RPA, töövoogude automatiseerimine ja tehisintellekti agendid: mida igaüks neist tähendab

Kolm sõna, mida pakkumustes kasutatakse nagu kolme hinnataset ühele teenusele, on kolm erinevat mehhanismi. Millega igaüks erineb, mida ostja saab ja miks vahe on nüüd ka õiguslik.

Kolm sõna ilmuvad ühes pakkumuses sageli nii, nagu oleksid need kolm hinnataset ühele ja samale teenusele: robotiseeritud protsesside automatiseerimine, töövoogude automatiseerimine ja tehisintellekti agendid. Ostjale jääb mulje, et tuleb valida üks kolmest tootest, ja tavaliselt valitakse kallim, sest see kõlab moodsaimalt.

Tegelikult on need kolm erinevat mehhanismi, mis lahendavad erinevaid probleeme, ja suurem osa päris ülesandeid vajab just seda, mis maksab kõige vähem. See artikkel ei võrdle tööriistu ega soovita platvormi; see selgitab, millega iga mehhanism tehniliselt erineb, mida ostja igal juhul saab ja miks just see vahe on viimase kahe aasta jooksul muutunud ka õiguslikuks küsimuseks.

Kolm mehhanismi, mis vastavad kolmele erinevale küsimusele

Lihtsaim viis neid lahus hoida on küsida, kuidas igaüks teab, mida tal teha tuleb. Robotiseeritud protsesside automatiseerimine kordab toiminguid, mida inimene talle näitas; töövoogude automatiseerimine järgib teed, mille keegi joonistas; tehisintellekti agent järeldab tee ise eesmärgist, mis talle anti. Sellest ühest erinevusest tuleneb peaaegu kõik muu, kaasa arvatud hind, haprus ja see, mis juhtub, kui olukord on ootamatu. Mehhanism, mis kordab, jääb ootamatus olukorras seisma; mehhanism, mis järgib joonistatud teed, läheb veaharusse, kui see on ette nähtud; mehhanism, mis järeldab, mõtleb midagi uut välja, ja just seepärast vajab ta järelevalvet, mida kahel ülejäänul ei ole.

Tasub seda proovida ühe konkreetse ülesande peal, mis näeb peaaegu igas ettevõttes ühesugune välja: meiliga saabunud arve tuleb panna raamatupidamissüsteemi. Robotiseeritud protsesside automatiseerimine lahendaks selle töö nii, et avab meiliprogrammi, laadib manuse alla, avab raamatupidamise akna ja täidab väljad täpselt selles järjekorras, nagu teeks töötaja. Töövoog lahendaks selle nii, et võtab dokumendi vastu liidese kaudu ja kutsub raamatupidamissüsteemi liidest valmis väljadega, avamata ühtegi akent. Agent lahendaks selle nii, et saab ülesande „kanna see arve raamatupidamisse“ ja otsustab ise, milliseid tööriistu kutsuda ja mida teha, kui midagi puudu on.

Kõik kolm varianti suudavad selle ülesande täita, ja just see eksitab. Erinevus ilmneb mitte siis, kui kõik on korras, vaid siis, kui tarnija vahetab arve vormi, kui süsteemi ilmub uus kohustuslik väli või kui üht ja sama kaupa on nimetatud kahel moel, ja just need juhud moodustavad suurema osa päris tööst.

Robotiseeritud protsesside automatiseerimine kordab toiminguid ekraanil

Robotiseeritud protsesside automatiseerimine, igapäevaselt ingliskeelse lühendiga RPA, on tarkvararobot, mis töötab täpselt samades liidestes, milles töötab inimene: ta avab akna, klõpsab, kopeerib lahtri, vajutab salvestamisele. Süsteemid, millega ta töötab, jäävad täiesti muutmata, ja just see on nii tema peamine eelis kui ka peamine nõrkus. Eelis on see, et RPA saab hakkama programmidega, millel ei ole mingit andmevahetusliidest ja mida keegi enam ümber ei ehita, seega on see sageli ainus tee vanade raamatupidamis- või valdkonnasüsteemideni. Nõrkus on see, et robot näeb ekraani, mitte andmeid, seega peatab töö iga muudatus ekraanil — nihutatud nupp, uus väli, teine uuenduse versioon — ja hooldusest saab püsikulu, mitte ühekordne.

