajomość skrótu nie wystarcza. Powinni Państwo poprosić o pokazanie wyniku potrzebnego do Państwa zadania z udziałem uczestnika testowego, a kwestie technicznego przygotowania samego materiału zgłębić w artykule o tym, jak powstaje kurs e-learningowy, aby w rozmowie o platformie nie zagubił się cel szkolenia.

Ocena powiązana z imieniem i nazwiskiem pracownika stanowi dane osobowe, ponieważ definicja zawarta w RODO obejmuje informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie, natomiast zasada ograniczenia przechowywania przewiduje przechowywanie informacji pozwalających zidentyfikować osobę tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celu przetwarzania, z uwzględnieniem wyjątków określonych w rozporządzeniu. Dlatego dla każdego rodzaju zapisów powinni Państwo określić okres przechowywania, jego uzasadnienie i osobę odpowiedzialną za przegląd, a także uzgodnić, kto będzie miał dostęp do informacji; nie zalecamy automatycznego stosowania jednego okresu do wyników wszystkich kursów, ponieważ w konkretnym przypadku trzeba ocenić zarówno cel szkolenia, jak i obowiązujące wymagania dotyczące dokumentowania.

Na co przeznacza się czas i pieniądze zaplanowane na e-learning?

Pierwsza pozycja budżetu to praca do momentu pierwszej próby: specjalista musi przygotować lub przejrzeć treści, autor stworzyć zrozumiałe objaśnienie i zadania, a ktoś z przewidywanych uczestników sprawdzić, czy instrukcje da się wykonać bez dodatkowej pomocy. Jeśli dysponują Państwo tylko prezentacją, należy poprosić o oszacowanie także brakujących przykładów, odpowiedzi i sprawdzianu, zamiast utożsamiać istnienie pliku z gotowym kursem do nauki we własnym tempie, ponieważ czas trwania jednej godziny nauki nie jest wyceną prac nad kursem; aby otrzymać uzasadnioną wycenę, powinni Państwo pokazać materiały wyjściowe, wskazać odbiorców i uzgodnić, jaki rezultat będą musieli zaprezentować.

Stworzenie nowego systemu Moodle kosztuje u nas od 15 000 €, a za utrzymanie i rozwój istniejącego systemu pobieramy 50 € za godzinę. Cenę naszej usługi tworzenia systemów Moodle należy porównać z zakresem prac potrzebnych w Państwa projekcie i oddzielnie zaplanować przygotowanie treści, ponieważ cena początkowa nie jest ostateczną wyceną dowolnego pomysłu, a stworzenie platformy nie obejmuje całego projektu szkoleniowego. Przed zatwierdzeniem budżetu powinni Państwo poprosić o pisemne rozdzielenie początkowego wdrożenia, późniejszych prac technicznych i zadań wykonywanych przez Państwa współpracowników, aby kierownictwo mogło ocenić zarówno ofertę dostawcy, jak i wewnętrzne obciążenie firmy oraz zdecydować, co uwzględnić w pierwszym etapie.

Oprogramowanie Moodle jest dostępne na licencji GNU GPL, jednak planując instalację na Państwa serwerze, należy oddzielnie uwzględnić w budżecie instalację, dostosowanie i późniejsze utrzymanie, zamiast traktować warunki licencji jako opis kosztów całego projektu. Do porównania z ofertą najmu powinni Państwo przyjąć taki sam planowany okres działania i jednakowe wymagania, a jeśli wysokość opłaty za najem zależy od użytkowników, ustalić, które konta dostawca wlicza; zalecamy oceniać wybór wraz z możliwościami Państwa zespołu w zakresie zarządzania systemem, ponieważ praca administratora będzie oznaczać albo czas Państwa współpracowników, albo godziny dostawcy (jak wspomnieliśmy, po uruchomieniu zwykle zajmujemy się tym my i z naszego doświadczenia jest to 20–30 godzin miesięcznie), natomiast pracę osoby odpowiedzialnej za treści w każdym przypadku trzeba uwzględnić w Państwa planie pracy. Dlatego należy poprosić o wskazanie w ofercie zarówno wybranej wersji i okresu jej wsparcia, jak i przewidywanych prac związanych z utrzymaniem oraz osoby, która będzie pilnować kolejnego przejścia na nową wersję, aby decyzja opierała się na możliwym do sprawdzenia zakresie.

