Mitä on verkko-oppiminen ja miten se toimii yrityksessä?

Vastaus kysymykseen, mitä on verkko-oppiminen, on yksinkertainen: siinä ihminen hankkii tietoja ja taitoja internetin välityksellä digitaalisten aineistojen, tehtävien tai opettajan kanssa käytävän vuorovaikutuksen avulla. Yrityksessä suosittelemme järjestämään sen vaiheittaiseksi työksi: määritä tarve, valmistele sisältö, kutsu asianomaiset työntekijät, tarkista osaaminen ja tallenna tulos sekä varaudu myös kertaamiseen. Kuvittele, että esihenkilö pyytää sinua siirtämään henkilöstökoulutuksen verkkoon, mutta aineistot ovat eri kollegoilla ja jokainen ymmärtää kurssin suorittamisen eri tavalla, joten juuri näistä asioista on sovittava ennen alustan valintaa, sillä ohjelmiston asentaminen ei itsessään ratkaise sisällön oikeellisuutta eikä ihmisten vastuita.

Mitä on verkko-oppiminen yrityksen arjessa?

Verkko-oppiminen yrityksessä on tapa järjestää tietojen ja taitojen hankkiminen internetin välityksellä, ja sen sisältö kannattaa liittää työhön, josta työntekijän on koulutuksen jälkeen selviydyttävä. Cedefopin määritelmä kattaa tieto- ja viestintäteknologian käytön tietojen, taitojen, arvojen ja pätevyyksien hankkimiseen internetissä; selityksessä mainitaan myös verkkokurssit, keskustelufoorumit ja videoneuvottelut, joten kyse voi olla sekä itsenäisesti opiskeltavasta aineistosta että keskustelusta opettajan kanssa, mutta yrityksesi tehtävä on valita tarpeeseen sopiva oppimistapa ja selkeä tapa tarkistaa tulos.

Etäopetuksessa painopiste on toinen: Cedefop määrittelee sen opetukseksi, jossa opettaja ja osallistujat ovat fyysisesti erillään ja käyttävät yhteydenpitoon erilaisia resursseja ja teknologioita toimien joko samanaikaisesti tai kukin omalla ajallaan. Tällaisessa opetuksessa voidaan käyttää myös kirjoja ja kirjeenvaihtoa. Kun suunnittelet henkilöstökoulutusta, ero auttaa täsmentämään kysymystä: pitääkö ihmisten opiskella sisältö verkossa vai pitääkö koulutus järjestää eri paikoissa oleville kollegoille, sillä jälkimmäisessä tapauksessa valinta koskee aineiston verkkosivustolle lisäämisen lisäksi yhteydenpitoa, opettajan tavoitettavuutta ja mahdollisuutta keskustella tehtävistä yhdessä.

Suosittelemme tarkastelemaan verkkosivustolla olevaa yksittäistä kurssia yhtenä osana yrityksen koulutusta: ennen sitä on määritettävä kohderyhmä ja tavoiteltu tulos, ja sen jälkeen on varattava aikaa kysymyksille sekä tarvittaessa myös käytännön osaamisen tarkistamiseen. Jos uuden kollegan on esimerkiksi opittava käsittelemään asiakkaan pyyntö, voit selittää kurssilla työvaiheet ja antaa tilanteita analysoitavaksi, kun taas esihenkilö voi seurata kokeilua työssä; näin selviää heti, minkä osan koulutuksesta haluat toteuttaa verkossa ja mihin tarvitaan ihminen, ja voit samalla säilyttää kasvokkaisen keskustelun siellä, missä suunnitelmasi sitä edellyttää.

Mikä verkko-oppimisen toteutustapa kannattaa valita?

Toteutustapa valitaan opetettavan toiminnan sekä sen perusteella, tarvitsevatko osallistujat keskustelua opettajan kanssa tiettynä ajankohtana; pelkkä tapa muuttaa kaikki videoiksi ei perustele valintaa. Synkronisessa opetuksessa opettaja ja osallistujat työskentelevät samanaikaisesti, kun taas asynkronisessa opetuksessa opettaja ja osallistujat eivät ole samassa paikassa samaan aikaan, ja tällainen opetus tapahtuu yleensä verkossa ilman reaaliaikaista vuorovaikutusta. Kun suunnittelet ensimmäistä kurssia, kirjoita, missä kysymykseen tarvitaan välitön vastaus ja minkä osan ihminen voisi opiskella itsenäisesti, sillä tämä päätös ohjaa sekä sisällön valmistelua että opettajan työaikataulua. Taulukon viimeisessä sarakkeessa on vaatimus, josta suosittelemme sopimaan ennen koulutusta, eikä lupaus siitä, että mikä tahansa ohjelmisto tallentaisi tiedot jo valmiiksi tarvitsemassasi muodossa.