Ostja saab siin roboti litsentsi, selle käituskeskkonna ja haldustööriista, protsessikirjelduse ning logi tehtud toimingutest. Tasub teada, et valdkonnas endas peetakse seda nime ebaõnnestunuks: see, mida RPA automatiseerib, on tavaliselt eraldi ülesanne, mitte terve protsess, ja just see lõhe nime ja sisu vahel tekitab osa ostjate ootustest, mis hiljem ei täitu.

Veel üks tunnus, mis RPA-projektides tavaliselt üllatab, on see, et robot töötab sama ligipääsutasemega, mis on inimesel, kelle toiminguid ta kordab. See tähendab, et robotil on vaja oma kasutajat igas süsteemis, et selle kasutaja õigusi tuleb läbi mõelda nagu iga teise puhul, ja et roboti toimingud näevad süsteemi logis välja nagu inimese omad, kui tal ei ole eraldi kontot. Ettevõtetes, kus sellele ei ole mõeldud, on hiljem raske vastata lihtsale küsimusele, kes konkreetse kirje tegi.

Töövoogude automatiseerimine ühendab süsteeme, mitte ekraane

Töövoogude automatiseerimine töötab ühe kihi võrra sügavamal: ta ei räägi ekraaniga, vaid süsteemide endaga, nende tarkvaraliideste kaudu. Töövoog on ette joonistatud sammude graaf — sündmus käivitab ahela, ahel kutsub toiminguid teistes süsteemides, ja nende vahel võib olla ka samm, milles inimene midagi kinnitab. Kuna andmevahetus käib liidese, mitte pildi kaudu, ei mõjuta süsteemi välimuse muutused seda mehhanismi, ja see on peamine põhjus, miks seal, kus liides on olemas, on see peaaegu alati vastupidavam ja odavamini hooldatav valik kui ekraanitoimingute kordamine. Puudus on ilmne: kui süsteemil liidest ei ole või see ei ole teie litsentsitasemel kättesaadav, seda teed lihtsalt ei ole.

Ostja saab siin töövoo enda, ligipääsuandmed, käituslogi ja veaharu, ja just viimane on see, mille järgi pakkumust tasub hinnata, sest töövoog ilma veakäsitluseta töötab ainult senikaua, kuni kõik on korras. Eesti keeles on sellel mehhanismil oma sõna: töövoog on termin, mille Eesti Keele Instituut kannab Sõnaveebis ingliskeelse „workflow“ vastena, seega ei ole siin sulgudes ingliskeelset sõna vaja.

Sõna, mis siin kasuks tuleb ja mida tasub kasutada täpselt, on tarkvararobot: see on programm, mis jäljendab inimese toiminguid liideses, ja see ei ole mingi füüsiline robot. See vahe on eesti keeles tähtsam kui inglise keeles, sest sõna „robot“ tähendab igapäevakeeles seadet, ja just sellest vääritimõistmisest tuleb osa küsimusi selle kohta, mida robot „näeb“ ja millest ta „aru saab“. Ta ei saa millestki aru: ta kordab seda, mida talle näidati.

Tehisintellekti agent järeldab tee ise

Agent erineb mõlemast eelmisest selle poolest, et talle ei anta teed, vaid eesmärk, ja tee valib ta ise, kutsudes tööriistu, mis talle kättesaadavad on — otsingut, andmebaasi, süsteemi liidest, teist mudelit. Just tööriistadega tegutsemine on tunnus, mis eristab agenti vestlusrobotist: vestlusrobot vastab, agent teeb. Sellest tuleneb, et agent saab hakkama ülesannetega, milles sammude järjekord ei ole ette teada, ja ühtlasi on ta ainus kolmest mehhanismist, mille tulemus ei ole täielikult etteaimatav. Kaks identset käivitust võivad valida erinevad teed, ja see tähendab, et vaja on nii järelevalvet kui ka selgelt määratud piire sellele, mida agent tohib ise teha ja kus ta peab peatuma ja inimeselt küsima.

