Hva er e-læring, og hvordan foregår det egentlig i bedriften?

Svaret på spørsmålet hva er e-læring, er enkelt: Det er opplæring der en person tilegner seg kunnskap og ferdigheter via internett, ved hjelp av digitale materialer, oppgaver eller kontakt med en underviser. I bedriften anbefaler vi å organisere dette som et sammenhengende arbeid: avklare behovet, forberede innholdet, invitere de aktuelle ansatte, kontrollere læringen og lagre resultatet, og også planlegge repetisjon. Se for deg at lederen ber deg flytte opplæringen av ansatte til nettet, men at materialene ligger hos forskjellige kolleger og alle har ulik forståelse av hva et fullført kurs betyr; derfor må dere avklare nettopp disse spørsmålene før dere velger plattform, siden installasjon av programvare i seg selv verken sikrer at innholdet er riktig eller fastsetter hvem som har hvilke oppgaver.

Hva er e-læring i bedriftens hverdag?

E-læring i bedriften er en måte å organisere tilegnelse av kunnskap og ferdigheter på nettet på, og innholdet bør knyttes til arbeidet den ansatte skal kunne utføre etter opplæringen. Cedefops definisjon omfatter bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi for å tilegne seg kunnskap, ferdigheter, verdier og kompetanse på nettet; forklaringen nevner også nettkurs, forum og videokonferanser, så det kan dreie seg om både materialer for læring i eget tempo og samtaler med en underviser, mens bedriftens oppgave er å velge en læringsform som passer til det konkrete behovet og en forståelig kontroll av resultatet.

I fjernundervisning ligger vekten et annet sted: Cedefop beskriver dette som opplæring der underviseren og deltakerne er fysisk atskilt og bruker ulike ressurser og teknologier til å kommunisere, enten samtidig eller på forskjellige tidspunkter. Slik opplæring kan også bruke bøker og brevveksling. Når du planlegger opplæring av ansatte, hjelper forskjellen deg å stille et mer presist spørsmål: Skal folk tilegne seg innhold på nettet, eller skal du legge til rette for opplæring av kolleger på forskjellige steder, siden valget i det siste tilfellet også gjelder kommunikasjon, underviserens tilgjengelighet og muligheten til å drøfte oppgaver sammen, og ikke bare å legge materialer på et nettsted.

Vi anbefaler å vurdere et enkelt kurs på nettstedet som én del av bedriftens opplæring: Før kurset må målgruppen og det ønskede resultatet avklares, og etterpå må det settes av tid til spørsmål og ved behov også en praktisk kontroll. Hvis en ny kollega for eksempel skal lære å behandle en kundehenvendelse, kan du forklare framgangsmåten i kurset og gi situasjoner som skal analyseres, mens lederen kan observere en utprøving i arbeidet; slik blir det straks tydelig hvilken del av opplæringen du vil gjennomføre på nettet og hvilken som krever et menneske, samtidig som du kan beholde samtalen ansikt til ansikt der den er nødvendig for det du vil oppnå.

Hvilket format bør du velge for e-læring?

Du velger format ut fra handlingen du vil lære bort, og om deltakerne trenger en samtale med underviseren på et bestemt tidspunkt; vanen med å gjøre alt om til video er i seg selv ingen begrunnelse for valget. Ved synkron opplæring arbeider underviseren og deltakerne samtidig, mens underviseren og deltakerne ved asynkron opplæring ikke er samlet på samme sted til samme tid, og slik opplæring foregår vanligvis på nettet uten samhandling i sanntid. Når du planlegger det første kurset, bør du skrive ned hvor det trengs umiddelbare svar på spørsmål og hvilken del en person kan gjennomføre i eget tempo, siden denne beslutningen styrer både forberedelsen av innholdet og underviserens arbeidsplan. Den siste kolonnen i tabellen er et krav vi anbefaler å avklare før opplæringen, og ikke et løfte om at ethvert program allerede lagrer informasjonen slik du trenger.