Kirjaa opetustilaisuuteen osallistuminen ja tarkistettu osaaminen erikseen. Jos esihenkilön on varmistuttava tietystä taidosta, järjestä tehtävä, jossa ihminen osoittaa sen, ja nimeä arvioija, mutta jos tavoitteena on esitellä muutoksia, sovi ensin, mitä pidetään riittävänä ymmärryksenä; muuten opettaja, ylläpitäjä ja työntekijä voivat ymmärtää saman suoritusmerkinnän eri tavoin, vaikka kaikki olisivat noudattaneet saamiaan alkuperäisiä ohjeita.

Cedefopin tarkoittama monimuotoinen oppiminen yhdistää ohjatun lähiopetuksen verkossa tai etäopetuksena toteutettaviin toimintoihin, joten samaan ohjelmaan voidaan sisällyttää erilaisia tehtäviä pakottamatta kaikkea yhteen toteutustapaan. Voit esimerkiksi antaa ensin itsenäisesti opiskeltavan selityksen, suunnitella sitten käytännön opetustilaisuuden ja sen jälkeen lyhyen osaamisen tarkistuksen sekä nimetä jokaiselle osuudelle oman vastuuhenkilön. Suosittelemme aloittamaan tällaisesta tehtävien jaosta ja päättämään vasta sen jälkeen videon, tekstin tai testin laajuudesta, sillä siististi laadittu aineisto ei vielä vastaa kysymykseen, mitä sillä tarkalleen halutaan opettaa.

Kuka yrityksessä vastaa mistäkin?

Koulutuksen vastuut kannattaa jakaa ennen aineistojen lisäämistä järjestelmään: henkilöstöjohtaja tai koulutuspäällikkö määrittää, kuka kurssia tarvitsee ja millaista työsuoritusta siltä odotetaan, kun taas kyseisen alan asiantuntija hyväksyy sisällön. Anna kurssin laatijan tehtäväksi luoda selitykset ja tehtävät niin, että kollega ymmärtää ne ilman laatijan läsnäoloa, ja nimeä erikseen henkilö, jolla on oikeus hyväksyä julkaiseminen. Näin jo valmisteluvaiheessa tiedetään, kenelle virheellinen selitys palautetaan ja kuka voi ratkaista, vastaako tarkistuskysymys todella työssä tarvittavaa tietoa. Suosittelemme huomioimaan tämän jaon myös projektisuunnitelmassasi, sillä kurssin lisääminen järjestelmään ei vielä tarkoita, että joku olisi tarkistanut siinä kuvatun toimintatavan, hyväksynyt vastaukset tai ottanut vastuun seuraavasta korjauksesta.

Emme yleensä laadi koulutussisältöä: siitä vastaavat asiakkaan asiantuntijat, kun taas me toteutamme alustan ja huolehdimme sen ylläpidosta. Jos annat teknisen työn toimittajalle, nimeä silti omasta tiimistäsi sisällön vastuuhenkilö ja varaa hänelle aikaa sen tarkistamiseen; voimme keskustella tietojen esittämisestä alustalla, mutta päätöksen työprosessisi oikeasta kuvauksesta on jäätävä prosessin tuntevalle henkilölle.

Käyttöönoton jälkeen asiakas valitsee alustan ylläpitäjän, mutta yleensä hoidamme hallinnoinnin itse, ja kokemuksemme mukaan siihen kuluu 20–30 tuntia kuukaudessa. Tämä on havainto omasta työstämme, ei projektillesi taattu työmäärä. Määritä ennen yhteistyötä, mitkä työt ylläpitäjä tekee, mitkä päätökset tiimisi tekee ja miten ilmoitat muutostarpeista, sillä näin teknisen tehtävän voi erottaa sisältökysymyksestä; osaamisen tarkistuksessa olevan virheellisen vastauksen korjaaminen ja työntekijän pääsyongelma tarvitsevat eri vastuuhenkilöt, vaikka molemmat ilmoitukset tulisivat ensin samalle ihmiselle ja työntekijä sanoisi kummassakin tapauksessa, ettei kurssi toimi.