Praktilises töös tähendab see sageli, et agent on õige mehhanism seal, kus sisendandmed on struktureerimata ja mitmekesised, aga vale seal, kus ülesanne on rangelt määratud ja kordub sadu kordi päevas. Teisel juhul on töövoog nii odavam kui ka kindlam, ja agendi kasutamine on seal raha kulutamine ettearvamatuse peale, mida keegi ei vajanud.

Agendi puhul saab ostja midagi muud kui kahel ülejäänud juhul, ja pakkumustes ei ole seda sageli üldse kirjeldatud. Lisaks agendile endale on vaja tööriistu, mida ta tohib kutsuda, piire sellele, mida ta tohib teha ilma kinnituseta, logi sellest, mida ta igal käivitusel tegi, ja viisi, kuidas teda peatada. Pakkumus, milles on ainult mudel ja viip, kirjeldab demonstratsiooni, mitte töövahendit.

On ka üks kuluvahe, mis projektide plaanidest kipub puuduma. Töövoo käivitamine ei maksa peaaegu midagi, sest see on paar kutset, ja RPA kulu on peamiselt litsents ja hooldus. Agendi iga käivitus maksab seevastu mudeli kasutamise eest, ja see kulu kasvab koos mahuga, seega mehhanism, mis katsetuses tundus odav, võib sadade käivituste juures päevas osutuda kolmest kõige kallimaks.

Kus lõpeb automatiseerimine ja algab tehisintellekt

See piir on viimastel aastatel muutunud õiguslikuks küsimuseks, sest Euroopa Liidu tehisintellekti käsitlev määrus seob oma kohustused just tehisintellektisüsteemi mõistega. Määruse artikli 3 punkt 1 iseloomustab seda kui süsteemi, mis järeldab, kuidas saadud sisendist genereerida väljund — prognoos, sisu, soovitus või otsus. Sama tähtis on see, mis jääb välja. Määruse preambulis on otse öeldud, et süsteemid, mis kasutavad toimingute automaatseks sooritamiseks üksnes füüsiliste isikute määratletud reegleid, sellele mõistele ei vasta, ja Euroopa Komisjoni suunised kordavad seda veelgi konkreetsemalt, nimetades järelduste tegemist asendamatuks tunnuseks ja ette määratud juhiste täitmist selliseks, mis mõiste alla ei kuulu.

Praktikas hõlmab see piir robotiseeritud protsesside automatiseerimist ja ärireeglite mootoreid: need täidavad ette määratud samme, kasutamata tehisintellekti, ja seega ei ole automatiseerimine tehisintellekt, sest seal ei toimu ei õppimist ega prognoosimist. Praktiline tähendus on otsene: RPA-robot, kes kopeerib andmeid kahe akna vahel, ja töövoog, mis kutsub liidest joonistatud tee järgi, tehisintellekti määruse kohustusi ei tekita. Agent, kes järeldab, võib need tekitada, ja just seepärast ei ole nimetuste segamini ajamine pakkumuses üksnes stiiliküsimus.

Mida ostja igal juhul saab

Pakkumusi on kergem võrrelda, kui vaadata mitte nime, vaid seda, mis pärast töö lõppu ettevõttesse jääb. Robotiseeritud protsesside automatiseerimise puhul jäävad litsents, käituskeskkond, haldustööriist, protsessikirjeldus ja logi tehtud toimingutest, ja kõigest sellest tähtsaim on protsessikirjeldus, sest just see ütleb, mida robot teeb, kui miski ei vasta oodatule.

Töövoo puhul jäävad töövoog ise, ligipääsuandmed igasse ühendatud süsteemi, käituslogi ja veaharu, ja siin tasub tähele panna, kellele kuuluvad ligipääsuandmed ja kus töövoog töötab. Kui see töötab teenusepakkuja kontos teenusepakkuja võtmetega, tähendab suhete katkemine ka töö katkemist, ja seda on kergem korda seada lepingu sõlmimise hetkel kui hiljem.

Agendi puhul jääb kõige eelneva kõrvale ka vastutus selle eest, mida ta tegi, ja just seepärast ei ole logi seal tehniline pisiasi, vaid tuum. Kui ei saa öelda, miks agent konkreetsel juhul nii tegutses, nagu tegutses, ei saa ka vastata kliendile, kes küsib, miks tema taotlust just nii menetleti.