Czas pracowników i przełożonych powinni Państwo ująć w tym samym planie co prace dostawcy: uczestnik musi mieć możliwość opanowania materiału, zadania pytań i wykonania zadania, a przełożony powinien zarezerwować chwilę na omówienie wyniku lub obserwację praktycznego działania. Jeśli podczas próby ktoś zatrzyma się przy niezrozumiałym objaśnieniu, należy zapisać również czas poświęcony na pomoc i poprawić konkretne miejsce przed kolejną grupą, zamiast po prostu skracać okres przeznaczony na kurs. Zalecamy oceniać koszty całego tak zorganizowanego cyklu szkoleniowego; dopiero po próbie będą Państwo mieli własne obserwacje dotyczące tego, gdzie potrzebna jest praca autora, administratora lub przełożonego.

Kiedy e-learning nie jest najodpowiedniejszym rozwiązaniem?

Jeśli umiejętność trzeba zaprezentować manualnie na konkretnym stanowisku pracy, zalecamy zaplanować szkolenie praktyczne i ocenę właśnie tam, a na część online przeznaczyć objaśnienia i przygotowanie, które uczestnik może wykonać wcześniej. Na przykład w planowanym szkoleniu z obsługi narzędzia mogą Państwo wyjaśnić w kursie kolejność czynności, natomiast prowadzącemu zlecić obserwację ich wykonania z użyciem narzędzia. Należy potwierdzać tylko tę umiejętność, którą sprawdzian rzeczywiście obejmuje. Taki podział pomaga precyzyjniej określić zadanie każdej części i zachować pracę stacjonarną tam, gdzie wybrany przez Państwa rezultat wymaga praktycznego pokazu, pytań dotyczących wykonania i oceny prowadzącego.

Za podejściem mieszanym przemawiają także dane z badań: w metaanalizie Departamentu Edukacji USA z 2010 roku uczestnicy uczący się online uzyskiwali przeciętnie nieco lepsze wyniki niż podczas nauki stacjonarnej, a w porównaniach z nauką stacjonarną różnica była większa dla kształcenia mieszanego niż dla nauki wyłącznie online. Wyniki pochodziły jednak głównie z innych środowisk, na przykład kształcenia medycznego i szkolnictwa wyższego, i nie należy zamieniać ich w obietnicę konkretnej korzyści w Państwa firmie. Zalecamy wykorzystać ten wniosek jako podstawę próby, w której połączą Państwo teorię z praktyczną pracą i ocenią wcześniej określony rezultat, zamiast wybierać format wyłącznie na podstawie ogólnego twierdzenia o jego przewadze.

W przypadku bardzo małej grupy należy najpierw porównać nakład pracy przygotowawczej z możliwością wspólnego omówienia potrzebnego tematu: jeśli na przykład pięciu współpracowników ma jednorazowo poznać jedną procedurę pracy, zalecalibyśmy zacząć od zajęć z prowadzącym i zrozumiałego materiału do późniejszego użytku. To przykład uzasadnienia wyboru, a nie graniczna liczba pracowników. Jeśli te same objaśnienia będą potrzebne także kolejnym współpracownikom lub kilku grupom, warto rozważyć kurs do nauki we własnym tempie, ale przed jego stworzeniem wskazać osobę, która będzie śledzić zmiany procedury; jeśli takiej osoby nie ma, nie należy tworzyć takiego kursu: po pierwszej zmianie procedury będzie uczył nieaktualnego sposobu pracy i lepiej pozostać przy zajęciach z prowadzącym oraz aktualnym materiale, o który ktoś już dba.

Również dostęp należy sprawdzić z osobami z konkretnej grupy: jeśli nie mają komputera w miejscu pracy, powinni Państwo uzgodnić, na jakim urządzeniu, gdzie i kiedy będą mogli ukończyć kurs, albo wybrać zajęcia z prowadzącym. Powiadomienie o kursie należy traktować jako zaproszenie, a nie dowód, że warunki do nauki już zapewniono, i podczas próby sprawdzić zarówno dostęp, jak i możliwość zrozumienia zadania oraz uzyskania pomocy. Jeśli te kwestie nie są jeszcze rozwiązane, mogą Państwo opisać nam swój pomysł na szkolenie, wskazując pracę uczestników, dostępne materiały i oczekiwany rezultat; wtedy rozmowę o rozwiązaniu technicznym będzie można oprzeć na konkretnej sytuacji, oceniając również, które części zachować w formacie stacjonarnym.