Suosittelemme antamaan lähiesihenkilön tehtäväksi sopia koulutusajasta ja keskustella tuloksesta sekä määrittelemään IT-tiimille selkeästi pääsyyn ja yrityksen järjestelmiin liittyvät tehtävät, jotta osallistujan ei tarvitse itse etsiä, kenelle kirjoittaa. Kuvitellaan viidenkymmenen työntekijän yritys, jossa henkilöstöasiantuntija koordinoi koulutusta, kokoaa aineistot, laatii kurssin ja rekisteröi osallistujat: tässä esimerkissä yksi henkilö hoitaa neljää roolia, mutta alan vastuuhenkilön on edelleen hyväksyttävä sisällön oikeellisuus; roolien nimeäminen ei edellytä neljää uutta työpaikkaa, vaan auttaa suunnittelemaan yhden kollegan työmäärän realistisesti ja määrittämään, mitkä päätökset hän voi tehdä itse.

Sovi erikseen, kuka tarkistaa kurssin toimintatavan muuttuessa ja kuka ottaa tehtävän hoitaakseen kollegan poissa ollessa, sillä sisällön alkuperäinen hyväksyminen ei ratkaise sen myöhempää ajan tasalla pitämistä; voit esimerkiksi antaa muutoksen alullepanijalle tehtäväksi ilmoittaa koulutuksesta vastaavalle ja pyytää alan asiantuntijaa tarkistamaan selitykset ja tehtävät ennen korjatun kurssin osoittamista seuraavalle ryhmälle. Suosittelemme kirjaamaan sopimuksen kurssin tavoitteen yhteyteen, jotta sekä vastuuhenkilö että tarkistuksen syy ovat myöhemmin selvillä eikä uuden aineiston julkaisemisesta tule päätöstä, jonka ylläpitäjä tekee vain siksi, että hänellä on siihen käyttöoikeus.

Miten henkilöstökoulutuksen kierto etenee?

Koulutuksen kierto alkaa konkreettisesta työhön liittyvästä tarpeesta: mitä työntekijä ei vielä osaa, millaista sisältöä hänelle tarjotaan ja miten tarkistetaan, pystyykö hän opiskelun jälkeen suorittamaan tehtävän. Kuvitellaan uuden asiakaspalvelijan perehdytys: alan vastuuhenkilö hyväksyy pyyntöjen käsittelyä koskevan selityksen, koulutuskoordinaattori määrittää työtehtävän perusteella tarvittavan kurssin, sopii lähiesihenkilön kanssa suoritusajasta ja lähettää kutsun. Tilannetehtävän jälkeen työntekijä keskustelee vastauksestaan esihenkilön kanssa, kun taas koordinaattori tallentaa tuloksen ja merkitsee, tarvitaanko lisäselitystä; tässä esimerkissä kurssin katsominen on vain yksi osa perehdytystä.

Toisessa kuvitteellisessa esimerkissä yritys määrää itse pakollisen kertauskoulutuksen asiakkaiden pyyntöjen käsittelytavasta, ja sisällön vastuuhenkilö tarkistaa ennen seuraavaa ryhmää, vastaako sisältö nykyistä prosessia. Koordinaattorin on tällöin määritettävä osallistujat ja määräaika, sovittava muistutuksesta ja suunniteltava, miten toimitaan, jos joku ei suorita tehtävää loppuun tai tekee osaamisen tarkistuksessa virheen, kun taas esihenkilön on autettava löytämään aikaa kertaamiseen. Määritä tuloksen tallentamisen jälkeen seuraava tarkistusajankohta tai sen käynnistävä tapahtuma, esimerkiksi toimintatavan muutos, jotta kertauskoulutus liittyy konkreettiseen tarpeeseen. Tämän esimerkin toistuvuus on yrityksen valinta eikä lain vaatimus.