Millised tähtajad on juba käimas

Kuna määruse nõuded jõustuvad astmeliselt, tasub teada, mis juba täna kehtib ja mis veel mitte. Kohustus teavitada inimest, et ta suhtleb tehisintellektisüsteemiga, kehtib alates 2. augustist 2026, ja see käib klientidele nähtava tehisintellekti agendi või vestlusroboti kohta teie veebilehel. Kui selline on paigaldatud, on see küsimus, mis tuleb lahendada praegu, mitte tulevikus.

Suure riskiga nõuded, mis käivad selliste valdkondade kohta nagu töölevõtmine ja tööhõiveotsused, hakkavad kehtima 2. detsembril 2027, ja see kuupäev lükati hiljuti edasi, seega seisab osas artiklites endiselt varasem aasta. Keelatud kasutusviisid ja süsteemi mõiste ise kehtivad juba praegu.

Sõltumata tehisintellekti määrusest jääb kehtima ka isikuandmete kaitse nõue otsuste kohta, mis tehakse üksnes automatiseeritult ning toovad kaasa õiguslikke tagajärgi või avaldavad inimesele märkimisväärset mõju. See nõue ei sõltu sellest, kas mehhanism on agent või lihtne töövoog: tähtis on see, kas otsuse inimese kohta teeb masin üksi.

Tasub ka mõista, miks see piir on tõmmatud just järeldamise, mitte keerukuse kaudu. Programm võib olla väga keerukas ja ikkagi mitte olla tehisintellektisüsteem, kui iga selle sammu on määranud inimene, ja vastupidi — päris väike lahendus, mis kasutab mudelit, et otsustada, mida teha, vastab mõistele. See tähendab, et vastust kohustuste küsimusele ei anna ei projekti eelarve ega ridade arv, vaid ainult see, kuidas otsustatakse järgmine toiming.

Praktikas käivad need tähtajad kõige sagedamini ühe konkreetse asja kohta, mis paljudel ettevõtetel juba on: vestlusrobot või abiline veebilehel. Kui see on kliendile nähtav ja põhineb keelemudelil, kehtib kohustus öelda, et vestluskaaslane ei ole inimene, juba praegu, ja praktikas täidetakse seda selge kirjaga liideses, mitte lõiguga privaatsuspoliitikas. Kui see on lihtne reeglipuu ette kirjutatud vastustega, ei ole tegu tehisintellektisüsteemiga ja seda kohustust ei teki, aga vahe tasub kirjalikult fikseerida, sest aasta pärast ei mäleta keegi, kuidas see tehtud oli.

Miks nimetused turul segamini lähevad

Segadusel on ka täiesti objektiivne põhjus, ja see ei ole ainult turundus. Tööriistad, mis varem tegid üht asja, teevad nüüd mitut: platvormid, mis algasid töövoogude tööriistadena, pakuvad nüüd ka agendisammu, aga ettevõtted, kes müüsid robotiseeritud protsesside automatiseerimist, kirjeldavad nüüd samu tooteid kui selliseid, mis töötavad ise.

See tähendab, et toote nime järgi ei saa mehhanismi enam kindlaks teha, ja ainus kindel küsimus pakkumusele on, kuidas konkreetses lahenduses määratakse toimingute tee: kas selle kirjutab inimene, kas see joonistatakse graafina või valib selle igal käivitusel mudel. Vastus sellele ühele küsimusele ütleb nii hinna, hapruse kui ka selle, kas määruse kohustused üldse saavad tekkida.

On ka sõnu, millega eesti keeles tuleb olla tähelepanelik. Lühendit RPA ei tohiks kunagi panna teksti üksi, ilma täisvormita esimesel mainimisel. Samuti on levinud vorm robootika protsesside automatiseerimine viga: robootika on füüsilised robotid, ja siin on jutt tarkvarast.

Teine koht, kus nimetused segamini lähevad, on sõna „automatiseerimine“ enda kasutus. Eesti keeles tähistatakse sellega nii tööstusprotsesside juhtimist kui ka kontoritöö automatiseerimist, ja need on kaks täiesti erinevat turgu erinevate teenusepakkujatega. Kui otsite pakkumust, tasub öelda, kumb neist on mõeldud, sest vastasel juhul tuleb osa saadud pakkumusi hoopis teisest valdkonnast.