Registrer deltakelse i undervisningen og kontrollert kunnskap hver for seg. Hvis lederen må forsikre seg om en bestemt ferdighet, bør du planlegge en oppgave der personen viser ferdigheten og bestemme hvem som skal vurdere den, mens du, hvis målet er å informere om endringer, først bør avklare hva som regnes som tilstrekkelig forståelse; ellers kan underviseren, administratoren og den ansatte tolke den samme fullføringsmarkeringen forskjellig, selv om alle har fulgt instruksene de opprinnelig fikk.

Blandet læring slik Cedefop definerer det kombinerer veiledet undervisning med fysisk oppmøte og aktiviteter på nettet eller som fjernundervisning, og gjør det derfor mulig å planlegge ulike oppgaver i samme program uten å tvinge alt inn i ett format. Du kan for eksempel først gi en forklaring for læring i eget tempo, deretter planlegge en praktisk økt og så en kort kontroll, med en navngitt ansvarlig for hver del. Vi anbefaler å begynne med denne fordelingen av oppgaver og først etterpå bestemme omfanget av video, tekst eller tester, siden pent utformede materialer ennå ikke svarer på hva du konkret vil lære bort med dem.

Hvem har ansvar for hva i bedriften?

Det lønner seg å fordele ansvaret for opplæringen før materialene legges inn i systemet: Personallederen eller opplæringslederen bestemmer hvem som trenger kurset og hvilket arbeidsresultat det skal føre til, mens fagspesialisten godkjenner innholdet. Gi kursforfatteren ansvar for å lage forklaringer og oppgaver som kollegaen kan forstå uten at forfatteren er til stede, og pek særskilt ut personen som kan godkjenne publisering. Da blir det allerede under forberedelsen synlig hvem som må få tilbake en feilaktig forklaring og hvem som kan avgjøre om et kontrollspørsmål faktisk samsvarer med kunnskapen arbeidet krever. Vi anbefaler også å ta hensyn til denne fordelingen i prosjektplanen, siden det å legge et kurs inn i systemet ennå ikke betyr at noen har kontrollert arbeidsrutinene det beskriver, godkjent svarene eller tatt ansvar for neste retting.

Vi lager vanligvis ikke opplæringsinnholdet: Det har kundens fagspesialister ansvar for, mens vi utvikler plattformen og vedlikeholder den. Selv om du overlater det tekniske arbeidet til leverandøren, må du fortsatt peke ut en innholdsansvarlig i ditt eget team og sette av tid til gjennomgang; vi kan drøfte hvordan informasjonen skal plasseres i plattformen, men avgjørelsen om hva som er en riktig beskrivelse av arbeidsprosessen din må ligge hos personen som kjenner prosessen.

Etter lanseringen velger kunden en plattformadministrator, men vanligvis tar vi oss av administrasjonen, og vår erfaring er at den krever 20–30 timer i måneden. Dette er en observasjon fra vårt arbeid, og ikke et garantert omfang for prosjektet ditt. Før samarbeidet begynner, bør du fastsette hvilke oppgaver administratoren skal utføre, hvilke avgjørelser teamet ditt skal ta og hvordan du skal melde inn endringer, slik at du kan skille en teknisk oppgave fra et innholdsspørsmål; en feilaktig fasit i en test og en ansatts tilgangsproblem krever forskjellige ansvarlige, selv om begge henvendelsene først går til samme person og den ansatte i begge tilfeller sier at kurset ikke fungerer.

Vi anbefaler å gi nærmeste leder ansvar for å avtale tid til opplæringen og samtalen om resultatet, og å gi IT-teamet tydelige oppgaver knyttet til tilgang og bedriftens systemer, slik at deltakeren slipper å finne ut hvem han eller hun skal skrive til. Se for deg en bedrift med femti ansatte, der personalmedarbeideren samtidig koordinerer opplæringen, samler materialer, lager kurset og registrerer deltakere: I dette eksemplet fyller én person fire roller, men faglederen må fortsatt godkjenne at innholdet er riktig; rollenavnene krever ikke fire nye stillinger, men hjelper med å planlegge arbeidsmengden til én kollega realistisk og fastsette hvilke avgjørelser hun kan ta selv.