Työturvallisuuslain vaatima perehdytys

Työturvallisuudessa aikataulua ja sisältöä ei saa määrittää pelkästään yritykselle sopivalla tavalla: työturvallisuuslain (738/2002) 14 § velvoittaa työnantajan antamaan riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä. Työntekijä on perehdytettävä työhön, työoloihin, menetelmiin, työvälineiden oikeaan käyttöön ja turvallisiin työtapoihin hänen ammatillinen osaamisensa, työkokemuksensa ja muut henkilökohtaiset edellytyksensä huomioiden. Perehdytystä tarvitaan erityisesti ennen uuden työn aloittamista, tehtävien muuttuessa sekä ennen uusien työvälineiden tai menetelmien käyttöönottoa. Opetuksen ja ohjauksen on katettava vaarojen välttäminen sekä säätö-, puhdistus-, huolto- ja korjaustyöt ja häiriö- ja poikkeustilanteet. Opetusta ja ohjausta on täydennettävä tarvittaessa. Yleinen tutustuminen yritykseen on eri asia kuin tämä lakisääteinen perehdytys. Laki koskee myös opiskelijoiden ja oppisopimusopiskelijoiden koulutukseen liittyvää työtä, ja harjoittelijan vastaanottavan työpaikan on huolehdittava perehdytyksestä. Jos työn vaarojen arviointi osoittaa, että työstä voi aiheutua erityistä tapaturman tai sairastumisen vaaraa, työtä saa 11 §:n mukaan tehdä vain pätevä ja henkilökohtaisilta edellytyksiltään tehtävään soveltuva työntekijä tai muu työntekijä tämän välittömässä valvonnassa. Vapaaehtoinen Työturvallisuuskortti on voimassa viisi vuotta, ja monet tilaajat edellyttävät sitä, mutta se ei korvaa tätä perehdytysvelvollisuutta. Työsuojelusäännösten noudattamista valvoo vuoden 2026 alusta Lupa- ja valvontaviraston työsuojeluosasto.

Suunnittele siksi uuden työntekijän yleinen tutustuttaminen yritykseen ja lain edellyttämä työturvallisuusperehdytys erillisiksi tehtäviksi, joilla on selkeästi määritelty sisältö ja toteutustapa. Työturvallisuuslain 14 §:n mukaan opetusta ja ohjausta on täydennettävä tarvittaessa; laki ei määrää kiinteää kertausväliä. Lain 8 § velvoittaa työnantajan seuraamaan jatkuvasti työympäristöä, työyhteisön tilaa, työtapojen turvallisuutta sekä työntekijöiden turvallisuutta ja terveyttä työssä. Lain 10 §:n mukainen työn vaarojen selvittäminen ja arviointi on erillinen velvollisuus: työnantajan on pidettävä arviointi hallussaan ja ajan tasalla sekä tarkistettava se olosuhteiden olennaisesti muuttuessa. Arvioinnin on oltava todennettavissa, käytännössä yleensä kirjallisena tai sähköisenä. Erillisten pätevyyksien määräajat on tarkistettava niitä koskevista säännöksistä; esimerkiksi kasvinsuojelututkinto on voimassa viisi vuotta. Valtioneuvoston asetuksen 403/2008 3 § edellyttää, että työnantaja varmistaa työntekijän osaavan noudattaa työvälineiden käyttöohjeita ennen uuden työn tai työvaiheen alkua, joten sisällytä tällaiseen koulutuskiertoon sekä käytännön osuus että asianmukainen dokumentointi sen sijaan, että olettaisit pelkän verkkotestin tuloksen täyttävän kaikki vaatimukset. Suunnittele dokumentointi niin, että työnantaja pystyy esittämään tiedot tarvittaessa.

Työturvallisuuslain 14 § ei nimenomaisesti salli eikä kiellä perehdytyksen ja opastuksen toteuttamista etänä tai sähköisesti. Työnantajan on silti huolehdittava riittävästä, työpaikkakohtaisesta perehdytyksestä ja työvälineiden turvallisen käytön opastuksesta. Valtioneuvoston asetuksen 403/2008 3 § edellyttää, että työntekijä osaa noudattaa työvälineiden käyttöohjeita ennen uuden työn tai työvaiheen alkua. Suosittelemme siksi sopimaan työturvallisuusasiantuntijan kanssa erikseen teorian opiskelusta, käytännön näyttämisestä ja asiakirjoista; alustan suoritusmerkintä ei yksin täytä perehdytysvelvollisuutta, mutta laki ei myöskään kiellä sähköistä dokumentointia. Myös tehtäväkohtaiset ammattipätevyysvaatimukset on täytettävä: vuoden 2026 alusta lain 14 a § koskee ajoneuvo-, kuormaus- ja torninosturien kuljettajia nosturin teknisten ominaisuuksien tai käyttötarkoituksen sitä edellyttäessä sekä rakennustyötä tekeviä sukeltajia. Lupa- ja valvontavirasto voi erityisistä syistä myöntää työpaikkakohtaisen luvan poiketa nosturinkuljettajan tutkintovaatimuksesta, jos kyky ja taito on osoitettu muulla tavoin ja turvallisuus varmistettu. Vapaaehtoisen Työturvallisuuskortin voi suorittaa verkossa, mutta se ei korvaa työpaikan lakisääteistä perehdytystä.