Kolm väidet, mis pakkumustes on valed

Esimene on see, et robotiseeritud protsesside automatiseerimine olevat tehisintellekt. See ei ole ainult terminoloogiaküsimus, sest sellest tulenevad kohustused: süsteem, mis täidab inimese kirjutatud samme, tehisintellektisüsteemi mõistele ei vasta, ja pakkumus, mis nimetab robotit tehisintellektiks, kas müüb kallimalt, kui vaja, või tekitab muret, millel ei ole alust. Teine on see, et agent olevat lihtsalt nutikam vestlusrobot. Vahe ei ole nutikuses, vaid tegutsemises: vestlusrobot genereerib vastuse, agent kutsub tööriistu ja muudab olekut teistes süsteemides, ja just seepärast on agendil vaja piire, mida vestlusrobotil vaja ei ole. Ettevõte, kes seda ei erista, kipub andma agendile ligipääsu, millele keegi ei ole mõelnud.

Kolmas on see, et valik nende kolme vahel olevat valik kolme teenusepakkuja vahel. Tegelikult suudab üks ja sama tööriist sageli kõiki kolme: platvormid, mis algasid töövoogude tööriistadena, pakuvad nüüd ka agendisammu, ja see tähendab, et küsimus ei ole selles, mida osta, vaid selles, kuidas konkreetses lahenduses määratakse toimingute tee.

Kuidas valida mehhanism konkreetse töö jaoks

Valik on praktikas lühike, kui küsimused esitada õiges järjekorras. Kõigepealt tehke kindlaks, kas kaasatud süsteemidel on tarkvaraliides, sest kui on, on töövoog peaaegu alati vastupidavam ja odavamini hooldatav kui ekraanitoimingute kordamine, ja edasi ei ole küsimus enam mehhanismis, vaid mahus. Kui liidest ei ole ja süsteemi muuta ei saa, on robotiseeritud protsesside automatiseerimine õige tööriist, aga silmad lahti: eelarves peab olema hooldus, ja projektis peab olema vastutaja, kes roboti korda teeb, kui ekraan muutub. Kui sisendandmed on struktureerimata, iga juhtum erineb ja sammude järjekorda ette kirjutada ei saa, alles siis tasub vaadata agendi poole, ja ka siis tuleb teada, kus ta peatub ja kes teda valvab.

Kõige sagedasem praktiline lahendus on segatud: töövoog juhib ahelat ja teeb kõik etteaimatavad sammud, aga ühes konkreetses kohas kutsub ta mudelit, et töödelda struktureerimata sisendit, ja annab tulemuse ahelasse tagasi. See ühendab etteaimatavuse paindlikkusega just seal, kus seda vaja on, ja see on ka odavaim neist variantidest, mis üldse töötavad.

On veel üks praktiline kaalutlus, mis valiku sageli otsustab rohkem kui tehnika. Iga kolmest mehhanismist nõuab erinevat hooldajat: töövoogu saab hooldada inimene, kes saab süsteemide liidestest aru, robotil on vaja kedagi, kes tunneb just seda tööriista ja ekraane, millega see töötab, aga agendil on lisaks vaja kedagi, kes regulaarselt vaatab, mida ta tegelikult teeb. Kui ettevõttes sellist inimest ei ole ja hooldust osta ei kavatseta, peab valik mehhanismide vahel algama sellest, millist neist päriselt hooldada suudetakse.

Tasub nimetada ka viga, mis selles valikus kõige kallimaks läheb, ja see ei ole mehhanismi valik, vaid järjekord. Ettevõtted kipuvad kõigepealt valima tööriista, siis otsima, mida sellega automatiseerida, ja alles pärast aru saama, et protsess, mida taheti automatiseerida, ei ole veel kirjeldatud. Õige järjekord on vastupidine: kõigepealt kirjeldatakse töö koos eranditega, siis tehakse kindlaks, kas süsteemidel on liidesed, ja alles siis valitakse mehhanism, sest sel hetkel on valik tavaliselt ilmne ja võtab viis minutit. Sama sageli tuleb ette vastupidist äärmust, milles ettevõte ootab, kuni kõik on korda saadud, ega alusta millegagi. Siin tasub meeles pidada, et töövoo saab ehitada ka ühe väikese lõigu peale ja hiljem laiendada, ja et just esimene valmis lõik näitab tavaliselt, kus kitsaskoht tegelikult on, palju täpsemalt kui ükski eelnev hindamine.