Avklar særskilt hvem som skal gjennomgå kurset når arbeidsrutinene endres og hvem som overtar oppgaven når kollegaen er borte, siden den opprinnelige innholdsgodkjenningen ikke svarer på spørsmålet om videre oppfølging; du kan for eksempel gi den som tar initiativ til en endring ansvar for å varsle den opplæringsansvarlige, og be fagspesialisten kontrollere forklaringer og oppgaver før det reviderte kurset tildeles neste gruppe. Vi anbefaler å skrive ned denne avtalen sammen med kursmålet, slik at både den ansvarlige og grunnen til gjennomgangen er tydelige senere, og publisering av nytt materiale ikke blir en avgjørelse administratoren tar bare fordi han eller hun har tilgang.

Hvordan foregår opplæringssyklusen for ansatte?

Opplæringssyklusen begynner med et konkret arbeidsbehov: Hva kan den ansatte ennå ikke, hvilket innhold skal du tilby og hvordan skal du kontrollere om personen kan utføre oppgaven etter opplæringen? Se for deg innføringen av en ny kundeservicemedarbeider i arbeidet: Faglederen godkjenner forklaringen om behandling av henvendelser, opplæringskoordinatoren bestemmer nødvendig kurs ut fra stillingen, avtaler tidspunkt for gjennomføring med nærmeste leder og sender en invitasjon. Etter situasjonsoppgaven drøfter den ansatte svaret med lederen, mens koordinatoren lagrer resultatet og noterer om det trengs ytterligere forklaring; i dette eksemplet er gjennomgangen av kurset bare én del av innføringen i arbeidet.

I et annet tenkt eksempel bestemmer bedriften selv at gjentatt opplæring i rutinene for behandling av kundehenvendelser skal være obligatorisk, og den innholdsansvarlige kontrollerer før neste gruppe at innholdet samsvarer med den gjeldende prosessen. Koordinatoren må da bestemme deltakere og frist, avtale en påminnelse og planlegge hva som skjer hvis noen ikke fullfører oppgaven eller svarer feil i kontrollen, mens lederen må hjelpe med å finne tid til repetisjon. Etter at resultatet er lagret, bør du fastsette neste tidspunkt eller hendelse for gjennomgang, for eksempel endringer i arbeidsrutinene, slik at gjentatt opplæring knyttes til et konkret behov. Hyppigheten i dette eksemplet er bedriftens valg, og ikke et lovkrav.

Opplæring som arbeidsmiljøloven krever

Ved opplæring i arbeidsmiljø og sikkerhet kan tidsplanen og innholdet ikke bestemmes bare ut fra hva som passer bedriften: arbeidsmiljøloven § 3-2 pålegger arbeidsgiveren å gjøre ansatte kjent med ulykkes- og helsefarene ved arbeidet og gi nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 8-1 krever at ansatte som bruker utstyr og anlegg eller håndterer varer, stoffer eller produkter, får nødvendig opplæring og øvelse på et språk de forstår, med repetisjon når det er nødvendig. Arbeidstilsynet fører tilsyn og presiserer at opplæringen skal gis før bruken eller håndteringen begynner, med forklaring, demonstrasjon og øvelse. Når risikovurderingen viser at utstyr krever særlig forsiktighet, trengs dokumentert sikkerhetsopplæring. Hold dette atskilt fra arbeidsgiverens personlige HMS-opplæring etter arbeidsmiljøloven § 3-5, som ikke har et lovfestet timetall eller en foreskrevet gjennomføringsmåte, og fra opplæringen av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Opplæringen for disse vervene skal i utgangspunktet vare minst 40 timer; partene kan i særlige tilfeller avtale kortere opplæring når en dokumentert forsvarlighetsvurdering viser at risikoforholdene i virksomheten er lave.