Mitä koulutuksen jälkeen tallennetaan ja miksi?

Sovi ennen kurssin alkua, mitä suorittaminen tarkoittaa ja mitä tietoja haluat myöhemmin nähdä: osallistujan, kurssin, suorituspäivän, arvioinnin ja suorituskertojen määrän, jos osaamisen tarkistuksen saa uusia. Jos työntekijä esimerkiksi tekee ensin virheen tilannetehtävässä ja suorittaa sen selityksen jälkeen oikein, määritä, miten ensimmäinen suorituskerta erotetaan lopputuloksesta ja tarvitseeko esihenkilön keskustella virheestä. Merkinnän on oltava ymmärrettävä myös myöhemmin, sillä muuten siitä tulee pelkkä rasti, joka osoittaa vain jonkun avanneen kurssin. Muutoin yksi voi tarkoittaa sanalla ”suoritettu” luettua tekstiä ja toinen hyväksyttyä osaamisen tarkistusta, etkä yhteisestä raportista pysty päättelemään, ovatko molemmat todella suorittaneet saman tehtävän.

Toteutimme Latvian valtion kasvinsuojeluviraston koulutus- ja tutkintoalustan, jolle voi kirjautua vain Latvian valtion Latvija.gov.lv-portaalin kautta. Sen kalenterissa on kuusi ohjelmaa 69 toteutuspaikassa, ja osallistujan henkilöllisyys yhdistetään tulokseen jo kirjautumisen yhteydessä; yhdessä toimipisteessä toimiva yritys ei välttämättä tarvitse näin tiukkaa kirjautumista, mutta kysymys on sama: määritä koulutustasi varten ensin, miten yhdistät osallistujan tulokseen ja kuka tarkistaa tämän yhteyden. Jos yhden kollegan on autettava toista avaamaan kurssi, sovi myös avun antamisen käytännöstä, jotta osaamisen tarkistuksen tulos yhdistyy edelleen oikeaan henkilöön; kirjoitimme tämän seurannan järjestämisestä tarkemmin artikkelissa, joka käsittelee oppimisen hallintajärjestelmää eli LMS:ää.

Jos tarjouksessa mainitaan SCORM (Sharable Content Object Reference Model), xAPI (Experience API) tai cmi5-profiili, pyydä selittämään, miten saat kyseisessä ratkaisussa ennalta sovitun kurssin suoritustiedon: SCORMin luonut ADL-hanke on päättänyt toimintansa, IEEE 9274.1.1-2023 standardoi xAPI:n, ja cmi5-profiilin määrittely kuvaa oppimisen hallintajärjestelmän ja osoitettavien oppimisyksiköiden yhteentoimivaa viestintää, mukaan lukien käynnistämisen, tiedonsiirron ja raportoinnin. Pelkkä lyhenteen tunnistaminen ei riitä. Pyydä näyttämään tarvitsemasi tulos testiosallistujalla ja jatka itse aineiston teknistä valmistelua koskevien kysymysten käsittelyä artikkelissa, jossa kerromme, miten verkkokurssi syntyy, jotta koulutuksen tavoite ei unohdu alustasta keskusteltaessa.