Tasub ka öelda, et mehhanismi vahetamine hiljem ei ole katastroof, kui protsess ise on kirjeldatud. Ettevõtted kipuvad kartma valet valikut nii, nagu oleks see pöördumatu, aga praktikas on projekti suurim väärtus just protsessikirjeldus koos eranditega, ja see jääb kehtima olenemata sellest, kas seda täidab robot, töövoog või agent. Täitja väljavahetamine siis, kui kirjeldus on juba korras, on palju odavam kui kirjelduse uuesti kirjutamine.

Mida küsida teenusepakkujalt

Kui pakkumus on juba laual, piisab tavaliselt neljast küsimusest, et aru saada, mida selles tegelikult pakutakse, olenemata sellest, mis sõnad on pealkirjas. Esimene on see, kes otsustab järgmise sammu: kirja pandud skript, joonistatud graaf või mudel täitmise hetkel. Just see vastus nimetab mehhanismi täpsemalt kui ükski tootenimi pealkirjas.

Teine on see, mis juhtub, kui miski ei vasta oodatule, ja siin tasub küsida konkreetset näidet, mitte üldist väidet usaldusväärsuse kohta. Kolmas on see, kellele kuuluvad ligipääsuandmed ja kus lahendus töötab, sest sellest sõltub, kas töö jätkub, kui suhted teenusepakkujaga lõpevad. Neljas on see, kui palju maksab hooldus aastas ja mida selle eest täpselt saadakse, sest just hooldus on see kulu, mida pakkumustes kõige sagedamini ei ole üldse märgitud.

Kui mõne nende küsimuste peale on vastus ebaselge, ei tähenda see veel, et pakkumus on halb, vaid seda, et selle osa peale ei ole veel mõeldud, ja selles kokku leppida on palju odavam enne lepingut kui pärast esimest seiskumist.

Kõlbab ka vastupidine nimekiri, nimelt küsimused, mis ei otsusta midagi, kuigi neid esitatakse sageli. Kui suuri ettevõtteid teenusepakkuja on teenindanud, mitu aastat ta turul tegutseb ja kui palju protsesse ta on automatiseerinud, ütleb kogemuse kohta, aga ei ütle midagi selle kohta, kas konkreetne mehhanism sobib konkreetsele ülesandele. Samuti ei aita palju küsimus selle kohta, millist platvormi teenusepakkuja kasutab, sest üks ja sama platvorm võib täna töötada kõigis kolmes mehhanismis, ja vastus sellele küsimusele ei ütle teile midagi lahenduse hapruse ega hoolduskulu kohta.

Lõpuks tasub paluda, et teenusepakkuja näitaks üht juba töötavat näidet ja räägiks, mis selles on paigaldamisest saati katki läinud ja miks. Vastus sellele küsimusele ütleb teenusepakkuja töö kvaliteedi kohta rohkem kui ükski soovituste nimekiri, sest katki läheb kõik, mis töötab piisavalt kaua, ja tähtis on see, kui kiiresti seda märgati ja korda tehti.

Aus on öelda ka oma seisukoht, sest see selgitab, miks see artikkel on kirjutatud just nii. Me ei müü robotiseeritud protsesside automatiseerimise litsentse ega ole ühegi sellise platvormi partner, seega ei ole meil huvi, et teie valiksite kõige kallima mehhanismi.

Meie töö on äriprotsesside automatiseerimine töövoogude ja liidestega süsteemide vahel, mis teil juba on, sealhulgas see segatud variant, milles ahelat juhib töövoog ja mudelit kutsutakse ainult ühes struktureerimata sammus, ja eraldi tehisintellekti lahendused seal, kus ülesanne tõesti nõuab järeldamist. Kui teil on praegu pakkumus, milles need sõnad on segamini, või lihtsalt ei ole selge, milline mehhanism teie ülesandele sobib, saatke meile kirjeldus: sageli on vastus see, et piisab ühest ühendusest, ja see on odavaim vastus, mida saada saab.