Planlegg derfor den generelle introduksjonen av en ny ansatt til bedriften og opplæringen regelverket krever som separate oppgaver med tydelig fastsatt innhold og gjennomføringsordning. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 8-1 krever at opplæringen gjentas når det er nødvendig, uten et fast intervall. Arbeidstilsynet sier at den skal gis jevnlig og gjentas ved behov, særlig når arbeidet endres. Når risikovurderingen viser at arbeidsutstyr krever særlig forsiktighet, krever forskrift om utførelse av arbeid §§ 10-1 og 10-2 dokumentert sikkerhetsopplæring med både teori og praksis før bruk. Det skal utstedes dokumentasjon på begge delene, som skal være tilgjengelig for verneombudet og vises myndighetene på forespørsel. Ifølge Arbeidstilsynet skal dokumentasjonen inneholde arbeidstakerens navn og fødselsdato, hvilket utstyr opplæringen gjelder, med modell og type, opplæringsdato og navn og eventuelt firma på den som ga opplæringen. Underskrift er ikke påkrevd, men Arbeidstilsynet anbefaler at både arbeidsgiver og arbeidstaker signerer ved intern opplæring. Utstyrsspesifikk opplæring etter § 10-4 skal i tillegg dokumenteres skriftlig med opplysninger om utstyret, hvem som ga opplæringen og hvem som fikk den. Kompetansebevis skal inngå i internkontrollen etter internkontrollforskriften § 5, med dokumentasjon i den formen og det omfanget virksomhetens art, aktiviteter, risiko og størrelse krever. Bestemmelsen fastsetter ingen bestemt lagringstid, så planlegg både den praktiske delen og egnet dokumentasjon i en slik syklus framfor å anta at resultatet av en nettbasert test alene oppfyller alle kravene.

Etter forskrift om utførelse av arbeid § 10-2 skal det gis både teoretisk og praktisk sikkerhetsopplæring og utstedes dokumentasjon på begge delene; en fullføringsmarkering i plattformen er ikke tilstrekkelig alene. Arbeidstilsynet opplyser at underskrift ikke er påkrevd, men anbefaler at arbeidsgiver og arbeidstaker signerer dokumentasjon av intern opplæring. For arbeid i høyden advarer tilsynet om at et rent teorikurs ikke dekker kravet til begge delene, og at kursbevis kan underkjennes hvis det ikke kan spores hvem som ga opplæringen, hvilket innhold og pensum den hadde, og om praksiskravet er oppfylt. Arbeidsgiverens egen HMS-opplæring etter arbeidsmiljøloven § 3-5 har ingen foreskrevet gjennomføringsmåte: Et nettkurs er ikke utelukket, men gjennomføringen må dokumenteres skriftlig med opplæringens innhold. Vi anbefaler derfor å avklare teoriopplæring, praktisk demonstrasjon og dokumentasjon med arbeidsgiveren, som har ansvaret. Verneombudet skal ha tilgang til dokumentasjonen etter § 10-2; virksomheter med fem eller flere ansatte skal ha minst ett verneombud. Når risikoforholdene tilsier det, må virksomheten knyttes til en bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet. Regelverkets taushet om elektronisk dokumentasjon er heller ikke i seg selv et forbud mot slik dokumentasjon.

Hva bør lagres etter opplæringen, og hvorfor?

Før kurset begynner, bør du avklare hva fullføring betyr og hvilken informasjon du vil se senere: deltaker, kurs, gjennomføringsdato, vurdering og antall forsøk hvis kontrollen kan tas flere ganger. Hvis en ansatt for eksempel først svarer feil i en situasjonsoppgave og løser den riktig etter en forklaring, bør du bestemme hvordan første forsøk skal skilles fra sluttresultatet og om lederen trenger en samtale om feilen. Markeringen må også være forståelig senere, ellers blir den en avkrysning som bare bekrefter at noen åpnet kurset. Ellers kan én person med ordet «fullført» mene at teksten er lest og en annen at kontrollen er bestått, uten at du kan se i den samlede rapporten om begge faktisk har utført samme oppgave.

Vi utviklet opplærings- og eksamensplattformen for Latvias statlige planteverntjeneste, Valsts augu aizsardzības dienests, der innlogging bare er mulig gjennom den latviske statsportalen Latvija.gov.lv. Kalenderen har seks programmer på 69 gjennomføringssteder, og deltakerens identitet knyttes til resultatet allerede ved innlogging; en bedrift med ett kontor trenger kanskje ikke like streng innlogging, men spørsmålet er det samme: Bestem først hvordan du skal knytte deltakeren til resultatet i opplæringen din og hvem som skal kontrollere forbindelsen. Hvis én kollega må hjelpe en annen med å åpne kurset, bør du også avtale hvordan hjelpen skal gis, slik at kontrollresultatet fortsatt knyttes til riktig person; vi har skrevet mer om organiseringen av denne registreringen i artikkelen om læringsplattform, eller LMS.