Työntekijän nimeen yhdistetty arviointi on henkilötietoa, sillä yleisen tietosuoja-asetuksen määritelmä kattaa tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa ihmistä koskevat tiedot, kun taas säilytyksen rajoittamisen periaate edellyttää tunnistamisen mahdollistavien tietojen säilyttämistä vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus vaatii, asetuksessa säädetyt poikkeukset huomioiden. Määritä siksi jokaiselle tietuetyypille säilytysaika, sen peruste ja tarkistamisesta vastaava henkilö sekä sovi, kenellä on pääsy tietoihin; emme suosittele soveltamaan automaattisesti yhtä säilytysaikaa kaikkien kurssien tuloksiin, sillä kussakin tapauksessa on arvioitava sekä koulutuksen tavoite että sovellettavat dokumentointivaatimukset.

Mihin verkko-oppimiseen varattu aika ja raha kuluvat?

Ensimmäinen budjettikohta on ensimmäistä kokeilua edeltävä työ: asiantuntijan on valmisteltava tai tarkistettava sisältö, laatijan on luotava ymmärrettävät selitykset ja tehtävät, ja jonkun tulevista osallistujista on kokeiltava, pystyykö ohjeita noudattamaan ilman lisäapua. Jos käytössäsi on vain esitys, pyydä arvioimaan myös puuttuvat esimerkit, vastaukset ja osaamisen tarkistus sen sijaan, että rinnastaisit tiedoston olemassaolon valmiiseen omaan tahtiin suoritettavaan koulutukseen, sillä yhden oppitunnin kesto ei ole arvio kehitystyön määrästä; perustellun arvion saamiseksi näytä alkuperäiset aineistot, nimeä kohderyhmä ja sovi, millainen tulos sen on osoitettava.

Uuden Moodle-järjestelmän toteutus maksaa meillä alkaen 15 000 €, ja olemassa olevan järjestelmän ylläpidosta ja jatkokehityksestä veloitamme 50 € tunnilta. Vertaa Moodle-toteutuspalvelumme hintaa projektisi tarvitsemaan työmäärään ja varaa erikseen resurssit sisällön valmisteluun, sillä lähtöhinta ei ole jokaisen suunnitelman lopullinen kustannusarvio eikä alustan toteutus kata koko koulutushanketta. Pyydä ennen budjetin hyväksymistä erittelemään kirjallisesti alkuvaiheen käyttöönotto, myöhempi tekninen työ ja kollegoidesi tehtävät, jotta johto voi arvioida sekä toimittajan tarjousta että yrityksen sisäistä työkuormaa ja päättää, mitä ensimmäiseen vaiheeseen sisällytetään.

Moodle-ohjelmisto on saatavilla GNU GPL -tekijänoikeuslisenssillä, mutta kun suunnittelet asennusta omalle palvelimellesi, budjetoi erikseen asennus, mukauttaminen ja myöhempi ylläpito sen sijaan, että pitäisit lisenssiehtoja koko projektin kustannusten kuvauksena. Käytä vertailussa vuokratarjoukseen samaa suunniteltua toiminta-aikaa ja samoja vaatimuksia, ja jos vuokrahinta riippuu käyttäjistä, selvitä, mitkä käyttäjätilit toimittaja laskee mukaan; suosittelemme arvioimaan valintaa yhdessä tiimisi järjestelmänhallintavalmiuksien kanssa, sillä ylläpitäjän työ näkyy joko kollegoidesi ajankäytössä tai toimittajan työtunteina (kuten mainitsimme, hoidamme sen yleensä käyttöönoton jälkeen itse, ja kokemuksemme mukaan siihen kuluu 20–30 tuntia kuukaudessa), mutta sisällön vastuuhenkilön työ on joka tapauksessa huomioitava työsuunnitelmassasi. Pyydä siksi tarjouksessa nimeämään sekä valittu versio ja sen tukiaika että suunnitellut ylläpitotyöt ja seuraavan versiopäivityksen seurannasta vastaava henkilö, jotta päätös perustuu todennettavaan työmäärään.

Sisällytä työntekijöiden ja esihenkilöiden aika samaan suunnitelmaan kuin toimittajan työt: ihmiselle on varattava mahdollisuus opiskella aineisto, esittää kysymyksiä ja tehdä tehtävä, kun taas esihenkilön on varattava hetki tuloksesta keskustelemiseen tai käytännön toiminnan seuraamiseen. Jos joku pysähtyy kokeilussa epäselvään selitykseen, kirjaa myös auttamiseen kulunut aika ja korjaa kyseinen kohta ennen seuraavaa ryhmää sen sijaan, että vain lyhentäisit kurssille varattua ajanjaksoa. Suosittelemme arvioimaan koko näin järjestetyn koulutuskierron kustannuksia; vasta kokeilun jälkeen sinulla on omia havaintoja siitä, missä tarvitaan laatijan, ylläpitäjän tai esihenkilön työtä.