Jak wdrożyć e-learning w firmie, zaczynając od jednej próby?

Warto zacząć od jednego kursu, jednej jasno określonej grupy uczestników i jednego obserwowalnego rezultatu w pracy, zanim zdecydują Państwo, jakiej platformy używać w całej firmie; taka próba wymaga przede wszystkim treści, osoby odpowiedzialnej i uzgodnionego sprawdzianu. Od strony technicznej do próby zwykle wystarczy to, czym już Państwo dysponują: dokument lub film we współdzielonym folderze, zajęcia online i tabela, w której koordynator zapisuje uczestnika, datę oraz wynik sprawdzianu; właśnie to, co w tej tabeli staje się trudne do utrzymania, pokazuje później, czego naprawdę potrzeba od platformy. Na przykład zespołowi obsługi klienta mogą Państwo zlecić prawidłowy wybór kolejnej czynności w konkretnej sytuacji związanej ze zgłoszeniem, wcześniej uzgadniając sposób oceny odpowiedzi i objaśnienie, które uczestnik otrzyma w razie błędu; warto zachować również pytania pojawiające się podczas nauki, ponieważ będzie można wykorzystać je do poprawienia treści; dzięki temu wynikiem próby będzie konkretna decyzja o usprawnieniach, a nie tylko wrażenie, że nowy kurs wygląda zadowalająco.

Jak odróżnić zadowolenie od opanowania materiału i wyniku w pracy

Model Kirkpatricka proponuje cztery poziomy oceny: reakcję, uczenie się, zachowanie i wyniki, a pierwsze dwa pomagają odróżnić to, czy uczestnicy uważają doświadczenie za użyteczne, angażujące i odpowiednie do pracy, od zdobycia zamierzonej wiedzy, umiejętności, postawy, pewności siebie i zaangażowania. Dlatego podczas praktycznej próby powinni Państwo oddzielnie zapytać, czy kurs był związany z pracą i zrozumiały, oraz oddzielnie ocenić zadanie wykonywane po szkoleniu. Dobra ocena w ankiecie nie dowodzi jeszcze, że uczestnik potrafi wykonać zadanie. Jeśli współpracownik mówi, że materiał mu się podobał, ale w zadaniu sytuacyjnym wybiera błędne działanie, osoba odpowiedzialna za treści ma konkretny powód, aby przejrzeć objaśnienie, przykład lub sam sprawdzian.

Trzeci poziom to zachowanie, czyli stopień, w jakim ludzie wykonują istotne działania w swoim środowisku pracy, otrzymują w tym wsparcie i odpowiadają za ich realizację, natomiast czwarty ocenia, w jakim stopniu doświadczenie szkoleniowe i wsparcie w wykonywaniu pracy pomagają osiągnąć zamierzone wyniki organizacji. W naszym przykładzie obsługi klienta przełożony powinien po szkoleniu obserwować konkretne działania w pracy i omówić przeszkody, zamiast poprzestawać na teście w kursie, natomiast jako wskaźnik wyniku można wybrać to, czy zgłoszenia rzadziej trzeba zwracać do poprawy. Jeśli jednocześnie zmieniają Państwo także samą procedurę lub organizację pracy, należy zapisać te zmiany, aby w ocenie nie przypisywać kursowi wszystkiego, co wydarzyło się w firmie po jego wdrożeniu.

Kiedy zdecydować o platformie

Kwestią platformy warto zająć się wtedy, gdy próba pomogła wskazać powtarzalne zadania i potrzebne informacje: komu przypiszą Państwo kurs, kto będzie pilnował terminu, jak sprawdzą Państwo wynik i jak wykorzystają go w kolejnym cyklu szkoleniowym, a wówczas będą mogli Państwo rozważyć wybór platformy szkoleniowej na podstawie konkretnych wymagań i poprosić dostawcę o demonstrację rozwiązania z Państwa materiałem. Na rozmowę warto przynieść wypróbowany kurs, pytania uczestników i jedną sytuację, w której koordynator musiał zainterweniować sam, poza systemem, na przykład ponownie zaprosić współpracownika lub sprawdzić niejasny wynik; podczas demonstracji powinni Państwo prześledzić rozwiązanie właśnie tej sytuacji i ustalić, kto będzie za nią odpowiadał w przyszłości.