Hvis tilbudet nevner SCORM (Sharable Content Object Reference Model), xAPI (Experience API) eller en cmi5-profil, bør du be om en forklaring på hvordan den konkrete løsningen gir deg den avtalte registreringen av kursgjennomføringen: ADL-initiativet, som utviklet SCORM, har avsluttet virksomheten, IEEE 9274.1.1-2023 standardiserer xAPI, mens spesifikasjonen for cmi5-profilen beskriver interoperabel kommunikasjon mellom læringsplattformen og tildelbare læringsenheter, blant annet oppstart, datautveksling og rapporter. Det er ikke tilstrekkelig bare å kjenne igjen forkortelsen. Be om å få vist resultatet du trenger for oppgaven din med en prøvedeltaker, og ta spørsmål om den tekniske utformingen av selve materialet videre i artikkelen om hvordan et e-læringskurs blir til, slik at opplæringsmålet ikke forsvinner i samtalen om plattformen.

En vurdering knyttet til en ansatts navn er personopplysninger, siden definisjonen i personvernforordningen omfatter informasjon om en identifisert eller identifiserbar person, mens prinsippet om lagringsbegrensning fastsetter at identifiserende informasjon bare skal lagres så lenge det er nødvendig for behandlingsformålet, med de unntakene forordningen angir. Fastsett derfor lagringstid, begrunnelse og ansvarlig for gjennomgang for hver type registrering, og avklar også hvem som skal ha tilgang til informasjonen; vi anbefaler ikke å bruke én lagringstid automatisk på resultatene fra alle kurs, siden både opplæringsmålet og de gjeldende dokumentasjonskravene må vurderes i det konkrete tilfellet.

Hva går tiden og pengene til i e-læring?

Den første budsjettposten er arbeidet fram til første utprøving: Fagspesialisten må forberede eller gjennomgå innholdet, forfatteren må lage forståelige forklaringer og oppgaver, og noen fra den tiltenkte deltakergruppen må prøve om instruksene kan følges uten ekstra hjelp. Hvis du bare har en presentasjon, bør du også be om en vurdering av manglende eksempler, svar og kontroll framfor å likestille det at en fil finnes med et ferdig kurs for læring i eget tempo, siden varigheten av én opplæringstime ikke er et estimat for utviklingsarbeidet; vis de opprinnelige materialene, angi målgruppen og avtal hvilket resultat den skal demonstrere for å få et begrunnet estimat.

Utvikling av et nytt Moodle-system hos oss koster fra 15 000 €, mens vi tar 50 € per time for vedlikehold og videreutvikling av et eksisterende system. Sammenlign prisen for vår Moodle-utvikling med arbeidsomfanget prosjektet ditt krever, og planlegg innholdsarbeidet separat, siden startprisen ikke er et endelig estimat for enhver idé og plattformutviklingen ikke er hele opplæringsprosjektet. Før du godkjenner budsjettet, bør du be om et skriftlig skille mellom den første innføringen, det videre tekniske arbeidet og oppgavene kollegene dine skal utføre, slik at ledelsen kan vurdere både leverandørens tilbud og bedriftens interne arbeidsbelastning og bestemme hva som skal inngå i første fase.

Moodle-programvaren er tilgjengelig under den opphavsrettslige lisensen GNU GPL, men hvis du planlegger installasjon på egen server, bør du budsjettere særskilt for installasjon, tilpasning og videre vedlikehold framfor å lese lisensvilkårene som en beskrivelse av hele prosjektets kostnader. Bruk samme planlagte driftsperiode og samme krav når du sammenligner med et leietilbud, og hvis leieprisen avhenger av brukertallet, bør du avklare hvilke kontoer leverandøren teller med; vi anbefaler å vurdere valget sammen med teamets mulighet til å administrere systemet, siden administratorarbeidet enten vil kreve tid fra kollegene dine eller timer fra leverandøren (som nevnt utfører vi vanligvis dette etter lansering, og vår erfaring er 20–30 timer i måneden), mens den innholdsansvarliges arbeid uansett må inngå i arbeidsplanen din. Be derfor om at tilbudet oppgir både valgt versjon og støtteperioden for den, planlagt vedlikehold og hvem som skal følge opp neste overgang, slik at avgjørelsen bygger på et etterprøvbart omfang.