Milloin verkko-oppiminen ei ole sopivin ratkaisu?

Jos taito on osoitettava käsin tietyllä työpaikalla, suosittelemme järjestämään käytännön koulutuksen ja arvioinnin siellä ja varaamaan verkko-osuuden selityksille sekä valmistautumiselle, jonka osallistuja voi tehdä etukäteen. Suunnitellussa työvälineen käyttökoulutuksessa voit esimerkiksi selittää kurssilla työvaiheiden järjestyksen ja antaa opettajan tehtäväksi seurata, miten ihminen toteuttaa ne työvälineellä. Vahvista vain se taito, jonka osaamisen tarkistus todella kattaa. Tällainen jako auttaa nimeämään kunkin osuuden tehtävän täsmällisemmin ja säilyttämään lähityöskentelyn siellä, missä valitsemasi tulos edellyttää käytännön näyttämistä, toteutusta koskevia kysymyksiä ja opettajan arviointia.

Yhdistävää lähestymistapaa puoltavat myös tutkimustiedot: Yhdysvaltain opetusministeriön vuoden 2010 meta-analyysissa osallistujien tulokset olivat verkko-oppimisolosuhteissa keskimäärin hieman parempia kuin lähiopetuksessa, ja lähiopetukseen verrattaessa ero oli suurempi monimuotoisessa oppimisessa kuin pelkässä verkko-oppimisessa. Tulokset olivat kuitenkin pääosin muista ympäristöistä, kuten lääketieteen koulutuksesta ja korkeakoulutuksesta, eikä niitä pidä muuttaa lupaukseksi tietystä hyödystä yrityksessäsi. Suosittelemme käyttämään havaintoa perustana kokeilulle, jossa yhdistät teorian käytännön työhön ja arvioit ennalta määriteltyä tulosta, sen sijaan, että valitsisit toteutustavan pelkästään sen paremmuutta koskevan yleisen väitteen perusteella.

Vertaa hyvin pienen ryhmän kohdalla ensin valmistelutyötä mahdollisuuteen käsitellä tarvittava aihe yhdessä: jos esimerkiksi viiden kollegan on opittava yksi työmenettely kerran, suosittelisimme aloittamaan ohjatusta opetustilaisuudesta ja selkeästä aineistosta myöhempää käyttöä varten. Tämä on esimerkki valinnan perustelemisesta, ei henkilöstömäärän raja. Jos samoja selityksiä tarvitsevat myös seuraavat kollegat tai useat ryhmät, harkitse omaan tahtiin suoritettavaa koulutusta, mutta nimeä ennen sen laatimista henkilö, joka seuraa menettelyn muutoksia; jos tällaista henkilöä ei ole, älä laadi omaan tahtiin suoritettavaa koulutusta: ensimmäisen menettelymuutoksen jälkeen se opettaa vanhentunutta toimintatapaa, ja on parempi pysyä ohjatussa opetustilaisuudessa sekä ajantasaisessa aineistossa, josta joku jo huolehtii.

Tarkista myös pääsy kurssille kyseisen ryhmän ihmisten kanssa: jos heillä ei ole työpaikalla tietokonetta, sovi, millä laitteella, missä ja milloin he voivat suorittaa kurssin, tai valitse opetustilaisuus opettajan kanssa. Pidä kurssi-ilmoitusta kutsuna eikä todisteena siitä, että oppimisen olosuhteet olisi jo järjestetty, ja tarkista kokeilussa sekä pääsy että mahdollisuus ymmärtää tehtävä ja saada apua. Jos nämä kysymykset ovat vielä ratkaisematta, kuvaile meille koulutussuunnitelmasi ja kerro osallistujien työstä, käytettävissä olevista aineistoista ja tavoitellusta tuloksesta; silloin keskustelu teknisestä ratkaisusta voidaan perustaa konkreettiseen tilanteeseen ja arvioida samalla, missä osuuksissa lähiopetus kannattaa säilyttää.

Miten verkko-oppiminen otetaan käyttöön yrityksessä yhdellä kokeilulla?

Aloita yhdestä kurssista, yhdestä selkeästi määritellystä osallistujaryhmästä ja yhdestä havaittavasta työtuloksesta ennen kuin päätät koko yrityksen alustasta; tällainen kokeilu tarvitsee ensin sisällön, vastuuhenkilön ja sovitun osaamisen tarkistuksen. Teknisesti kokeiluun riittää yleensä se, mitä sinulla jo on: asiakirja tai video jaetussa kansiossa, verkko-opetustilaisuus ja taulukko, johon koordinaattori merkitsee osallistujan, päivämäärän ja osaamisen tarkistuksen tuloksen; juuri ne asiat, joiden ajan tasalla pitäminen taulukossa käy vaikeaksi, osoittavat myöhemmin, mitä alustalta todella tarvitaan. Voit esimerkiksi antaa asiakaspalvelutiimille tehtäväksi valita oikean seuraavan toimenpiteen tietyssä asiakaspyyntötilanteessa ja sopia etukäteen, miten arvioit vastauksen ja millaisen selityksen ihminen saa virheen sattuessa; tallenna myös opiskelun aikana syntyvät osallistujien kysymykset, sillä voit käyttää niitä sisällön korjaamiseen; näin kokeilun tuloksena on konkreettinen päätös parannuksista eikä pelkkä vaikutelma siitä, että uusi kurssi näyttää kelvolliselta.

Miten erotetaan pitäminen, oppiminen ja työssä saavutettu tulos

Kirkpatrickin malli tarjoaa neljä arviointitasoa: reaktio, oppiminen, käyttäytyminen ja tulokset, ja kaksi ensimmäistä auttavat erottamaan kokemuksen koetun hyödyllisyyden, kiinnostavuuden ja työhön sopivuuden tavoiteltujen tietojen, taitojen, asenteen, itseluottamuksen ja sitoutumisen omaksumisesta. Kysy siksi käytännön kokeilussa erikseen, oliko kurssi työhön sopiva ja ymmärrettävä, ja arvioi erikseen tehtävä, jonka ihminen suorittaa koulutuksen jälkeen. Hyvä kyselyarvio ei vielä osoita, että ihminen osaa tehdä tehtävän. Jos kollega sanoo pitäneensä aineistosta mutta valitsee tilannetehtävässä väärän toimintatavan, sisällön vastuuhenkilöllä on konkreettinen syy tarkistaa selitys, esimerkki tai itse osaamisen tarkistus.

Kolmas taso on käyttäytyminen eli se, missä määrin ihmiset tekevät työympäristössään olennaisia toimia, saavat niihin tukea ja vastaavat niiden toteuttamisesta, kun taas neljäs taso arvioi, missä määrin koulutuskokemus ja työsuorituksen tuki auttavat saavuttamaan organisaation tavoittelemat tulokset. Asiakaspalveluesimerkissämme esihenkilön pitäisi koulutuksen jälkeen seurata konkreettista toimintaa työssä ja keskustella esteistä sen sijaan, että hän tyytyisi kurssitestiin, ja tulosmittariksi voisi valita sen, joudutaanko pyyntöjä palauttamaan korjattavaksi harvemmin. Jos muutat samanaikaisesti myös itse menettelyä tai työn organisointia, kirjaa muutokset, jotta et arvioinnissa katso kaiken kurssin käyttöönoton jälkeen yrityksessä tapahtuneen johtuvan kurssista.

Milloin alustasta kannattaa päättää

Ratkaise alustakysymys, kun kokeilu on auttanut nimeämään toistuvat työt ja tarvittavat tiedot: kenelle osoitat kurssin, kuka seuraa määräaikaa, miten tarkistat tuloksen ja miten käytät sitä seuraavalla koulutuskierrolla, jolloin voit tarkastella oppimisalustan valintaa konkreettisten vaatimusten pohjalta ja pyytää toimittajaa esittelemään ratkaisunsa omalla aineistollasi. Ota keskusteluun mukaan kokeiltu kurssi, osallistujien kysymykset ja yksi tilanne, jossa koordinaattorin piti toimia itse järjestelmän ulkopuolella, esimerkiksi kutsua kollega uudelleen tai tarkistaa epäselvä tulos; seuraa esittelyssä juuri tämän tilanteen ratkaisemista ja selvitä, kuka vastaa siitä jatkossa.