Ta med ansattes og lederes tid i den samme planen som leverandørens arbeid: Den ansatte må få anledning til å gjennomgå materialet, stille spørsmål og utføre oppgaven, mens lederen må sette av tid til å drøfte resultatet eller observere den praktiske utførelsen. Hvis noen stopper opp ved en uklar forklaring under utprøvingen, bør du også notere tiden som brukes på hjelp og rette det konkrete stedet før neste gruppe, framfor bare å forkorte perioden som settes av til kurset. Vi anbefaler å vurdere kostnadene for hele opplæringssyklusen organisert på denne måten; først etter utprøvingen har du egne observasjoner av hvor det trengs arbeid fra forfatteren, administratoren eller lederen.

Når er e-læring mindre egnet?

Hvis en ferdighet må demonstreres med hendene på en bestemt arbeidsplass, anbefaler vi å planlegge praktisk opplæring og vurdering der, og bruke nettdelen til forklaringer og forberedelser som deltakeren kan gjennomføre på forhånd. Ved planlagt opplæring i bruk av et arbeidsverktøy kan du for eksempel forklare framgangsmåten i kurset og gi underviseren i oppgave å observere hvordan personen utfører den med verktøyet. Bekreft bare den ferdigheten kontrollen faktisk omfatter. En slik fordeling hjelper deg å angi oppgaven til hver del mer presist og beholde arbeidet med fysisk oppmøte der resultatet du ønsker krever praktisk demonstrasjon, spørsmål om utførelsen og underviserens vurdering.

Forskningsdata taler også for en blandet tilnærming: I det amerikanske utdanningsdepartementets metaanalyse fra 2010 var deltakernes resultater under nettbaserte læringsforhold i gjennomsnitt litt bedre enn ved undervisning med fysisk oppmøte, og i sammenligningene med fysisk oppmøte var forskjellen større for blandet læring enn for rent nettbasert opplæring. Resultatene kom imidlertid hovedsakelig fra andre miljøer, som medisinsk opplæring og høyere utdanning, og bør ikke gjøres om til et løfte om en bestemt gevinst i bedriften din. Vi anbefaler å bruke funnet som grunnlag for en utprøving der du kombinerer teori med praktisk arbeid og vurderer et forhåndsdefinert resultat, framfor å velge format bare ut fra en generell påstand om at det er bedre.

For en svært liten gruppe bør du først sammenligne forberedelsesarbeidet med muligheten til å snakke gjennom det nødvendige temaet sammen: Hvis for eksempel fem kolleger skal lære én arbeidsprosedyre én gang, ville vi anbefale å begynne med en veiledet økt og forståelig materiale til senere bruk. Dette er et eksempel på begrunnelsen for valget, og ikke en grense for antall ansatte. Hvis de samme forklaringene også blir nødvendige for nye kolleger eller flere grupper, bør du vurdere et kurs for læring i eget tempo, men før du lager det, må du peke ut personen som skal følge med på endringer i prosedyren; hvis ingen har den oppgaven, bør du ikke lage et kurs for læring i eget tempo: Etter den første prosedyreendringen vil det lære bort utdaterte rutiner, og da er det bedre å beholde veiledet undervisning og oppdatert materiale som noen allerede følger opp.

Kontroller også tilgangen sammen med personer fra den aktuelle gruppen: Hvis de ikke har datamaskin på arbeidsplassen, bør du avtale hvilken enhet de skal bruke og hvor og når de kan gjennomføre kurset, eller velge undervisning med en underviser. Se på meldingen om kurset som en invitasjon, og kontroller under utprøvingen både tilgangen og muligheten til å forstå oppgaven og få hjelp, framfor å regne meldingen som bevis på at læringsforholdene allerede er på plass. Hvis disse spørsmålene ennå ikke er løst, kan du beskrive opplæringsplanene dine for oss, med informasjon om deltakernes arbeid, tilgjengelige materialer og ønsket resultat; da kan samtalen om den tekniske løsningen bygge på den konkrete situasjonen, også når du vurderer hvilke deler som bør beholde fysisk oppmøte.

Hvordan innføre e-læring i bedriften med én utprøving?

Begynn med ett kurs, én tydelig definert deltakergruppe og ett observerbart arbeidsresultat før du bestemmer hvilken plattform du skal bruke i hele bedriften; en slik utprøving krever først og fremst innhold, en ansvarlig og en avtalt kontroll. Teknisk sett er det vanligvis nok å bruke det du allerede har: et dokument eller en video i en delt mappe, nettundervisning og en tabell der koordinatoren registrerer deltaker, dato og kontrollresultat; nettopp det som blir vanskelig å holde orden på i denne tabellen, viser senere hva du faktisk trenger fra plattformen. Du kan for eksempel gi kundeserviceteamet i oppgave å velge riktig neste handling i en konkret henvendelsessituasjon, etter å ha avtalt hvordan svaret skal vurderes og hvilken forklaring personen får ved feil; ta også vare på spørsmålene som dukker opp under opplæringen, siden du kan bruke dem til å rette innholdet; slik blir utfallet av utprøvingen en konkret avgjørelse om forbedringer, og ikke bare et inntrykk av at det nye kurset ser greit ut.

Hvordan skille tilfredshet fra læring og resultater i arbeidet

Kirkpatrick-modellen har fire vurderingsnivåer: reaksjon, læring, atferd og resultater, og de to første hjelper med å skille mellom om deltakerne opplever opplæringen som nyttig, engasjerende og relevant for arbeidet, og om de tilegner seg den tiltenkte kunnskapen, ferdighetene, holdningene, selvtilliten og forpliktelsen til å handle. I en praktisk utprøving bør du derfor spørre særskilt om kurset var relevant for arbeidet og forståelig, og vurdere oppgaven personen utfører etter opplæringen separat. En god vurdering i en spørreundersøkelse beviser ennå ikke at personen kan utføre oppgaven. Hvis en kollega sier at materialet falt i smak, men velger feil handling i situasjonsoppgaven, har den innholdsansvarlige en konkret grunn til å gjennomgå forklaringen, eksemplet eller selve kontrollen.

Det tredje nivået er atferd, altså i hvilken grad folk utfører vesentlige handlinger i arbeidsmiljøet sitt, får støtte til dette og holdes ansvarlige for gjennomføringen, mens det fjerde vurderer i hvilken grad læringsopplevelsen og støtten til arbeidsutførelsen bidrar til å nå organisasjonens ønskede resultater. I kundeserviceeksemplet vårt bør lederen etter opplæringen observere konkrete handlinger i arbeidet og drøfte hindringer framfor å stoppe ved kurstesten, mens en resultatindikator kan være om henvendelser sjeldnere må sendes tilbake for retting. Hvis du samtidig endrer selve prosedyren eller organiseringen av arbeidet, bør du notere endringene, slik at vurderingen ikke tilskriver kurset alt som har skjedd i bedriften etter innføringen.

Når bør du bestemme deg for en plattform?

Ta opp plattformspørsmålet når utprøvingen har hjulpet deg å identifisere gjentakende oppgaver og nødvendig informasjon: Hvem skal få tildelt kurset, hvem skal følge opp fristen, hvordan skal du kontrollere resultatet og hvordan skal du bruke det i neste opplæringssyklus, og da kan du vurdere valg av læringsplattform med konkrete krav og be leverandøren demonstrere løsningen med materialet ditt. Ta med det utprøvde kurset, deltakernes spørsmål og én situasjon der koordinatoren selv måtte gripe inn utenfor systemet, for eksempel invitere en kollega på nytt eller kontrollere et uklart resultat; følg løsningen av nettopp denne situasjonen i demonstrasjonen og avklar hvem som skal ha ansvar for den videre.